Kapazitäten rollierend planen

Als Projektmanagerin habe ich gelernt, dass ein guter Projektplan der Schlüssel zum Projekterfolg ist – doch er darf nie in Stein gemeißelt sein. Deshalb beginne ich stets mit einem groben Überblick. Der erste Schritt in jedem Projekt ist die grobe mittel- und langfristige Planung (Mehr dazu beim projektmagazin). Dabei setzen wir uns klare Ziele, schätzen den Ressourcenbedarf ab und legen die grobe Richtung fest. Das schafft eine solide Basis, auf der wir aufbauen können. Doch jeder von uns weiß: Der Teufel steckt im Detail. Und genau hier beginnt der entscheidende Übergang in die detailliertere Planung. Mehr zu den verschiedenen Arten der Projekt-Planung finden Sie hier.

Vorreservierung: Das Fundament der Planung

In der mittel- und langfristigen Planung werden Ressourcen und Kapazitäten zunächst auf Abteilungsebene oder Teams über einen längeren Zeitraum grob eingeplant. Man reserviert Kapazitäten – nicht unbedingt auf spezifische Personen bezogen, sondern eher auf funktionale Einheiten. Diese Vorreservierungen dienen dazu, um sicherzustellen, dass die benötigten Ressourcen zum geplanten Zeitpunkt verfügbar sind. Der Fokus liegt darauf, Engpässe frühzeitig zu identifizieren und Ressourcen so vorzumerken, dass sie für kommende Projekte oder Aufgaben bereitstehen. Weiterhin erkennt man hier, ob die gewünschte Arbeitsmenge des Teams oder der Fähigkeiten zu dem geplanten Zeitraum überhaupt vorhanden ist.

Rollierende Detailplanung - Flexibilität im Fokus

Der Übergang der groben in die detaillierte Planung erfolgt rollierend und meist für einen kurzfristigen Zeitraum der kommenden 4, 6 oder 8 Wochen. In dieser Phase konzentriere ich mich darauf, die zuvor grob reservierten Kapazitäten auf konkrete Aufgaben herunterzubrechen. Daher spricht man auch von einer Top-Down-Planung, also vom Groben zum Feinen. Es geht nicht mehr nur darum, ob eine Abteilung genug Kapazitäten hat, sondern darum, welche spezifischen Ressourcen – seien es bestimmte Mitarbeiter, Fähigkeiten oder Rollen – genau benötigt werden. Mit jeder detaillierteren Planung wird das vorreservierte Kapazitätsvolumen weiter abgezogen.

Im Klartext: Die ursprünglich vorreservierten Kapazitäten werden schrittweise aufgebraucht und in konkrete Ressourcen- und Aufgabenpläne umgewandelt.

Wichtig ist hierbei die Flexibilität: Man muss bereit sein, auf Veränderungen zu reagieren, etwa wenn sich Prioritäten verschieben oder unerwartete Herausforderungen auftreten. Ein gutes Ressourcenmanagement-Tool hilft dabei, den Überblick zu behalten und Anpassungen effizient umzusetzen.

Wie sowas in Can Do aussieht, habe ich als Bildergalerie beispielhaft eingefügt:

1 Generische Grobplanung der Ressourcen auf Phasenebene.

2 Grobplanung der reservierten Kapazitäten auf Phasenebene mit ungenauem Aufwand.

3 Generische Grobplanung der Ressourcen auf Arbeitspaket-Ebene.

4 Kapazitäten werden via Abziehfunktion von der reservierten Gesamtkapazität der Phase abgezogen.

5 Detaillierte Ressourcenplanung auf einzelne Mitarbeiter.

Warum eine Detailplanung nicht fürs ganze Projekt sinnvoll ist

Gute Projektmanager wissen, dass Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg ist. Eine Detailplanung für das gesamte Projekt? Das klingt zwar verlockend, ist aber selten die beste Lösung. Ein Blick auf den Outlook-Kalender zeigt, warum: Während die nächsten zwei Wochen oft gut mit Terminen gefüllt sind, sind im übernächsten Monat noch viele Zeitfenster frei. Warum also schon jetzt jede Minute verplanen? In der Projektwelt ändert sich ständig etwas – neue Prioritäten, unerwartete Herausforderungen oder frische Ideen. Es macht wenig Sinn, Ressourcen detailliert für Zeiträume zu planen, die noch zu weit in der Zukunft liegen, da sich in der Zwischenzeit vieles ändern kann. Statt also starr an einem detaillierten Plan festzuhalten, ist es viel klüger, sich Raum für Anpassungen zu lassen. So können wir schnell auf Veränderungen reagieren.

Außerdem: Wollen wir unsere wertvolle Zeit wirklich in endlose Datenpflege stecken? Als Projektmanagerin sehe ich es als meine Aufgabe, meine Energie dort einzusetzen, wo sie den größten Mehrwert schafft – nämlich in der Führung des Projekts, im Lösen von Herausforderungen und im Vorantreiben von Zielen. Ein flexibler Plan gibt uns den Freiraum, genau das zu tun. Lassen wir uns nicht von starren Details einengen, sondern nutzen wir die Freiheit, die uns eine rollierende Planung bietet. So bleiben wir nicht nur auf Kurs, sondern setzen den Fokus genau da, wo er hingehört: auf den Erfolg unseres Projekts!

Fazit

Die Planung ist mehr als eine Momentaufnahme. Die Reise von der groben mittel- und langfristigen Planung zur Detailplanung ist ein fortlaufender Prozess. Es geht darum, Flexibilität zu bewahren und gleichzeitig den Überblick über Kapazitäten und Ressourcen zu behalten. Durch das Vorreservieren und schrittweise Konkretisieren von Kapazitäten sorgt man dafür, dass man stets handlungsfähig bleibt – und das Projekt erfolgreich zum Ziel führt. Investieren Sie in eine robuste Ressourcenplanung, die es Ihnen ermöglicht, flexibel und effizient auf Veränderungen zu reagieren. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur heute, sondern auch in Zukunft die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben.