Was ist das Schönste an einem Projekt? Ganz klar: ein erfolgreicher Abschluss! Und was ist für dich im Projektmanagement das Zweitschönste? Genauso klar: ein ganz frisches Projekt, das deiner Planung harrt! Wir sagen dir, wie du Risiken von Anfang an meidest.
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In diesem Moment ist alles möglich: Du hast Dir das „Go!“ für dein neues Projekt geholt und bist hoch motiviert. Nun öffnest du deine Projektmanagement-Software oder Excel (ernsthaft?) und beginnst mit der konkreten Planung … Halt! Jetzt ist genau der optimale Zeitpunkt, um nochmal innezuhalten. Denn, wie gesagt: Genau jetzt ist alles möglich, und zu „alles“ gehören leider auch Fehler, Stolpersteine und Risiken im Projektmanagement (und im Hybriden Projektmanagement). In eben dieser initialen Projektphase ist es wichtig, die Dinge ruhig und überlegt anzugehen.
Brauche ich überhaupt ein Risikomanagement?
Schöne Welt der agilen Projekte: Wenn sich Produktivität und Motivation mit jedem Sprint verbessern, geraten begleitende Aspekte wie Kostenrechnung, Berichtswesen und Risikomanagement schnell aus dem Fokus. Obwohl sie essentiell sind. Das kann sich rächen – insbesondere, wenn im agilen Projekt-Alltag Risikowarnungen fehlen. Und Risiken, die zu tatsächlichen Problemen werden, gefährden den Zeitplan, die Finanzierung und ganz allgemein das Gelingen des Projekts bzw. hybriden Projekts. Die Antwort ist also zweigeteilt: Das agile Team benötigt vielleicht wirklich keine Risikobetrachtung mit Warnfunktion; das übergeordnete Projektmanagement aber umso mehr. Vor allem gilt das im Multiprojektmanagement, wo sich Risiken im Projektmanagement auch noch multiplizieren und Probleme von einem laufenden (hybriden) Projekt aufs andere übertragen werden können.
Also ja: Das Bestimmen und Managen von Risiken gehört zum Projektmanagement unbedingt dazu!
Wann sollte ich an die Risiken in meinem Projekt denken?
Grundsätzlich gilt: Erst kommt die Risikoanalyse, dann das Risikomanagement. Du bestimmst also zunächst, wo die Risiken in deinem (hybriden) Projekt liegen und versuchst dann im laufenden Projekt, diese zu minimieren oder zu umgehen. Es ist daher wichtig, die Risikoanalyse so früh wie möglich bei deinem Projekt zu berücksichtigen. Can Do, die Software für Hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement, gibt dir die Möglichkeit, bereits mit der Projektanfrage die möglicherweise auftretenden Risiken im Projektmanagement für deine hybriden Projekte zu erfassen. Dabei kannst du in beliebig vielen, frei benennbaren Feldern die Art des Risikos (z.B. „Serverlast 100%“) benennen. Zu jedem Feld gehört die Risikobewertung, die sich in Wahrscheinlichkeit und Auswirkung aufgliedert.
Wahrscheinlichkeit
Hier wird in Prozent angegeben, wie wahrscheinlich es ist, dass das beschriebene Szenario in deinem hybriden Projekt eintrifft.
Auswirkung
Auch dieser Wert erfolgt in Prozent. 100% bedeutet dabei: Wenn das Problem auftritt, wird es unausweichlich das gesamte Projekt zum Scheitern bringen. Aber zum Glück gibt es auch Schwierigkeiten, die man ausgleichen kann und die sich auch im schlimmsten Fall nur begrenzt auswirken. Hier ist die Erfahrung des Projektmanagements gefragt, wenn es um die realistische Einschätzung der Prozentzahlen geht.
Je genauer, detaillierter und im Projektverlauf frühzeitiger du also die Risikoanalyse durchführst, umso besser bist du im weiteren Projektfortschritt für das Risikomanagement im Projektmanagement mit Can Do gerüstet. Und dann gibt es ja auch noch die Künstliche Intelligenz …
Welche Ansätze verfolgt Can Do beim Risikomanagement?
Can Do fährt beim Risikomanagement im Projektmanagement zweigleisig: Zum einen gibt es die beschriebene Möglichkeit, bereits mit dem Projektantrag die eventuellen Projektrisiken zu erfassen und sich schon dadurch das Risikomanagement im Projekt zu vereinfachen. Zum anderen setzt Can Do in seinem Hybriden Projektmanagement eine eigene Künstliche Intelligenz (KI) ein, die dein Projekt laufend bewertet, den Projektfortschritt ständig im Blick hat und das Risikomanagement zu großen Teilen automatisiert. Das ist vor allem im Multiprojekt-Management von enormer Wichtigkeit, da du hier je nach Anzahl der parallel verwalteten Projekte schon mal den Überblick über eventuelle Risiken verlieren kannst.
Das KI-gestützte Risikomanagement von Can Do unterstützt dich – unter anderem – bei einem Punkt, der bei großen Projekten am schwierigsten manuell zu kontrollieren sein dürfte: Die Ressourcenplanung. Die KI von Can Do überwacht ständig Projektziele und -fortschritt sowie die Auslastung und Verteilung der Ressourcen. Um den Ist-Zustand des Projekts sowie seine weitere Entwicklung möglichst genau abbilden und bewerten zu können, bewertet die KI von Can Do fortlaufend Millionen von möglichen Szenarien. Dabei werden automatisch Kosten berechnet, damit du dein Budget / deine Budgetplanung anpassen kannst, und eine Kapazitätsanalyse wird durchgeführt. Findet die Künstliche Intelligenz potentielle Probleme oder Risiken, wird das dem Projektleiter sofort mitgeteilt. Die KI warnt dich aber nicht nur, wenn sich ein Problem anbahnt – sie kann dir auch gleich eine entsprechende Handlungsempfehlung für dein Hybrides Projektmanagement geben. Und das in einer Bandbreite von „Ignorieren und laufen lassen“ bis hin zu „Sofort an dieser und jener Stelle eingreifen!“
Das KI-gestützte Ressourcenmanagement ist auch eines der Features, die das Hybride Projektmanagement von Can Do so stark machen: Jira® als agiles Projekt-Tool alleine beherrscht kein Ressourcenmanagement – im Rahmen des Hybriden Projektmanagements, das Jira® und Can Do zusammenbringt, kann hingegen auch das Projektmanagement agiler Projektteams vom automatischen Ressourcenmanagement profitieren.
Als Projektmanager hast du nun die Wahl: Du kannst dich vollumfänglich auf die KI verlassen, die vor allem beim Ressourcenmanagement eine echte Unterstützung ist. Du kannst aber auch zusätzliche Risiken im Projektmanagement definieren, kontrollieren und managen, die du selbst im Auge behalten möchtest – in beliebiger Granularität.
Fazit
Die Künstliche Intelligenz bei Can Do, die sich (auch) um das Risikomanagement im Projektmanagement kümmert, nimmt dem Projektmanagement eine ganze Reihe an Sorgen ab. Gerade im Multiprojekt-Management und bei der projektgerechten Ressourcenverteilung spielt sie ihre Stärken aus und berücksichtigt deutlich mehr Aspekte, als es der Mensch könnte. Dennoch gilt: Wenn du bereits zu Beginn deiner Projektplanung zusätzlich die Möglichkeiten der manuellen Risikoeingabe von Can Do nutzt, erhöhst du die Erfolgschancen deiner Projekte nochmals deutlich.
