Can Do und Jira®: Best Practice

Das Team arbeitet agil, die Projektleitung klassisch – und fertig ist das Hybride Projektmanagement! Ganz so einfach ist es aber dann doch nicht. Wie sich Hybrides Projektmanagement in einem Unternehmen mit „idealer Projektwelt“ darstellt, erklären wir in diesem Beitrag.

Die grundsätzliche Aufteilung im Hybriden Projektmanagement mit dem Projektmanagement Tool Can Do und Jira® ist klar: Die einzelnen Projekt-Teams arbeiten agil und nutzen weiter Jira®, während das Projektmanagement die Daten aus Jira® – automatisiert angeliefert – im klassisch strukturierten Umfeld von Can Do auswerten und weiterverarbeiten kann. Die Realität in Unternehmen sieht aber deutlich heterogener aus: Es gibt nicht nur ein Team mit ein paar Mitarbeitern und eine Projektleiterin, sondern zahlreiche Rollen innerhalb des Projektportfolios. Ähnliches gilt für die Softwarelandschaft: Im Projektmanagement und in den Projektteams wird nicht nur mit einem agilen und / oder klassischen Tool für Projektmanagement gearbeitet, sondern mit einer Vielzahl an digitalen Werkzeugen; allen voran SAP® und dessen Module.

Als kleinen Wegweiser also hier unser Musterbeispiel im Rahmen eines idealen Hybriden Projektmanagements:

Best Practice – Jira® und Can Do in deinem Unternehmen

Technologien & Rahmenparameter

Can Do verfügt mit seinem eigenen Migrator über ein Integrations-Tool, das aus einer bestehenden Jira®-Installation heraus eine vollständige „Can Do-Welt“ erzeugt. Dabei können sich auch mehrere Jira® Systeme – ob in der Cloud oder on premise – in Echtzeit mit Can Do synchronisieren. Dabei werden die Jira®-Daten nur gelesen, es gibt kein „Write-back“. Das macht es möglich, dass die einzelnen Teams weiter mit den laufenden Jira®-Installationen arbeiten können.

Can Do kann über seine Schnittstelle – API – aber nicht nur mit Jira® kommunizieren, sondern auch mit anderen Tools; hier ist sogar kundenindividuelles Customizing möglich. Mit am bedeutendsten für Unternehmen dürften dabei die Echtzeitschnittstellen zu SAP®-Modulen wie HR, BW, SUS sowie CRM-Systemen sein. Das ist vor allem für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von HR und Controlling interessant.

HR und Controlling

Für die Abteilungen Human Resources und Controlling sowie deren Workforce Management, sowohl intern als auch extern, sind die Integrationen von Can Do mit z.B. SAP PS, CATS, BI wertvoll. Sie ermöglichen zum Beispiel:

• Planen des künftigen Bedarfs an Skills
• Echtzeitübersicht über Budgets und Kosten
• Real Time-Auswertungen des Earned Value
  
  

Benefit: Bestmögliche Personalplanung & Übersicht über die Finanzen.

Unternehmen / Management

Das Management hat Zugriff auf Can Do – und damit auf die Tools des klassischen Projektmanagements. Weil die einzelnen Teams aber mit Jira® arbeiten, eröffnen sich zusätzliche Möglichkeiten:

• Agile Projekte erhalten eine bessere Langfrist-Planung.
• Die einzelnen Teams können sich ganz auf ihre Stories und Sprints konzentrieren; sie sind weniger überlastet.
• Das Reporting erfolgt sowohl zielgerichtet als auch zeitnah.
• Weil Prozesse systemweit automatisiert werden, ergibt sich eine entsprechende Kostenersparnis.
• Die Teams sind schlicht motivierter.

Benefit: Das Unternehmen profitiert vom Besten aus zwei Welten – und das ist auch das Beste für die Kunden.

Projektleiter

In der Projektleitung kommen sowohl Can Do als auch Jira® zum Einsatz – ja nach Projektrolle und -aufgabe.

• Der Product Owner arbeitet mit Can Do.
• Der Scrum Master erledigt die operative Planung mit Jira® – klar. Für die langfristige Planung greift er aber auf Can Do zurück.
• Die strategische Kapazitäts- und Meilensteinplanung ist wiederum eine Domäne von Can Do.
• Die Projektleitung profitiert von einem übergreifenden Ressourcenmanagement.

Benefit: Hohe Projektqualität durch agile Methoden, die aber genau geplant und gesteuert werden.

Jira® Teams

Hier ist das Zuhause von Jira®: Die einzelnen Teammitglieder arbeiten gerne mit Jira® – und auch beim Hybriden Projektmanagement können sie ihr bewährtes Tool weiter nutzen. Daraus ergeben sich die bekannten Vorzüge:

• Einfache Zeiterfassung und Fortschrittsmeldung
• Schnelle Übersicht über alle persönlichen Aufgaben und Termine

Die Sprint-Planning Meetings werden parallel mit Can Do begleitet

Benefit: Die Skills und die Team-Auslastung werden exakt dargestellt.

Praxisbeispiel

Can Do und Jira® sind das Dream Team, das Hybrides Projektmanagement perfekt macht – das zumindest behaupten wir. Aber wir können es auch belegen: mit Praxisbeispielen von Kunden, die Can Do einsetzen und damit zusätzlich von KI im Projektmanagement profitieren. Nach unserem Blick auf eine ideale Projektwelt nun also noch ein Bericht aus dem ganz realen Projektalltag:

Softwareschmiede im Wachstum

Nur fünf Mitarbeiter, aber anspruchsvolle Projekte und ein erstklassiger Kundenstamm: Ein Software-Unternehmen steht kurz vor einer umfassenden Expansion. In der Vergangenheit und Gegenwart kam und kommt man hervorragend mit der Scrum-Methode zurecht. Doch jetzt soll die Belegschaft zulegen und das Unternehmen wachsen. Für die langfristige Planung und berichtgestützte Überwachung dieses Wachstums reicht Jira® allein als Projektmanagement Tool jedoch nicht aus.

Also hat man sich für eine SaaS-Instanz von Can Do entschieden, die mit dem ebenfalls in der Cloud befindlichen Jira®-Server des Softwarehauses verbunden wird. Zunächst sollten in Can Do nur einige Grundfunktionen genutzt werden. Auch das hat dazu geführt, dass binnen einer Woche das Hybride Projektmanagement eingeführt werden konnte. Mit zunehmender Unternehmensgröße können dann weitere Can Do-Funktionen aus dem klassischen Projektmanagement genutzt werden – wie die Portfolioplanung, Kosten- und Budgetplanung, strategische Skillplanung oder das Ressourcenmanagement. Und natürlich die Künstliche Intelligenz im PM. Je nach Bedarf können diese (und viele weitere) Can Do-Module schrittweise und mit „Learning by doing“ eingesetzt werden.

Lesetipp

Wir haben übrigens in einigen Case Studys dargelegt, wie unsere Kunden ganz konkret das Hybride Projektmanagement umsetzen und KI im Projektmanagement einsetzen. Auf dieser Seite findest du sie!