Ist mein hybrides Projekt noch wirtschaftlich?

Agile Projekte sind motivierend für deine Teams, fördern Motivation und Kreativität und machen meistens auch noch Spaß. Aber was ist mit den harten Fakten im Projektmanagement, mit denen du dich eben auch auseinandersetzen musst – etwa der Wirtschaftlichkeit? Das Hybride Projektmanagement gibt Antworten.

Hybrides Projektmanagement, wie es die PM-Software Can Do beherrscht, bringt beide Projektwelten zusammen: Während die einzelnen Teams agil tätig sind und ihre gewohnte Software – meist Jira® – einsetzen, bleibt das Projektmanagement klassisch orientiert und kann sich dank Can Do aus einer umfangreichen Toolbox bedienen, die ihm die harten Fakten zugänglich machen. Funktionen wie ein KI-gestütztes Ressourcenmanagement, Kapazitätsplanung, Risikobewertung oder auch die Wirtschaftlichkeit eines Projekts sind für das Projektmanagement essenziell, werden aber in der rein agilen Welt nicht abgebildet.

Das macht Hybrides Projektmanagement mit Jira® und Can Do so stark: Can Do verschafft Klarheit über jene Projekt-Aspekte, die Jira® alleine seinen Anwendern vorenthalten würde. Zum Beispiel die Frage nach der Wirtschaftlichkeit. Mit Can Do kannst du im Projektmanagement Kosten kalkulieren (und in der Planungsphase eine realistische Budgetplanung aufstellen), während deine agilen Teams weiter wie gewohnt mit Jira® arbeiten.

Wirtschaftlichkeit von Projekten

Die Wirtschaftlichkeit eines Projekts ergibt sich durch das Verhältnis aus Kosten und Nutzen – soweit klar und logisch. Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass es grundsätzlich zwei unterschiedliche Arten von Projekten gibt:

Marktbezogene Projekte lösen einen tatsächlichen Cash Flow aus. Hier wird ein Produkt oder eine Dienstleistung (bzw. jeweils mehrere davon) projektiert, um im Anschluss verkauft zu werden.

Bei internen Projekten geht es weniger um einen pekuniären Erlös, aber auch ihr Projektziel lässt sich ökonomisch beziffern – zum Beispiel, indem bestimmt wird, zu welcher Kosteinsparung ein Projekt führt.

Ganz so trivial ist die Sache mit der Wirtschaftlichkeit also nicht: Der Projektmanager muss zum einen die Kosten eines Projekts genau erfassen können (im Projektmanagement Kosten kalkulieren). Hier wird unter Umständen die Unterstützung von HR nötig – schließlich geht es in Projekten nicht nur um Sachkosten, sondern auch um Personalaufwendungen. Zum anderen muss das Projektmanagement auch den Nutzen eines Projekts quantifizieren können. Das ist dann leicht, wenn das Projekt zum Beispiel die Entwicklung und Produktion einer einzigen Maschine für einen Kundenauftrag umfasst. Geht es aber um ein internes Projekt oder um die Entwicklung des Massenprodukts, benötigt das Projektmanagement externe Unterstützung. So muss etwa bei internen Projekten die auftraggebende Abteilung mitteilen, in welcher Höhe sie Einsparungen erwartet. Und bei langfristigen, marktbezogenen Projekten ist die Hilfe der Marktforschung nötig, die Auskunft über die zu erwartenden Verkäufe geben kann.

Wenn das Projektmanagement neben dem täglichen Brot der Projektsteuerung, Ressourcenverwaltung und Risikoabwendung also auch die Wirtschaftlichkeit im Blick behalten möchte und im Projektmanagement kosten kalkulieren will, gibt es viel zu tun. Aber auch hier hilft wieder einmal das Hybride Projektmanagement mit Can Do weiter …

Can Do und die Projektwirtschaftlichkeit

Wäre es nicht vorteilhaft, wenn sich du und dein Projektmanagement-Team jederzeit im Projektablauf per Mausklick über den aktuellen Stand der Wirtschaftlichkeit informieren könnten? Und das am besten noch übersichtlich grafisch aufbereitet? Auf Basis einer fortlaufenden Wirtschaftlichkeitsprüfung im Projektmanagement? Genau das kann Can Do für dich leisten!

Die Kosten

Ob Sach- oder Personalkosten, Sonderkosten und Fremdleistungen: Bei vielen dieser Kostenfaktoren, etwa bei den Personalkosten, genügt es, wenn du einmal die Basisdaten eingegeben hast. Can Do errechnet zu jedem Projektstand die aktuell aufgelaufenen Kosten. Zahlreiche Posten können auch ganz bequem über der SAP®-Schnittstelle von Can Do importiert werden.

Die Erträge

Große externe Projekte sind oft mit einem Zahlungsplan, also Teilzahlungen, verbunden. Ein solcher Zahlungsplan kann in Can Do als „Finanz-Meilensteine“ hinterlegt werden. Ebenso ist auch auf der Ertragsseite die Anbindung an SAP® möglich.

Projekt-Wirtschaftlichkeit in Echtzeit

Aus der Übersicht von Kosten und Erträgen in Can Do ergibt sich neben der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auch die Möglichkeit der besseren Finanzplanung: Du kannst zum Beispiel in der Zeitschiene erkennen, wie hoch der Vorfinanzierungsbedarf – etwa an Personalkosten – ist, bevor die erste Zahlung erfolgt.

Extra hervorzuheben ist die Fähigkeit von Can Do, solche Betrachtungen in Echtzeit und unabhängig von Zahlungsplänen oder Cash Flow möglich zu machen. Auch hierzu ein Beispiel zum Thema Wirtschaftlichkeitsprüfung im Projektmanagement:

Du und dein Team arbeiten sechs Monate lang an einem Projekt, für das ein Zahlungsplan festgelegt ist, der eine Teilzahlung nach 4 Monaten und eine nach Projektabnahme vorsieht. Würde nun deine Projektmanagement Software lediglich nach tatsächlichem Zahlungseingang vorgehen, wäre die Wirtschaftlichkeit einen Tag vor der ersten Zahlung noch immer bei 0. Das stimmt aber so nicht ganz, denn der Beitrag wird bei diesem Kunden zuverlässig und pünktlich eintreffen. Und auch, wenn du den Restbetrag erst nach Abnahme erhältst, wird dein Projekt rechnerisch schon vorher die Gewinnzone erreichen – irgendwo zwischen Teil- und Schlusszahlung.

Can Do kann auch für ein unfertiges Produkt und noch nicht erfolgte Zahlungen eine Wirtschaftlichkeitsanalyse durchführen: Künftige Zahlungen werden als Obligo betrachtet und gleichmäßig auf die gesamte Projektzeit verteilt. So kann Can Do unabhängig vom Cash Flow die Wirtschaftlichkeit bewerten und den Break Even bestimmen. All das übrigens bilanztechnisch aufbereitet und aktivierbar.

Zusammenfassung

Die Wirtschaftlichkeitsberechnung ist ein weiteres Thema, das Projektmanagern durch das Hybride Projektmanagement mit Can Do leicht zugänglich gemacht wird. Zu jedem Projekt-Zeitpunkt lässt sich bestimmen (und grafisch darstellen), wie es um das Verhältnis aus Kosten und Ertrag in deinen Projekten bestellt ist – sogar unabhängig vom Cash Flow und außerdem bilanzierungskonform. Damit ermöglicht Hybrides Projektmanagement eine ökonomische Kontrolle, wie sie beim agilen PM, solange es alleine eingesetzt wird, so nicht darstellbar ist.