Gantt schön nützlich

Gantt – Ein Zeitstrahl in der Horizontalen, darunter Projekt-Tätigkeiten vertikal angeordnet und schließlich der Zeitaufwand pro Arbeitsschritt als liegender Balken dargestellt. Eigentlich ist ein Gantt-Diagramm so bestechend logisch, dass man sich fragt: "Warum sollte ich es anders machen?" Tatsächlich sind Gantt-Diagramme aber keine Universalwerkzeuge. Wir zeigen, wo und wie du Gantt am besten einsetzt.

"Tom, du besorgst nächste Woche das Holz. Betty, am Samstag brauchen wir eine Säge. Wenn Klaus die Nägel und Schrauben hat, könnt ihr schon mal alles verbinden. Vorher kümmern Tina und ich uns um das Segel. Da müssen wir wohl schon am Donnerstag anfangen.

Und du, Toni, könntest schon mal ab morgen deinen Vater bearbeiten, damit er alles auf den Anhänger lädt und uns nächste Woche zum See fährt!" – Schon, wenn Kinder ein Floß bauen, geht das kaum ohne ein Mindestmaß an Planung.

Und würde jetzt eines der Kinder sagen: "Hä?", dann würde ein anderes einen Stift zur Hand nehmen und etwas zeichnen, das verdächtig nach einem Gantt-Diagramm aussähe. Ganz intuitiv. Und genau hier liegt der Reiz von Gantt-Charts.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

In Kurzversion: ein Balkendiagramm, das Arbeitspakete eines Projekts und deren Zeitbedarf in einen Zusammenhang setzt. Seinen Namen hat es von dem Maschinenbau-Ingenieur und Unternehmensberater Henry L. Gantt.

In einer etwas längeren Variante: Beim Gantt-Chart gibt es eine Spalte, in der untereinander Arbeitspakete eines Projekts aufgeführt werden. Je nach gewünschtem Detailgrad ist alles von der "paketweisen" Darstellung der Projektphasen bis hin zu kleinteiligen Arbeits-Einzelschritten möglich.

Die daneben liegende Zeitachse spiegelt die Gesamtdauer des Projekts wider. In diesem Bereich erstrecken sich die zu den Arbeitspaketen gehörigen Balken und markieren so den jeweiligen Zeitbedarf.

Wenn du dein Gantt-Diagramm sinnvoll strukturierst und den Granulationsgrad dem jeweiligen Projekt anpasst, erhältst du damit einen schnell erfassbaren Überblick über den Gesamtaufwand für das Projekt, den Zeitbedarf der einzelnen Arbeitspakete und ihre Abhängigkeiten untereinander.

Warum benutzt man ein Gantt-Diagramm?

Die Antwort gibt unser einleitendes Beispiel "Projekt Floßbau": Gantt-Charts verwendet man, weil sie so einfach aufgebaut und klar in ihrer Aussage sind. Das vereinfacht nicht nur die Erstellung, sondern auch das Lesen und Verstehen eines Gantt-Diagramms: Wenn du deinen Projektbeteiligten ihre Aufgaben als Gantt-Chart visualisierst, ist eigentlich fast alles auf einen Blick klar. Weitere Gründe, ein Gantt-Diagramm zu benutzen:

• Diese Art der Projekt-Visualisierung benötigt nicht unbedingt dedizierte Software – du kannst ein Gantt-Diagramm auch per Excel-Sheet umsetzen.
• In einem Gantt-Diagramm wird schnell erfassbar dargestellt, welche Arbeitspakete sich zeitlich überschneiden und wo es auf Termintreue ankommt, damit das Projekt nicht ins Stocken kommt.
• Ein Gantt-Chart kann auch Vorgangspfeile aufnehmen, um die Methode des Kritischen Pfades umzusetzen. Ebenso werden Meilensteine durch eigene Symbole (üblicherweise eine Raute) gekennzeichnet.
• Die grundsätzlich einfache Struktur eines Gantt-Diagramms macht es möglich, Zusatzinfos in die Übersicht aufzunehmen – etwa über die geplanten Kosten.

Vorteile und Nachteile von Gantt-Diagrammen

Die Klarheit eines Gantt-Diagramms ist verlockend – und ein guter Grund, es für alle möglichen Projekte einzusetzen. Zugleich kann sie aber auch ein limitierender Faktor sein: Bei großen, komplexen Projekten kann ein Gantt-Chart schon einmal an seine Grenzen stoßen. Wir zeigen, was für und was gegen den Einsatz eines Gantt-Diagramms spricht.

Gantt-Diagramm: Die Vorteile

• Bei kleinen bis mittelgroßen Projekten mit einer überschaubaren Zahl an Arbeitspaketen zeigt ein Gantt-Diagramm auf einfache Weise, was die einzelnen Aufgaben und Meilensteine sind – kurz, wo du gerade jetzt mit deinem Projekt stehst.
• Lineare Abläufe und Projekte, die Schritt für Schritt abgearbeitet werden: Für diese Anwendungsfälle ist ein Gantt-Chart ein tolles Orientierungs-Tool für das Projektmanagement.
• Ein Gantt-Diagramm ist besonders hilfreich, wenn es um zeitkritische Projekte geht.

Gantt-Diagramm: Die Nachteile

• Je umfangreicher dein Projekt ist (oder je kleinteiliger du es aufschlüsseln willst), umso mehr wächst dein Gantt-Diagramm "nach unten". Schlimmstenfalls musst du über mehrere Bildschirmseiten hinweg scrollen – die Übersichtlichkeit ist dahin.
• Die strenge Ausrichtung der Gantt-Diagramme am zeitlichen Ablauf bedeutet auch, dass du von Anfang an eine zumindest ungefähre Vorstellung vom Zeitbedarf des Projekts haben solltest. Wenn es allzu agil wird oder dein Team ein Faible für chaotische Arbeitsweisen hat, kommt ein Gantt-Diagramm schon wegen der linearen Ausrichtung an seine Grenzen.
• Der Fokus auf Arbeitspakete und Zeitaufwand spart bei einem Gantt-Diagramm die Ressourcenplanung völlig aus. Zwar kannst du bei einem Balken des Diagramms auch vermerken, welche Ressourcen dafür benötigt werden. Aber eine solche Info ist rein statisch und hat mit Ressourcenmanagement erst einmal nicht zu tun.

Alternativen zum Gantt-Chart

Im Projektmanagement hast du es natürlich mit Projekten zu tun, die weit über die Planung eines Floßbaus hinausreichen… Was also tun, wenn sich ein Gantt-Diagramm einfach nicht eignet, um dein Projekt sinnvoll abzubilden? Wir haben uns für dich nach Alternativen umgesehen.

Gantt-Diagramm Alternative 1: der Netzplan

Gut, der Netzplan ist eigentlich keine richtige Alternative – sondern vielmehr die bessere Entscheidung, wenn dein Projekt eine gewisse Komplexitätsstufe überschreitet. Der Netzplan ist nicht so streng linear aufgebaut wie ein Gantt-Chart – er vernachlässigt den zeitlichen Aspekt und konzentriert sich auf die Ablauf- und Aktivitäten-Verbindungen zwischen den Arbeitspaketen.

Der Start- und Endpunkt eines Pakets lässt sich aber natürlich durch Zusatzinfos in die Übersicht einbinden. Der Netzplan kann auch komplexere Projekte kompakt darstellen. Oft wird auch zunächst ein Netzplan erstellt, um daraus ein Gantt-Diagramm abzuleiten.

Gantt-Diagramm Alternative 2: das Kanban-Board

Kein Artikel über Projektvisualisierungen ohne Kanban-Tafel! Doch auch dieses Tool ist keine echte Konkurrenz zum Gantt-Diagramm: Das Kanban-Board ist doch eher etwas für agile Projekte, und es stellt das Team und seine Arbeit in den Vordergrund – ist also wieder eher ressourcenorientiert. Kanban-Boards kennen viele Varianten und Ausprägungen.

Am bekanntesten ist eine Tafel mit den drei Spalten "To Do", "Doing" und "Done". In diese Spalten werden – je nach Arbeitsfortschritt – Notizzettel geklebt, auf denen die jeweiligen Arbeitspakete vermerkt sind. Kanban-Boards gibt es natürlich auch digital.

Gantt-Diagramm Alternative 3: das bessere Gantt-Diagramm

So vielseitig und universell einsetzbar ein Gantt-Chart auch ist: Sein zeitlich linearer Aufbau, der meist ohne eingeplante Reserven auskommen muss, macht Veränderungen am Diagramm schwierig. Vor allem dann, wenn auch noch mehrere Teammitglieder berechtigt sind, Änderungen an der Visualisierung durchzuführen.

Spätestens dann wird's oft richtig unübersichtlich. Die Lösung: eine Projektmanagement-Software, die auch in einem dynamischen Projektumfeld deine Gantt-Diagramme im Griff behält. So, wie die folgenden Beispiele.

Software, die Gantt kann

Wer will, kann ein Gantt-Diagramm mit Excel umsetzen. Oder auf dem Whiteboard im Konferenzraum. Aber das genügt dann eben nur für einen ersten Überblick. Dauerhaft durch ein Projekt leiten könnte dich ein solcher Gantt-Chart höchstens in sehr kleinen und / oder starren Projekten. Weil die PM-Wirklichkeit aber meist anders aussieht, brauchst du eine Software, die deine Gantt-Diagramme flexibel und leicht nutzbar macht. 

Agantty

Dieses Web-Tool, bei dem das Gantt-Diagramm schon im Namen mitklingt, ist kostenlos. Was daran gefällt: Zusätzlich zum Gantt-Diagramm gibt es die Möglichkeit, deine Projekte in einem Dashboard anzeigen zu lassen.

Das hebt einige der Gantt-typischen Limitierungen auf – zum Beispiel kannst du hier auch einzelne Mitarbeiter anzeigen lassen. Auf erfolgreich-projekte-planen.de wird Agantty vorgestellt.

MS Project

Deutlich umfangreicher ist MS Project. Das Tool stellt eine komplette Projektmanagement-Lösung dar und bietet Gantt-Charts als eine Visualisierungsmöglichkeit an. MS Project unterstützt die Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten. Auch hier ist Ressourcenmanagement integriert. Mehr zu MS Project auf Wikipedia.de

MindView

Ein interessanter Ansatz: MindView ist grundsätzlich ein Tool zur Erstellung von Mind Maps. Hiermit lassen sich aber auch Projekte darstellen. MindView visualisiert diese, indem es aus einer Mind Map einen Gantt-Chart macht.

Außerdem lassen sich zum Beispiel Aufgabenlisten aus MS Outlook im- sowie Projekte in MS Projekt exportieren. Mehr zu MindView auf Wikipedia.de

Can Do

Klar: Als All-in-one-Tool für dein Projektmanagement versteht sich Can Do auch auf Gantt-Charts. Hierbei kannst du zum Beispiel zwischen Vorgänger- und Nachfolger-Funktionen wechseln. Wenn ein Arbeitspaket verschoben wird, passt sich der Rest entsprechend an.

Die Gantt-Diagramme in Can Do kommen auch mit komplexen Projekten und vielen Abhängigkeiten zurecht. Mehr zu den Can Do-Funktionen auf unserer Infoseite.

Fazit

An Gantt-Charts kommt du im Projektmanagement kaum vorbei; kein Wunder bei deren einfachem Handling und der schnell erfassbaren Struktur. Grundsätzlich sind Gantt-Diagramme bei kleinen, linear ablaufenden Projekten am besten aufgehoben – aber diese Limitierung kannst du mit der passenden Software beheben. Für uns bleibt der gute, alte Balkenplan ein unverzichtbares Werkzeug im Projektmanagement.

Schön der Reihe nach: Unsere Gantt-Links

Wer würde die logische Eleganz eines Gantt-Charts und seine Abläufe gerne stören? Ganz ähnlich sehen wir es mit diesem Beitrag: Wir wollen deinen Lesefluss nicht durch zu viele Links unterbrechen und empfehlen diese Webpages zur weiteren Vertiefung des Themas:

• Erstellen eines Gantt Charts per Excel – Anleitung auf projektmagazin.de
• Die Methode des kritischen Pfades (critical path method, CPM) bei Wikipedia
• Kanban-Board bei Wikipedia