Neue Projekte, volle Ressourcen: Wie Sie als Team effizient bleiben

Kennen Sie das Dilemma, in dem sich Unternehmen oft befinden? Regelmäßig treffen neue Projektaufträge ein, die voller Potenzial stecken und umgesetzt werden möchten. Jedoch steht man vor der großen Herausforderung, dass alle Ressourcen bereits in laufenden Projekten gebunden sind und die Mitarbeiter ihre Kapazitätsgrenzen erreicht haben. Ein weitverbreitetes Phänomen, das branchenübergreifend für Kopfzerbrechen sorgt.

Die entscheidende Frage lautet: Wie lässt sich gewährleisten, dass neue Projekte effizient eingegliedert werden, ohne dass dies zu Lasten der bereits laufenden Vorhaben und der Mitarbeiter geht?

Die Lösung: Simulation und Demand Management

Der Schlüssel zur erfolgreichen Integration neuer Projektaufträge liegt in der Simulation von Demands. Bevor Sie ein neues Projekt annehmen, ist es wichtig, dessen Anforderungen zu simulieren und zu bewerten, wie es sich auf Ihre aktuellen Ressourcen und Projekte auswirken wird.

Was ist Demand Management?

Demand Management im Projektmanagement bedeutet, Projektanträge zu erfassen, zu analysieren und zu priorisieren, um die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen.

Kernaspekte:

1. Erfassung: Sammeln aller neuen Projektanfragen.
2. Analyse: Bewertung der Machbarkeit und Ressourcenanforderungen.
3. Priorisierung: Bestimmen der Dringlichkeit und strategischen Bedeutung.
4. Kapazitätsplanung: Planung der Ressourcenzuweisung.
5. Risikomanagement: Identifizieren und bewerten von Risiken.
6. Monitoring: Kontinuierliches Überwachen und Anpassen.

Ein Praxisbeispiel: Herausforderung durch spontane Vertriebsanfragen

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen hat gerade ein großes Projekt abgeschlossen, und Ihr Team ist mit mehreren kleineren Projekten beschäftigt. Nun kommt ein neuer Projektauftrag, der in naher Zukunft gestartet werden soll.

Ohne Simulation und Demand Management könnte das folgende Szenario eintreten:

• Überlastete Ressourcen: Ihre Mitarbeiter, die bereits an den laufenden Projekten arbeiten, müssen auch am neuen Projekt mitwirken. Dies führt zu Überlastung und möglicherweise zu Burnout.
• Verzögerungen: Die laufenden Projekte verzögern sich, weil die Ressourcen auf mehrere Projekte verteilt sind.
• Qualitätsprobleme: Die Qualität der Arbeit leidet, da die Mitarbeiter gestresst sind und keine ausreichende Zeit für jedes Projekt haben.

Wie kann man im Unternehmen damit umgehen?

Durch die Simulation des neuen Projekts und ein effektives Demand Management können Sie jedoch:

• Ressourcenbedarf ermitteln: Sie erkennen sofort, dass Sie zusätzliche Ressourcen benötigen oder die Arbeitslast umverteilen müssen.
• Realistische Zeitpläne erstellen: Sie können den Projektstart entsprechend der verfügbaren Ressourcen planen.
• Risiken minimieren: Sie identifizieren potenzielle Engpässe und ergreifen frühzeitig Maßnahmen, um diese zu beheben.

Implementierung eines professionellen Demandmanagement-Systems

Die Rolle der Software von Can Do

Die Software von Can Do unterstützt Sie bei der Simulation und dem Demand Management und bietet umfassende Funktionen zur Ressourcen- und Projektplanung. Hier sind einige der Hauptmerkmale:

• Automatisierte Ressourcenanalyse: Can Do analysiert automatisch die Verfügbarkeit und Auslastung Ihrer Ressourcen und hilft Ihnen, Überlastungen zu vermeiden.
• Szenario-Planung: Die Software ermöglicht es Ihnen, verschiedene Szenarien zu simulieren und deren Auswirkungen auf Ihre Projekte und Ressourcen zu bewerten.
• Echtzeit-Daten: Mit Echtzeit-Daten können Sie sofort sehen, wie sich neue Projekte auf Ihre laufenden Projekte auswirken, und entsprechend handeln.
• Priorisierungswerkzeuge: Can Do bietet Werkzeuge zur Priorisierung von Projekten basierend auf deren Dringlichkeit und strategischer Bedeutung.
  
  

1. Abbildung: Roadmap der aktuellen Demands

2. Abbildung: Darstellung laufender (grün) und geplanter / simulierter (gelb) Projekte. Die rote Linie kennzeichnet die Kapazitätsgrenze und zeigt die Machbarkeit aller Vorhaben an.

Fazit

Die Simulation von Demands ist ein unverzichtbares Werkzeug für das Ressourcen- und Projektmanagement in jeder Branche. Sie hilft Ihnen, zukünftige Projektaufträge effizient zu integrieren, Überlastungen zu vermeiden und die Qualität Ihrer Arbeit sicherzustellen. Mit der Software von Can Do können Sie diese Simulationen einfach und effektiv durchführen und so den Erfolg Ihrer Projekte sicherstellen.