COVID-19: Mache Dein Projektportfolio krisensicher!

Wir stellen Dir die Nullbasierte Projektpriorisierung als Lösung vor

„Das Beste draus machen“: Das ist in Corona-Zeiten für viele eine Floskel – für verantwortungsvolle Projektportfolio Manager aber das Gebot der Stunde. Wir zeigen Dir, warum agiles Projektportfoliomanagement gerade jetzt seine Stärken ausspielt.

In diesem Blogpost führen wir die Herausforderungen auf, denen Du (nicht nur) wegen COVID-19 im Projekt Management Office begegnest – und geben Empfehlungen, wie Du sie meisterst. Und somit jetzt wie auch in Zukunft Dein Portfoliomanagement gestärkt aus Krisen führst. Der Weg dorthin, soviel sei bereits verraten, führt über die Nullbasierte Projektpriorisierung. Zunächst aber ein kurzer Überblick:

Herausforderungen

• Unternehmen müssen Kosten senken – dürfen aber neue, innovative Projekte nicht vernachlässigen.
• Ist ein Projekt erstmal am Laufen, verfügen viele Unternehmen nicht über die Tools, um zu messen, ob auch die Richtung stimmt.
• Zu diesem Problem der unzureichenden Projektanalyse gesellt sich, dass eigentlich wichtige Projekte in Krisenzeiten mit zu wenig Mitteln ausgestattet werden.
• Wenn im Projektportfoliomanagement die Projekte nicht systematisch bewertet und priorisiert werden, fließen Arbeitskraft, Zeit und Mittel schlimmstenfalls in die falschen Projekte.

Empfehlungen

Sowohl die Führungskräfte mit Verantwortlichkeit in Planung, Budgetierung und Kostenkontrolle als auch alle Mitarbeiter im PMO, die mit dem Portfoliomanagement befasst sind, sollten sich auf die folgenden Punkte konzentrieren, um schnell auf aktuelle wie auch auf zukünftige Herausforderungen reagieren zu können:

• Ein Bewertungssystem zur Portfolioanalyse einsetzen, um die Projekte anhand der strategischen Geschäftsziele zu priorisieren. Hierzu ist eine Unterteilung in Pflichtprojekte, Transformationsprojekte, Kernprojekte, Wachstums- und Verbesserungsprojekte hilfreich.
• Die Arbeit an aktuellen Projekten und neuen Anfragen pausieren und das Portfolio (z.B. IT Projektportfolio) auf null setzen.
• Das Projektportfoliomanagement beenden, indem alle Projekte, die nicht entsprechend priorisiert wurden, eingestellt werden.
• Die Nullbasierte Projektpriorisierung als eine mächtige Maßnahme des Portfoliomanagements etablieren, die immer dann ergriffen werden kann, wenn große Veränderungen oder eingehende Neubewertungen anstehen. So können jene Kosten eingespart werden, die nicht länger die strategische Ausrichtung des Unternehmens stützen.

Einleitung: Herausforderungen in Krisenzeiten

Wenn man dem neuartigen Coronavirus denn eine gute Eigenschaft zusprechen möchte, dann ist es sicher diese: Es zwingt uns dazu, in Zukunft besser aufgestellt zu sein, um Krisen zu begegnen. Das gilt insbesondere für Project Management Offices (PMO) beispielsweise in puncto IT-Projektportfoliomanagement oder Portfoliomanagement im Marketing. Denn immer dann, wenn schwierige Zeiten eine Kostensenkung nötig machen, funktionieren alte Strukturen im Portfoliomanagement nicht mehr.

Wenn für Dein Projektportfolio nur noch ein begrenztes Budget zur Verfügung steht, hat dies zur Folge, dass geplante Projekte in der Pipeline bleiben und damit nichts Neues mehr verwirklicht werden kann. Denn der Großteil des knapper gewordenen Budgets ist in der Regel fest mit Projekten verbunden, die bereits in der Vergangenheit gestartet wurden. Ob diese aufgrund der geänderten Voraussetzungen noch strategisch sinnvoll und damit im Interesse des Unternehmens sind, wird oft gar nicht hinterfragt.

Störungen wie die Einflüsse von COVID-19 wirken sich aktuell geradezu disruptiv aus, so dass viele Projekte obsolet werden – angesichts von sinkenden Einnahmen, Personalabbau, unterbrochenen Lieferketten oder auch nur aufgrund einer Neuausrichtung der Geschäftsstrategie. In Krisenzeiten lautet daher die Devise „mehr Agilität im Projektmanagement“, und eine Neuausrichtung des Projektportfolios muss her!

Das Instrument der Nullbasierten Projektpriorisierung ist hierfür äußerst hilfreich . Ähnlich wie die Nullbasierte Budgetierung ist sie eine Maßnahme, die viel Aufmerksamkeit, Zeit und Energie voraussetzt – Deinen Einsatz aber mit tiefen Erkenntnissen über die Wichtigkeit Deiner Projekte belohnt. Das macht sie zum Budget- und Projekt-Tool Deiner Wahl besonders in Krisenzeiten. Nullbasierte Projektpriorisierung bedeutet: Alle Deine Projekte werden erstmal gestoppt und dann im Rahmen eines Bewertungsrasters objektiv neu sortiert. Um daraus ein völlig neues, vielleicht sogar überraschend anderes, Projektportfolio entstehen zu lassen, das krisenfest ist, die Langzeitstrategie Deines Unternehmens unterstützt und sich den Gegebenheiten knapper Budgets unterordnet. Bereit dafür? Hier kommen unsere Empfehlungen!

Empfehlungen zur Neuausrichtung Deines Projektportfolios

Schaffe ein Priorisierungs-System

Besonders in Krisenzeiten, aber auch grundsätzlich gilt: Steck Dein Geld nicht in die falschen Projekte. Aber welches Projekt ist das Richtige? Welche neue Idee sollte angeschoben, welcher Projekt-Langläufer endlich beerdigt werden? Um das zu entscheiden, hilft ein Bewertungssystem für Dein Projektportfolio, das zum Beispiel so aussehen kann:

Ein solcher Bewertungsrahmen sollte sowohl der Führungsebene als auch den Projektmanagern und anderen Entscheidungsträgern vertraut sein, damit die Bewertung von Projekten unternehmensweit nach einheitlichen Gesichtspunkten erfolgen kann. Wenn Du einen gelungenen Neuaufbau des Projektportfolios nach dem Motto „From zero to hero“ erreichen möchtest, helfen Dir diese fünf Kriterien zur Projektbewertung:

• Pflichtprojekte
  Diese Projekte sind nicht einfach „wichtig“ oder „dringend“ – sie müssen verpflichtend durchgeführt werden. Überleg Dir also gut, welchen Projekten Du dieses Etikett verpassen möchtest. Pflichtprojekte sind zum Beispiel solche, die in Verbindung mit rechtlichen Vorgaben stehen oder die Compliance bzw. die Sicherheit Deines Unternehmens betreffen.
• Transformationsprojekte
  Dein Unternehmen möchte sich neue Geschäftsmodelle oder Märkte erschließen? Alles, was mit zukünftigen Wettbewerbsvorteilen zu tun hat, erfüllt dieses Kriterium.
• Kernprojekte bzw. Kerndifferenzierungs-Projekte
  Projekte aus dieser Kategorie helfen Deinem Unternehmen, sich auf dem Markt zu positionieren und mit einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu differenzieren.
• Wachstumsprojekte
  Projekte, die sich auf die Geschäftsentwicklung innerhalb der aktuellen Geschäftsmodelle konzentrieren, zählen zu den Wachstumsprojekten.
• Verbesserungsprojekte
  Hiermit sind Projekte gemeint, die auf operative oder kapitalbasierte Wertschöpfung abzielen. Auch Projekte, die sich mit Service / Wartung oder grundlegenden Verbesserungen beschäftigen, gehören hierzu.

Wenn man sich in Deinem Unternehmen auf diesen Bewertungsrahmen geeinigt hat, fehlt dem Projektportfoliomanagement „nur“ noch ein Gesamtbudget (Zielausgabe). Dann kann der Nullbasierte Priorisierungsprozess starten und Dein Portfolio mit Neuausrichtung von Null an aufbauen – bis hin zu der Grenze, die ihm das neue Budget setzt.

Kündige einen (theoretischen) Stopp aller
Projekte an

Halte alle vorhandenen Projekte, Aktivitäten und Anforderungen in Deinem Portfolio für die nächste Budget-Periode an. Damit der Priorisierungs-Prozess effektiv gestaltet werden kann, beachte zwei wichtige Punkte:

• Der Vorgang, das Projektportfolio auf null zu setzen, muss sich auf zukünftige Projekte beschränken. Projekte, die bereits ausgeführt werden, sollen nicht beeinträchtigt werden. Erst, wenn der Nullbasierte Priorisierungs-Prozess abgeschlossen ist, legen Entscheidungsträger fest, welche Projekte gestoppt, neu gestartet oder fortgesetzt werden.
• Die Nullbasierte Priorisierung beschert Deinem Projektportfoliomanagement einen Paradigmenwechsel: Du musst nicht mehr begründen, warum ein Projekt eingestellt wird; vielmehr kannst Du auf Basis der Nullbasierten Priorisierung begründen, weshalb ein Projekt überhaupt starten sollte.

Bau das Portfolio neu auf – Projekt für Projekt

Diese Arbeit ist das Herzstück der Nullbasierten Projektpriorisierung: Nun geht es darum, jedes einzelne Projekt, das vom Project Management Office verantwortet wird, auf den Prüfstand zu stellen und entsprechen dem Bewertungssystem zu klassifizieren. Dann wird das Portfolio, etwa im IT-Projektmanagement, von Grund auf neu erstellt, bis es, nach Prioritäten sortiert, das Budgetziel erreicht. Bei der Priorisierung müssen das Projektportfolio Management und die Führungsebene zusammenarbeiten: Wenn sie sich dahingehend einig sind, welche Projekte im Portfolio verbleiben dürfen, können sie anschließend gemeinsam entscheiden, welche gehen müssen. Um den Wiederaufbau des Projektportfolios sinnvoll zu gestalten, sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Beginne mit den Pflichtprojekten. Überprüfe Deine Entscheidung und lass Dir von den Entscheidern bei jedem Projekt erläutern, warum es für sie ein Pflichtprojekt ist.
• Füge dann die Transformationsprojekte hinzu. Sie sind bedeutend für nachhaltigen Erfolg.
• Weiter geht’s mit den Kernprojekten. Sind diese im Einklang mit der Geschäftsstrategie? „Nice to have“ reicht nicht. Nur Kerndifferenzierungsprojekte, die sich der Stärkung des Wettbewerbsvorteils widmen, dürfen ins Portfolio.
• Dann noch die Wachstumsprojekte. Wachstum ist wichtig, klar. Aber sinnvoll soll es sein! Ins neu aufgestellte Portfolio kommen nur Wachstumsprojekte mit messbarer Wertschöpfung.
• … und schließlich die Verbesserungsprojekte. Diese Projekte bieten mehr Effizienz und Effektivität. Aber eben in verschieden hohem Maß. Fülle Dein Portfolio sortiert nach Verbesserungspotential.

Finalisiere das Portfolio

Bald ist es geschafft: Jetzt geht es noch darum, sprichwörtlich den Sack zuzumachen. Bei abschließenden Gesprächen und Reviews mit dem PMO und der Führungsebene wird endgültig festgelegt, welche Projekte unter den neuen Budget-Bedingungen im Portfolio bleiben. Behalte jedoch Projekte, die es diesmal nicht ins finale Portfolio geschafft haben, in der Hinterhand: Wenn es Dein Unternehmen erfolgreich aus der Krise geschafft hat, wird das Budget vermutlich wieder erhöht und die Stunde für zurückgestellte Projekte könnte gekommen sein.

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