Mit der Einteilung Deines Projekts in Projektmanagement Phasen vereinfachst Du den zielgerichteten Projektablauf

Die Unterteilung eines Projekts in Projektmanagement Phasen hilft Dir als Manager, Dein Projekt zu organisieren, zu steuern und somit sicher zum vorgegebenen Ziel zu führen.

Warum teilt man ein Projekt in Projektmanagement Phasen ein?

Es gibt mehrere Gründe, ein Projekt in Projektmanagement Projektphasen einzuteilen. In der Übersicht siehst Du die wichtigsten:

Klare Gesamtübersicht durch Projektmanagement Phasen

Durch ein Phasenmodell im Projektmanagement kannst Du komplexe Zusammenhänge einfach überschauen und dadurch die Ressourcen für

• Zeit,
• Personal und
• Budget
  
  

sicher und schnell organisieren.

Präzise Planbarkeit mit den Projektmanagement Phasen

Die Gesamtübersicht erleichtert Dir die präzise Planung der einzelnen Arbeitsschritte. Damit ist es für Dich einfach, die einzelnen Projektaufgaben aufeinander abzustimmen und auf das Gesamtziel optimal auszurichten.

Bedeutende Fehlerreduktion mithilfe der Projektmanagement Phasen

Die auf der Gesamtübersicht basierte, zielgenaue Planung reduziert das Fehlerrisiko. Die Projektmanagement Phasen stellen also sicher, dass Du

• alle Projektabschnitte in die richtige Reihenfolge bringst,
• jede Aufgabe an das passende Team übergibst,
• jedes Team mit den notwendigen Mitteln ausstattest
  und das Projekt somit zum Erfolg führst.
  
  

Die Phasen eines Projekts beim klassischen Projektmanagement

Man unterteilt das klassische Projektmanagement in ein so genanntes “4-Phasen-Modell-Projektmanagement”:

Phase 1: Die Definition

In der Definitionsphase fasst Du die wichtigsten Inhalte eines Projekts übersichtlich zusammen.

Festlegen solltest Du dabei:

• Die Ausgangssituation, in der Du die Rahmenbedingungen bestimmst.
• Die Ziele, die Du mit dem Projekt erreichen willst.
• Den Weg, mit dem Du in Form einer detaillierten Aufgabenstellung die Richtung des Projekts vorgibst.
• Die Durchführbarkeitsprüfung, in der Du beurteilst, ob das festgelegte Ziel auf dem geplanten Weg praktisch erreicht werden kann.
• Die Wirtschaftlichkeit, in der Du überprüfst, ob die erforderliche Investition zum Erreichen des Projektziels wirtschaftlich angemessen ist.
  
  
  

Die Planungsphase ist das Kernstück des Projektmanagements. Es geht dabei um die grundlegende Organisation des gesamten Ablaufs, der die anschließende Durchführung des Projekts erst möglich macht.

Zur Planungsphase zählen folgende Elemente:

• Der Projektstrukturplan
  Der Projektstrukturplan enthält alle Informationen, die zur Steuerung eines Projekts erforderlich sind. Festlegen solltest Du darin insbesondere die einzelnen Verantwortungsbereiche, die präzisen Zeitvorgaben und die vereinbarten Qualitätskriterien.
  
  
• Der Ressourcenplan
  In jedem Projekt sind die Ressourcen ein knappes Gut. In einem Ressourcenplan solltest Du deshalb möglichst genau abschätzen, wie hoch Dein Bedarf an Personal, technischer Ausstattung, Materialien und Räumen ist, um das Projekt erfolgreich durchführen zu können.
  
  

• Der Kostenplan
  In einem Kostenplan ist es für Dich bedeutend, die einzelnen Ausgaben realistisch zu schätzen und dann zu Gesamtprojektkosten zusammenzurechnen. Liegt die errechnete Summe deutlich über dem freigegebenen Budget, solltest Du die Finanzierung mit dem Auftraggeber neu verhandeln. Lässt sich am Budget nichts mehr ändern, könntest Du Leistungen streichen, die das Projektziel am wenigsten gefährden.

• Der Meilensteinplan
  In einem Meilensteinplan ordnest Du die einzelnen Projektaufgaben nach sogenannten Meilensteinen. Als Meilensteine werden dabei wichtige Zwischenerfolge bezeichnet, die den Fortschritt des Gesamtprojekts markieren. An jedem Meilenstein misst Du das erreichte Ergebnis an den Zielvorgaben und bestimmst anhand des Erfolges den weiteren Verlauf des Projekts.

• Das Risikomanagement
  Im Risikomanagement definierst Du die Projektrisiken und bewertest und ordnest diese nach Prioritäten. Mit höherer Priorität betrachtest Du dabei die Risiken, deren Eintreten hoch wahrscheinlich ist oder deren Auswirkung großen Schaden mit sich bringt. Anschließend erstellst Du im Risikomanagement Maßnahmenpläne, um den Gefahren – im Fall der Fälle – bestmöglich entgegentreten zu können.

• Die Projektdokumentation
  Die Projektdokumentation ist für Dich von großer Bedeutung, denn diese enthält alle Pläne und Regeln, die im Verlauf des Projekts erarbeitet worden sind. Die Informationen sind nicht nur für Stakeholder sondern auch für die Teammitglieder wichtig, die neu in das bereits laufende Projekt hineinkommen und die Du daher schnell und umfassend auf den neuesten Stand bringen musst.

Phase 3: Die Realisierung

In der Realisierungsphase setzt Du die Aufgaben systematisch um.

Mit dem Projektcontrolling stellst Du dabei sicher, dass:

• die Richtung des Projekts eingehalten wird,
• das Projekt im Zeitplan liegt,
• das Budget und die Qualitätsstandards eingehalten werden
  
  
  

Basis in der Realisierungsphase ist die lückenlose Kommunikation zwischen den Abteilungen, den Teams und den einzelnen Mitarbeitern. Diese ermöglicht es Dir, das gesetzte Ziel zu erreichen und das Projekt somit erfolgreich abzuschließen.

Phase 4: Der Abschluss

Ist das Projekt abgeschlossen, solltest Du die gewonnenen Ergebnisse und Erfahrungen auswerten und aufarbeiten.

In der Projektabschlusssitzung wären daher für Dich insbesondere folgende Fragen zu beantworten:

• Wurde das gesetzte Ziel in vollem Umfang erreicht und wenn nicht, warum?
• Ist der Auftraggeber mit dem Projekterfolg zufrieden?
• Wie war die Zusammenarbeit im Team und zwischen den Fachabteilungen?
  
  
  

Aus den Erfahrungen des Projekts, die Du in der Projektabschlusssitzung und der Dokumentation festhältst, sammelst Du wertvolle Erfahrungen und Einsichten, die Du für zukünftige Projekte verwendet kannst.

Fazit

Die gekonnte, professionelle Anwendung der Projektmanagement Phasen im Projekt entscheidet häufig über eine gelungene Projektorganisation und somit über den endgültigen Projekterfolg. Das betrifft sowohl agiles Projektmanagement  wie auch hybrides Projektmanagement  oder Multiprojektmanagement.