Wir zeigen's allen – Valide Zahlen für die Stakeholder

Es lief aber auch fast zu gut: Laura hielt das neue Projekt von ACME-Teamsoft mühelos auf Kurs – dank Hybridem Projektmanagement. Aber jetzt tut sich ein gewaltiges Problem auf: Ausgerechnet der eigene Erfolg könnte jetzt, in Teil 6 der Can Do Erfolgsstory, dem Projekt zum Verhängnis werden …

Lauras Projekt wird auf den Kopf gestellt

„Komm bitte gleich!“ Die Botschaft von Phillip, dem Scrum Master eines Entwicklerteams, ist eindeutig. Und so macht sich Projektleiterin Laura auch gleich auf in den Besprechungsraum, wo sie von Phillip und einigen Teammitgliedern mit ernsten Mienen erwartet wird. „Wir haben ein Problem“, eröffnet Phillip. „Oder vielleicht auch nicht.“ – „Hä?“, wundert sich Laura. „Was soll das heißen?“

Phillip blickt auf eine Mitarbeiterin. „Anna hat herausgefunden, wie wir unserer neuen Intralogistik-Software ein richtiges Killer-Feature verpassen können. Wie du weißt, hat jeder größere Hersteller von Gabelstaplern und Flurförderzeugen bereits eine Software und App, mit der die Geräte vernetzt werden können.“ – „Ja, und?“ Laura sieht noch nicht, was das alles mit ihrem Projekt zu tun haben soll. „Na ja“, fährt Phillip fort, „Anna weiß, wie wir zusätzlich zu unseren Lösungen noch eine Schnittstelle bauen können, die mit all diesen Lösungen kommuniziert. Damit könnte unser Tool zum de facto-Standard in der Intralogistik werden.“ – „Aber das ist doch toll! Wo liegt denn da ein Problem?“ Anna erklärt es ihr: „Diese Schnittstelle ist alles andere als trivial. Wir können es zwar schaffen, aber nicht in der geplanten Zeit: Die Entwicklung würde ein gutes Stück länger dauern.“ Laura versteht und nickt. „Und damit teurer werden."

Can Do leistet Überzeugungsarbeit

Später sitzt Laura mit Phillip in ihrem Büro. „Da habt Ihr echt was Großartiges geleistet! Aber die neue Planung sprengt jeden finanziellen Rahmen unseres Projekts. Auf die neue Schnittstelle verzichten will ich aber auch nicht: Damit verschaffen wir uns eine herausragende Markstellung, und diesen Vorteil will ich nicht verspielen. Mir bleibt also fast nichts anderes übrig, als bei unserem Risikokapitalgeber um einen Nachschlag zu bitten. Keine Ahnung, wie das gehen soll.“
Phillip meint dazu nur: „Na, lass das doch Can Do machen!“ Laura lacht: „Deine Begeisterung für dieses Tool in Ehren, und dein Tipp fürs Hybride Projektmanagement war wirklich goldrichtig. Aber wie soll die Software hier helfen?“

Phillip erklärt es ihr: „Entscheidend ist doch, dass du dem Geldgeber – und überhaupt allen Stakeholdern – einen schnellen, einfachen Überblick über den aktuellen Projektstand und die zukünftige Entwicklung verschaffst. Fundierte Fakten, abgesicherte Prognosen: So überzeugst du ihn am besten.“

Laura ist nicht überzeugt: „Aber wie soll der Stakeholder diese Infos bekommen? Ich kann ihn ja schlecht an meine Can Do-Lizenz setzen; da kennt er sich ja nicht aus.“ – „Kein Problem: Dank der Integration von zum Beispiel MS Office ist es mit Can Do möglich, Infos verständlich darzulegen und in Formaten wie PDF oder Word-Doks zu verteilen.“

Laura stellt die Projekt-Weichen neu

Ein paar Tage darauf hat Laura zusammen mit der Geschäftsführung einen Termin bei dem Stakeholder, der über das weitere Vorgehen des Projekts bestimmt. Weil er es mit seinen finanziellen Mitteln in der Hand hat, ob das neue Tool von ACME-Teamsoft als echter Game Changer auf den Markt kommt. Noch vor kurzem hätte Laura kein so gutes Gefühl bei der Sache gehabt; aber dank der Unterstützung von Can Do hat sie auf ihrem Tablet eine saubere Präsentation von umfassenden und überzeugenden Projekt-Informationen, die schnell erfassbar dargelegt sind. Jetzt ist sie zuversichtlich, dass sie einen finanziellen Nachschlag aushandeln kann. Diese Einstellung verschafft ihr natürlich entsprechendes Selbstvertrauen – und damit einen weiteren Verhandlungsvorteil.

So ist es kaum verwunderlich, dass Laura bei ihrem Termin richtig gute Überzeugungsarbeit leistet. Sie erreicht, dass auch für die Entwicklung der neuen Schnittstelle ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung gestellt werden.

Can Do informiert die Stakeholder

Zur Versorgung der Stakeholder mit für sie relevanten Informationen verfügt Can Do über passende Schnittstellen, etwa zu MS Office. So können die Zahlen, die für weitere Entscheidungen und die Planung benötigt werden, so aufbereitet werden, dass sie der jeweilige Adressat gut erfassen und interpretieren kann. Das gilt zum Beispiel für

• Projektlisten
• Reportings
• Budgetplanung
• Kostenanalysen
• KPIs
• Meilensteintrendanalysen (MTA)
• Basisplanvergleiche
• Earned Value-Analysen

Wie geht es weiter?

Vereinfachte Projektleitung, perfektioniertes Controlling, KI-gestütztes Skill-Management, durchgängiges Qualitätsmanagement und überzeugte Stakeholder: Dank Hybridem Projektmanagement mit Can Do und Jira® hat Laura mit ihrer Projektleitung die optimalen Bedingungen geschaffen, um ihr bislang wichtigstes Projekt pünktlich ins Ziel zu bringen.

Aber wir geht’s dann weiter? Was, wenn das Produkt marktreif ist? Lassen sich die Tools von Can Do nicht auch in der folgenden Vertriebsphase nutzen? Mit diesen Fragen beschäftigt sich die Bonus-Folge unser Can Do-Erfolgsstory, die es schon bald in unserem Blog zu lesen gibt …

In der Zwischenzeit kannst du dir die Overview Map zum Hybriden Projektmanagement laden. Und bei Fragen zur Map oder zum Hybriden PM stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung – nimm einfach Kontakt auf!