Arvato Systems setzt auf skillbasiertes Ressourcenmanagement mit Can Do

Als international agierender IT-Spezialist unterstützt Arvato Systems namhafte Unternehmen bei der Digitalen Transformation. Mehr als 3.000 Mitarbeiter an weltweit über 25 Standorten stehen für hohes technisches Verständnis, Branchen-Know-how und einen klaren Fokus auf Kundenbedürfnisse. Als Team entwickelt Arvato Systems innovative IT-Lösungen, bringt Kunden in die Cloud, integriert digitale Prozesse und übernimmt den Betrieb sowie die Betreuung von IT-Systemen.

Bevor diese vielfältigen Vorhaben, wie beispielsweise die Entwicklung und Betreuung von Applikationen oder Change Requests der Kunden umgesetzt werden, bedarf es einer sorgfältigen Planung, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt die anstehenden Aufgaben effizient und erfolgreich umsetzen.


Beim Ressourcenmanagement hat Can Do die Nase vorn.
Axel Mattern, Director PMO
Arvato Systems GmbH

Projektplanung und Ressourcenmanagement bei Arvato Systems

Für das Ressourcenmanagement und die Projektplanung werden bei Arvato Systems verschiedene Lösungen eingesetzt und über Schnittstellen mit Projektdaten aus anderen Systemen gespeist. Das ermöglicht es dem Unternehmen zum Beispiel, bei der Auswahl der Planungssoftware sehr häufig dem Wunsch des jeweiligen Kunden nachzukommen. Diese Vielfalt bedeutet aber auch eine besondere Herausforderung für die Standardisierung des Vorgehens.

Um die Planungs- und Steuerungsprozesse auf der Grundlage aussagefähiger Informationen zu vereinheitlichen, die aus aktuellen, laufend gepflegten Daten generiert werden, suchte das Unternehmen nach einer Lösung, die eine in das operative Geschäft integrierte, effiziente Projektplanung und ein wirtschaftliches Ressourcenmanagement ermöglicht. Deshalb wurde bereits 2012 die Software (grafischer Client) der Münchner Can Do GmbH durch die Geschäftsführung von Arvato Systems, das Project Management Office (PMO) und Key User aus Projekt- und Abteilungsleitung evaluiert und nach erfolgreichem Proof of Concept 2013 zur Projektplanung und für das Ressourcenmanagement eingeführt.

Die Bedienoberfläche der Can Do Software bedurfte einer Optimierung. Umso positiver sah Arvato Systems die Möglichkeit, auf den Web Client von Can Do umzusteigen, der seit 2016 am Markt verfügbar ist. Dieser bietet, neben erweiterten Funktionalitäten wie dem skillbasierten Ressourcenmanagement, das die Fähigkeiten der Mitarbeiter bei der Kapazitätsplanung berücksichtigt, ein äußerst anwenderfreundliche User Interface.

Ausschlaggebend für die Wahl von Can Do waren:

• das Ressourcenmanagement, das die Planung mit zunächst inakkuraten Daten erlaubt. Durch das Motto: „lieber ungefähr richtig“ als „genau falsch“ planen wird ein optimaler Personaleinsatz ermöglicht
• die Integrationsfähigkeit der Software in die Projektplanung
• die Integrationsfähigkeit in die vorhandene Infrastruktur von Arvato Systems
• Schnittstellen zu Systemen für die Zeit- und Urlaubserfassung
• Schnittstellen zur Aufwandserfassung in Systemen mit der gleichzeitigen Möglichkeit, die Aufwände anschließend in Can Do zurückzuspielen und in der weiteren Planung zu berücksichtigen
• die Schnittstelle zu weiteren Systemen

Vorteile des Can Do Web Client auf einen Blick

• das Ressourcenmanagement von Can Do, das inzwischen Skills und Skill-Kombinationen, also das Know-how der Mitarbeiter, bei der Kapazitätsplanung berücksichtigt, sodass Überlastung und Unterforderung vermieden werden und immer die richtigen Mitarbeiter im Einsatz sind
• die Use-Case-basierte, komfortable Bedienoberfläche, die allen Anwendern – insbesondere auch denen, die  nur sporadisch mit der Software arbeiten – die Anwendung erleichtert
• die einfache Implementierung und der geringe Schulungsaufwand

Einige Bereiche innerhalb von Arvato Systems sind Vorreiter beim Einsatz von Can Do. Mittelfristig wird ein flächendeckendes, skillbasiertes Ressourcenmanagement innerhalb von Arvato Systems angestrebt. Aktuell arbeiten insgesamt 450 Anwender mit Can Do. Weiteren Anwenderzuwachs erwartet Arvato Systems durch die Einbindung internationaler Standorte in die Projektplanung und das Ressourcenmanagement.

Wir wollen mehr übergreifende Projekte durchführen, sodass eine ganzheitliche, bereichsübergreifende Ressourcenplanung auf Basis von Skills noch besser ermöglicht wird.

                                 Axel Mattern, Director PMO
                                            Arvato Systems GmbH

Auswahl und Planung von Projekten 

Bei der effizienten Auswahl von Projekten setzt Arvato Systems auf eine rollenspezifische Anwendung zur Planung, Steuerung und Analyse von Can Do. Die einheitliche, belastbare Daten- und Informationsbasis vereinfacht sowohl die Entscheidungs- als auch die Kommunikations- und die Abstimmungsprozesse zwischen den an der Auswahl beteiligten Personen. Alle relevanten Informationen werden im Rahmen des Berichtswesens in Dashboards anschaulich aufbereitet.

Erfolgreiche Vorhaben dank bestmöglicher Besetzung

Im Rahmen des modernen Projektmanagements führt Arvato Systems mit Can Do Kapazitätsanalysen in Echtzeit durch und plant den Mitarbeitereinsatz wie erwähnt skillbasiert. Das bedeutet, dass die Fähigkeiten der Mitarbeiter, die Arvato Systems in einer zentralen Skill-Bibliothek erfasst und pflegt, mit der Verfügbarkeit der einzelnen Mitarbeiter verknüpft geplant und den Vorhaben zugeordnet werden. Da die Betrachtung von Skills und möglichen Skill-Kombinationen sehr schnell zu einer unüberschaubaren Anzahl von Möglichkeiten führt, bietet der Einsatz der auf Algorithmen basierenden Software von Can Do hier eine gute Übersicht zur bestmöglichen Besetzung der jeweiligen Projekte.

Die Can Do Plattform ermöglicht eine ganzheitliche Planung der personellen Ressourcen. Beispielsweise werden bei der Planung von Change Requests der Arvato Systems Kunden die Projektdaten aus anderen Lösungen in Can Do zurückgespielt und fließen automatisch in die skillbasierte Kapazitätsplanung ein. Dieses Vorgehen ermöglicht den optimalen Mitarbeitereinsatz im 360° Modus. Die Folgen: Transparenz bezogen auf die im Unternehmen vorhandenen Skills, Offenlegung von Skill-Bedarf, Vermeidung von Überlastung und Unterforderung bei der Mitarbeiterplanung und kurz gesagt erfolgreichere Projekte. „Bei uns werden die vorhandenen Skills bestmöglich verteilt. Vorrang hat dabei immer das laufende Projekt. Eine Verzahnung mit der strategischen Personalplanung, die diese Informationen zur bedarfsoptimierten Weiterbildung der Mitarbeiter und für das Recruiting verwenden könnte, ist momentan noch nicht angedacht“, so Mattern.

Transparenz erleichtert ausgewogene Entscheidungen

Bezogen auf den Alltag entspannt Can Do den üblichen Prozess der Ressourcenplanung im normalen Spannungsfeld zwischen Projekt und Linie: „Teams, die das Tagesgeschäft betreuen, werden meist operativ durch den Abteilungsleiter gesteuert. Diejenigen, die Projekte umsetzen, werden oft auch operativ durch den Abteilungsleiter gesteuert, aber eigentlich zusätzlich auch durch den Projektleiter. Da gibt es schon mal Interessenskonflikte“, weiß Mattern. Hier führt das Mehr an Transparenz über Kompetenzen und Ressourcenverfügbarkeit aufgrund der skillbasierten Kapazitätsplanung zu ausgewogeneren Entscheidungen und einem effizienteren Einsatz von Mitarbeitern.

Eigenverantwortung stärken mit der Advanced-Me Kachel 

Um die Eigenverantwortung der Mitarbeiter zu stärken und ihnen zu ermöglichen, Aufgaben selbständig zu planen, setzt Arvato Systems die Advanced-Me-Kachel von Can Do ein. Diese besteht aus der so genannten Me-Kachel, die eine Übersicht über die Aufgaben und Tätigkeiten des Mitarbeiters bietet und in der Arbeiten auch für größere Zeiträume einfach gemeldet werden können. In einem eigenen, zentralen PMO unterstützt Arvato Systems die Projektleiter im Umgang mit der Software. „Es ist wichtig, regelmäßig mit der Software zu arbeiten. Gelegentlich wechseln die Mitarbeiter ihre Rollen und sind mal Projektleiter, mal Mitarbeiter. Da ist es sehr wichtig, dass die Software quasi selbsterklärend ist und intuitiv bedient werden kann“, so Mattern.

Verbesserungen durch Can Do

Um gemeinsam erfolgreich zu sein, legt Arvato Systems großen Wert auf persönliche und partnerschaftliche Geschäftsbeziehungen und lobt die sehr gute Kooperation mit Can Do und die reibungslose Umsetzung individueller Anpassungen nach Kundenwunsch. Mattern zu den Verbesserungen bei Arvato Systems: „Der Einsatz von Can Do führt zu zentralen, standardisierten Prozessen. Die Mitarbeiterauslastung ist transparenter als früher, sodass wir den Personaleinsatz noch besser planen und steuern können. Sowohl im operativen Projektmanagement als auch im Ressourcenmanagement arbeiten wir effizienter.“ Ebenfalls von Vorteil seien das Selbstmanagement und die verbesserte Datenpflege durch den Einsatz der Advanced Me Kachel, die die Mitarbeiter stärker in die Planung einbindet und die zentralen Disponenten entlastet. „Beim Ressourcenmanagement hat Can Do die Nase vorn“, so Axel Mattern. Er würde die Software weiterempfehlen.

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