"Wenn's knapp wird, hilft die KI" – Can Do erlebt seine Feuerprobe

Laura, die Teammanagerin von ACME-Teamsoft, kann zufrieden sein: Seit sie ihr Projektmanagement vor vier Wochen auf Can Do umgestellt und damit hybrid gemacht hat, sind ihre Bedenken bezüglich des aktuellen Projekts verschwunden. Zwar ist die Entwicklung einer neuen Intralogistik-Software das bisher größte Projekt für ACME-Teamsoft. Laura und ihr PM-Team haben die Projektleitung und -steuerung sowie das Controlling dennoch ganz locker im Griff. Also Alles in bester Projekt-Ordnung?

Lauras Projekt kommt in Schieflage

Laura kennt das natürlich aus dem Projektalltag in der Software-Programmierung: Immer wieder kommt es zu kleineren Störungen in Projektablauf. Ehrlich gesagt, war das in der leicht chaotischen Truppe von ACME-Teamsoft sogar Alltag. Da wurde schon mal ein Meilenstein gerissen oder eine Produktveröffentlichung verschoben …

Bei ihrem derzeitigen Projekt, dem bislang größten in der Unternehmensgeschichte, soll das aber nicht passieren. Und bis heute lief’s auch bestens: Ihre agilen Teams arbeiten wie gewohnt nach Scrum, und Jira® gibt alle erfassten Daten über eine Schnittstelle direkt an Can Do weiter. Dort kann Laura den aktuellen Projektstand und die weitere Planung nach klassischen Methoden, wie der Netzplantechnik, auswerten.

Aber jetzt ist etwas passiert, dass sich jeder Kontrolle und Planung entzieht: Zwei Entwickler sind am gleichen Tag erkrankt und wurden für mindestens eine Woche krankgeschrieben. Kurz nach Eingabe dieser Ausfälle wird Laura dann auch von der Echtzeit-Risikoanalyse in Can Do gewarnt: Wenn sie nicht umgehend handelt, kann das nächste Projektziel nicht erreicht werden. Aber was soll sie tun?

Can Do bringt Lauras Projekt wieder auf Kurs

Nach dem ersten Schreck entspannt sich Laura erstmal: Schließlich hat man ihr damals in der Live-Demo versprochen, dass die KI von Can Do von sich aus Handlungsempfehlungen gibt, um Projekte aus einer Risiko-Situation zu führen. Voraussetzung für diese gewissermaßen automatisierte Problemlösung sei eine sauber geführte Skill-Datenbank aller am Projekt Beteiligten. Um diese hat sich Laura auch gleich nach Einführung von Can Do gekümmert, und so wartet sie ab, was passiert. Und tatsächlich: Can Do empfiehlt ihr, Mitarbeitende aus zwei anderen Projekten noch zusätzlich in ihrem Projekt mithelfen zu lassen. Laura weiß, dass sie sich auf diese Empfehlung auch verlassen kann: Can Do managet Personalressourcen nicht einfach auf Zeitbasis, sondern berücksichtigt auch die Skills der Einzelnen. So werden Lauras Projekt nur Mitarbeiter zugeführt, die auch wirklich hilfreich sind.

Außerdem verwendet Can Do beim Ressourcenmanagement ein Zeitmodell, das nicht von starren Mustern im Sinne von „X Stunden pro Tag bzw. Woche und Person“ ausgeht, sondern Arbeitszeiten flexibel und realitätsnah verwaltet. Auf dieses Weise lassen sich alle Ressourcen bestmöglich nutzen.

Laura sieht sich also die Handlungsempfehlung von Can Do an. Hier und da justiert sie noch ein wenig nach, und ein Meilenstein darf nach hinten rücken. Aber dann ist sie zufrieden, und die Risikoanalyse von Can Do steht wieder auf Grün. Ganz ohne Stress.

Can Do Jira® unterstützt Laura nicht nur bei Problemen

Die KI-unterstützten Handlungsempfehlungen von Can Do sind nützlich, wenn ein Projekt in eine riskante Phase rutscht. Can Do spielt seine Stärken jedoch nicht nur in Problemsituationen aus, sondern auch im ganz normalen Projektalltag. Von diesen Stärken hat Laura auch bereits profitiert, und diese sind u.a.:

• ca. 40% weniger Planungs- und Steuerungsaufwand im Vergleich zu ihrer vorherigen Tätigkeit
• hybride Planung mit einem Kapazitätsbild, das der tatsächlichen Ressourcenplanung entspricht
• Planung mit praxisnahen, ungenauen Vorgaben wie „im ersten Quartal“
• Klassische Planung mit Phasen und Meilensteinen auf einer Zeitachse für agile Teams
• Exakter Überblick über das gesamte Projekt
• Die Phasen der Can Do-Projekte werden einmalig mit Epics verbunden und laufend aus Jira® heraus aktualisiert

Für Laura und ihr Projektmanagement war der Wechsel weg von ihren alten Tabellen-Charts und hin zu Can Do also eine goldrichtige Entscheidung. Und auch ACME-Teamsoft als Unternehmen profitiert – weil Projekte verlässlicher, transparenter und realistischer planbar werden. Nicht zuletzt sind auch die anderen Stakeholder, wie Auftraggeber oder externe Kapitalgeber, Nutznießer von Can Do. Wieso das so ist und welche Auswirkungen das auf Lauras Projekte hat, erfährst du in der nächsten Folge der Can Do Erfolgsstory …

In der Zwischenzeit kannst auch du dir die Overview Map zum Hybriden Projektmanagement laden. Und bei Fragen zur Map oder zum Hybriden PM stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung– nimm einfach Kontakt auf!