Die ALPEN-Methode: das Auf und Ab des Zeitmanagements

Kommt dir deine To Do-Liste manchmal auch wie ein unbezwingbarer Berg vor? Da hilft nur Organisation! Wir zeigen dir eine Zeitmanagement-Methode, die du beruflich und privat einsetzen kannst. Und mit der du schnell über den Berg bist. Die Alpen-Methode.

Für viele Menschen ist sie ein Ziel, das sie irgendwann einmal erreichen wollen: die Alpenüberquerung – ob zu Fuß oder mit dem Bike. Nun käme aber selbst die oder der Sportlichste niemals auf die Idee, eine solche Tour ohne die entsprechende (Zeit-)Planung anzugehen.

Kaum anders verhält es sich beim Zeitmanagement, ob beruflich oder privat: Auch hier bestimmt die Planung, wann und wie ein Ziel erreicht werden kann. Die ALPEN-Methode ist dabei eine weit verbreitete Zeitmanagement-Methode, die den anstehenden Aufgabenberg in leichter zu bewältigende Tagesetappen unterteilt. Was die ALPEN-Methode nicht nur wegen ihres Namens in die Nähe einer Alpenüberquerung bringt. Aber der Reihe nach:

Was ist die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode wurde von Lothar Seiwert entwickelt. Er ist Autor und Speaker, der sich unter anderem mit den Themen Zeitmanagement, Zeitbewusstsein (so nennt er es selbst) und Work-Life-Balance auseinandersetzt. Die ALPEN-Methode unterscheidet sich von anderen Zeitmanagement-Methoden vorrangig in drei Aspekten:

• Die ALPEN-Methode nimmt sich, ungeachtet der Menge an zu bewältigender Arbeit, immer nur den nächsten Tag vor.
• Die ALPEN-Methode kalkuliert Puffer-Zeiten mit ein und lässt dir die Wahl: Du kannst diese großzügig nutzen – du kannst sie aber auch so setzen, dass sie Ansporn und Motivation sind.
• Die ALPEN-Methode ist bewusst schlank konzipiert: Ein zeitlicher Aufwand von wenigen Minuten pro Tag genügt, um sie umzusetzen.

Wie funktioniert die ALPEN-Methode?

Kommen wir wieder zu unserer Analogie, der Alpenüberquerung … Stell dir vor: Du campierst am Ausgangsort Deiner Tour, weil du gleich am frühen Morgen des am nächsten Tags los willst. Womit wirst du dich in deinem Zelt nördlich der Alpen beschäftigen? Ganz klar, mit der Planung des nächsten Tages.

Du wirst dir Gedanken machen über die Strecke, die du bewältigen willst und die Zeit, die für den Weg und die Pausen einplanen musst. Dabei wirst du etwas Extra-Zeit einplanen, weil du noch nicht weißt, ob deine Fitness und das Wetter mitspielen.

Außerdem wirst du Entscheidungen über den optimalen Streckenverlauf treffen – und am nächsten Abend wirst du ein Resümee der Tagesetappe ziehen. Und genau das macht auch die ALPEN-Methode!

ALPEN ist, sofern es um die von Lothar Seiwert entwickelte Zeit Management Methode geht, ein Akronym und steht für

• A wie Aufgaben, Aktivitäten und Termine fixieren
• L wie Länge, also den Zeitaufwand, abwägen
• P wie Pufferzeiten berücksichtigen
• E wie Entscheidungen treffen
• N wie Nachkontrolle der Tagesplanung

Im Idealfall erledigst du diese Punkte jeweils am Vortag. Ob du dafür einen Zettel und Papier, einen Papierkalender oder die digitalen Äquivalente bis hin zur To Do-App nutzt, ist für den Erfolg der ALPEN-Methode unerheblich.

Sinnvoll ist aber, wenn du dafür eine tägliche Routine etablierst. Uns erscheint es sinnvoll, wenn du mit der Rückschau (also mit dem "N") beginnst und auf deinen Erkenntnissen die Planung für den nächsten Tag aufbaust – "NALPE" klingt halt nicht so schön, ist aber zweckmäßig.

Schon nach wenigen Tagen solltest Du dieses Zeitmanagement-Methode so weit verinnerlicht haben, dass sich der Zeitaufwand auf einige Minuten reduziert hat.

Kommen wir zu A-L-P-E-N im Detail:

ALPEN-Methode: A wie Aufgaben und Aktivitäten

Schreib dir auf, was du an dem Tag vorhast – und wo. Denn auch eine eventuelle Anfahrt will eingeplant sein.

• Die Reihenfolge ist egal; aber wenn es dir entspricht, kannst du natürlich nach Prioritäten sortieren.
• Vergiss nicht, Unerledigtes vom Vortag ebenfalls in die Liste aufzunehmen.
• Auch "normale", alltägliche Aktivitäten gehören in deine Liste; zum Beispiel "Mails checken" oder "Social Media pflegen". Alleine dadurch, dass du solche heimlichen Zeitfresser in einen Zeitrahmen packst, kannst du sie einhegen.
  
  

ALPEN-Methode: L wie Länge

Das "L" in der ALPEN-Methode könnte auch dasjenige in "SeLbstdisziplin" sein. Denn wenn es darum geht, die Länge (Zeitdauer) der einzelnen Aufgaben einzuschätzen, musst du ehrlich gegenüber dir selbst sein: Es geht nicht darum, einer Aufgabe großzügig viel Zeit einzuräumen, die sie benötigen könnte – sondern vorzugeben, wieviel Zeit sie verbrauchen soll.

Du siehst: Auch hier ist Potential zur Zeitersparnis versteckt. Das verpflichtet dich aber auch dazu, dich an die zeitlichen Vorgaben zu halten – selbst bezüglich Gesprächen und Konferenzen.

• Gehe bei deiner Einschätzung des Zeitbedarfs realistisch vor.
• Nutze dennoch die Möglichkeit, deine Effizienz zu steigern.
• Auch unverrückbare Deadlines gehören zum Kapitel "Länge" dazu.

ALPEN-Methode: P wie Puffer

Die Idee, einer Aufgabe auch einen gewissen zeitlichen Puffer einzuräumen, ist typisch für die ALPEN-Methode. Im Allgemeinen wird dabei empfohlen, den Arbeitstag zu 60% zeitlich zu verplanen und 40% für diesen Puffer zu berücksichtigen. Das bedeutet aber nicht, dass du deswegen bei deinen Aufgaben schludrig sein kannst: der Puffer ist vorrangig dazu da, unerwartete Aufgaben zu bewältigen.

• Dank Puffer bringen Zusatzaktivitäten keine Verzögerungen in die restliche Tagesplanung.
• Die Puffer räumt sozialer Interaktion  den Stellenwert ein, den sie für die Gesamt-Produktivität im Unternehmen hat – bis zur Hälfte der Pufferzeit dürfen KollegInnen-Gespräche beanspruchen.
• Eine Pause ist eine Pause und sollte eingehalten werden – in der Pufferzeit hat sie nichts verloren.

ALPEN-Methode: E wie Entscheidung

Wenn du erst einmal ein paar Tage mit der ALPEN-Methode dein Zeitmanagement umgesetzt hast, wirst du feststellen: Irgendwie ist nicht genug Platz pro Tag für all deine Aufgaben, Aktivitäten, Termine und Tasks. Da hilft nur eins: aufräumen – und Entscheidungen treffen.

• Wenn eine Aufgabe dahin delegiert werden kann, wo noch Kapazitäten frei sind – dann mach das.
• Stell Prioritäten auf und kümmere dich um das Wichtigste zuerst. Schiebe, was sich schieben lässt.
• Gibt es Aufgaben, die eigentlich total unwichtig sind? Dann hab Mut zur Lücke und lass auch mal etwas bleiben. Sicher findest du die eine oder andere unproduktive Tätigkeit, die eh nur Zeit kostet und dich nicht weiterbringt.

ALPEN-Methode: N wie Nachkontrolle

Da ist sie sie wieder, die Notwendigkeit, ehrlich und kritisch gegenüber dir selbst zu sein: Bei der Nachkontrolle wird aufgedeckt, was während des Tages wie geplant lief – und wo noch Raum für Verbesserungen bleibt.

• Nutze die Nachkontrolle, um zu prüfen, wie genau deine Längen- (also Zeit-) Angaben sind. 
• Stell nicht nur fest, welche Aufgaben liegengeblieben sind – sondern forsche auch nach den Gründen.
• Übertrage noch offene Tasks auf den nächsten Tag.

Für wen ist die ALPEN-Methode?

Zunächst einmal ist die ALPEN-Methode des Zeitmanagements eine gute Idee für alle, denen der Tag einfach zu kurz ist; sei es im Projektmanagement oder in anderen Aufgabenbereichen. Denn mit der ALPEN-Methode lässt sich sehr gut analysieren, wo die großen Zeitfresser stecken – und dank der eingebauten Puffer geht sie auch nicht zu streng mit deiner verfügbaren Zeit um.

Soweit zur Theorie – in der Praxis zeigt sich: Die ALPEN-Methode ist vor allem für diejenigen geeignet, die auch gewillt sind, ihr persönliches Zeitmanagement zu hinterfragen und es gegebenenfalls umzustellen. Und, das hat die ALPEN-Methode mit anderen Zeitmanagement-Methoden gemeinsam: Du brauchst schon ein Mindestmaß an Disziplin, um sie durchzuziehen. Dafür musst du dir aber auch nur ein paar Minuten täglich Zeit nehmen, um sie umzusetzen.

Die Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Den Tag besser planen, Zeitfresser identifizieren, mit wenig Aufwand die verfügbare Zeit optimal planen: Das hört sich eigentlich nur nach Vorteilen an. Aber auch die ALPEN-Methode hat – wenn auch wenige – Nachteile. Dennoch überwiegen ganz klar die Vorteile!

Die Nachteile der ALPEN-Methode

• Nicht immer hat man den Zeitbedarf einer Aufgabe ausschließlich selbst in der Hand: Sobald du zum Beispiel auf Entscheidungen warten musst, kommt dein Plan ins Wanken – ganz ohne dein Zutun.
• 40% Pufferzeit können, je nach deiner Tätigkeit, praxisfremd sein. Aber wenn du den Puffer beschneidest, nimmst du der ALPEN-Methode einen ihrer Vorzüge.

Die Vorteile der ALPEN-Methode

• Die ALPEN-Methode plant immer nur einen Tag weit. Damit kommen auch Zeitmanagement-Einsteiger gut zurecht, und nötige Korrekturen sind schnell umgesetzt.
• Die Zeitmanagement-Methode forciert deine Entscheidungsfreude. Aufgaben werden nicht länger gewälzt, sondern entweder erledigt, abgegeben oder gecancelt.
• Du wirst damit immer besser darin, den Zeitbedarf für deine Aufgaben wirklich realistisch einzuschätzen.
• Die ALPEN-Methode braucht weder eine lange Einarbeitung noch besondere Hilfsmittel. Du kannst sie gleich jetzt einfach mal ausprobieren!

Fazit: Schneller und leichter über den Berg

Das Leben, dein Job und dein Zeitmanagement sind ein Auf und Ab. Und wenn man sich das Arbeitsgebirge ansieht, das so mancher vor sich herschiebt, liegt die Assoziation mit den Alpen durchaus nah …

Was uns zu unserem Vergleich vom Anfang bringt: Auch bei der tatsächlichen Alpenüberquerung hat man zunächst einen schier unüberwindlichen Aufgabenberg vor sich – im Wortsinn. Wenn man aber sinnvolle und realistische Tagesetappen plant, auf Widrigkeiten flexibel reagiert und aus falscher Tagesplanung die richtigen Lehren zieht, wird aus einem Kraftakt eine wunderschöne Reise. Und irgendwann, nach ein paar Tagen Auf und Ab, liegen die Berge hinter und – zum Beispiel – der im Sonnenlicht glänzende Gardasee vor dir. Geschafft!

In diesem Sinne: Wir wünschen dir, dass es dir mit der ALPEN-Methode gelingt, auch deine schwierigsten Aufgaben schnell auf die "Erledigt"-Seite zu bringen und dir mehr Zeit für schöne Erlebnisse zu verschaffen!

Quellen & Inspiration: lothar-seiwert.de, zeit.de, wikipedia.de, hubspot.de, bwl-lexikon.de, ionos.de, karrierebibel.de