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Mit der neuesten Version ihrer Projekt-management-Software stellt die Münchner Can Do GmbH Projektleitern ein Instrument zur Überwachung und Steuerung der Finanz- und Ressourcenbudgets in ihren Projekten zur Verfügung. Mit dem Budgetmanagement, die wesentlichste Neuerung der Version Can Do project intelligence 4.1, können für Projekte, Abteilungen und sonstige Kostenarten Budgets definiert werden. Werden diese vorgegebenen Budgets überschritten, warnt die PPM-Software durch entsprechende Risikolampen. Dadurch ist es möglich, zugeteilte Kontingente an Arbeitsaufwand und an finanziellen Mitteln zu kontrollieren und zu steuern. Der Projektleiter hat so die Möglichkeit, sein Projekt kontinuierlich zu überwachen und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten. Die Budgetierung in Can Do project intelligence dient lediglich der Überwachung des Projekts, es werden dadurch keine Änderungen in der Kapazitätsplanung oder den Finanzverläufen bewirkt. Can Do bleibt auch beim Budgetmanagement seiner Philosophie treu, alle Daten live zu verarbeiten, um der Dynamik jedes Projektverlaufs gerecht zu werden.
Ressourcenbudgets und Finanzbudgets
Mit dem Budgetmanagement von Can Do können für ein Projekt sowohl Ressourcenbudgets als auch Finanzbudgets erstellt werden. Bei der Ressourcenbudgetierung können einzelne Mitarbeiter und ganze Abteilungen mit einem Kontingent versehen werden. Häufig werden bei der Grobplanung eines Projekts Budgets für Abteilungen definiert. Bei der Feinplanung werden dann einzelne Mitarbeiter der entsprechenden Abteilung den verschiedenen Projektobjekten zugewiesen. Die Projektmanagement-Software von Can Do überwacht diese Zuweisung der einzelnen Ressourcen und zieht den Aufwand von dem jeweiligen Abteilungs-Budget, dem der Mitarbeiter angehört, ab.
Beim Finanzbudget unterscheidet das Planungs-Tool zwischen Fixkosten, die für jedes Projektobjekt eigens definiert werden können, und variablen Kosten, die auf dem Stundensatz (Tagessatz) der zugeordneten Ressourcen basieren. Bei dem von Can Do entwickelten Budgetmanagement kann einem Projekt sowohl ein Finanz- als auch ein Ressourcenbudget zugewiesen werden, ebenso können beide Budgets miteinander kombiniert werden. Darüber hinaus ermöglicht die Software die Budgetierung verschiedener Kostenarten wie bspw. Reisekosten. Über Schnittstellen können hier auch externe Ist-Daten in das System von Can Do eingespielt und dadurch überwacht und gesteuert.
Des Weiteren ist es mit der Projektsteuerungs-Software auch möglich, das Projekt über Positionsnummern zu budgetieren. Dabei werden einzelne Positionsnummern samt Budgetierung angelegt, die dann bei der Projektplanung einzelnen Projektelementen zugewiesen werden können.
Plan- und Ist-Werte im Überblick
Die Projektmanagement-Software unterscheidet zwischen geplanten Budgets (Plan-Budget) und in Anspruch genommenen Budgets (Ist-Budget). Dies ist insbesondere bei der Detailplanung bzw. bei Planungsanpassungen wichtig, da der Projektleiter stets eine Übersicht hat, wie viel der budgetierten Gelder und Ressourcen ihm zur weiteren Planung zur Verfügung stehen, bzw. wie viel der zugewiesenen Kapazitäten bereits abgerufen wurden.
Can Do gibt im Verlauf der kommenden Woche weitere Details des neuen Budgetmanagements bekannt. Das Budgetmanagement ist Bestandteil der neuen Version Can Do project intelligence 4.1, die im Laufe des zweiten Quartals veröffentlicht wird.
