PM-Software als Vertriebsargument – Teil 1

Wer bei einer/einem Interessent:in eine Dienstleistung anbietet, steckt oft ein einem Dilemma: Das, was angeboten wird, ist eben nicht so greifbar wie ein konkretes Produkt. Dabei könnte man die Angebotsphase von Dienstleistungen durchaus attraktiver – und damit verkaufsorientierter – gestalten: Indem man Interessent:innen bereits bei der Präsentation beweist, wie sehr man Prozesse und Projekte im Griff hat! Can Do-Gründer Thomas Schlereth zeigt in einem zweiteiligen Beitrag, wie eine gute PM-Software (etwa Can Do) Verkaufspräsentationen aufwertet und überzeugender macht.

PM und Vertrieb: für wen ist das ein Thema?

Anbieter von personenbezogenen Dienstleistungen haben es in einem Aspekt weitaus schwerer als Produktanbieter: Das Ergebnis des Angebots ist nicht wirklich sichtbar, sondern ein Versprechen.

Ein Beispiel soll das verdeutlichen: Eine Software, die einem Unternehmen angeboten wird, kann gezeigt und getestet werden. Es können andere Kund:innen des Anbieters gebeten werden, das Produkt im Einsatz zu zeigen. Hier liegt der Vergleich mit einem neuen Auto nah, das erstmal angefasst und zu Probe gefahren werden kann.

Bei Dienstleistungen, etwa von Unternehmensberatungen, Prozessoptimierern, Marketingfirmen, Anwaltskanzleien etc., fällt das das ungleich schwerer. Hier müssen Vertriebsmitarbeitende den Kund:innen eine Vision, eine Idee verkaufen. Diese Vision wird primär über zwei Kanäle transportiert. Der eine Kanal ist das Vertrauen in die Personen des Anbieters, in ihre Seriosität, Professionalität und auch in die Sympathie, die Kund:innen – oder besser die handelnden Personen des Kundenunternehmens – gegenüber diesem Menschen entwickelt. Die Überlegung dahinter ist – meiner Erfahrung nach – intrinsisch motiviert. Schließlich muss mit diesen Personen über einen längeren Zeitraum – die Projektlaufzeit – zusammengearbeitet werden. 

Der andere Kanal ist der Inhalt des Angebots, das der Kundin bzw. dem Kunden unterbreitet wird.

Der Vertriebsprozess

Anbahnungsprozesse für Geschäfte sind beliebig komplex und langwierig und unterscheiden sich stark – abhängig von den Branchen. Aber früher oder später kommt es zu einer oder mehreren Präsentationen mit dem Kundenunternehmen. Dabei werden das Konzept und die Vorgehensweise des
angebotenen Vorhabens dargestellt. Darin geht es sehr stark darum, dass die Personen, die über das Geschäft beim Kunden entscheiden, das Angebot inhaltlich verstehen und es deren eigenen Interessen entspricht. Ein Negativbeispiel: Reform- oder Sanierungsprojekte, die letztendlich den Wegfall eines nicht mehr zukunftsorientierten Bereichs zur Folge haben, werden bei dem zuständigen Bereichsleiter / der Bereichsleiterin in dieser Präsentation keine Begeisterung hervorrufen. Viele Branchen mit unterschiedlichsten Themen haben diese Erfahrung in den letzten Jahren gemacht. Der Bereichsleiterin „Getriebe“ bei einem Autohersteller Elektroautos schmackhaft zu machen, dürfte ähnlich schwierig sein, wie dem IT-Chef die "Cloudifizierung" seines Bereichs mit dem geplanten Wegfall von 80% seines Personals.

Es ist also sehr wichtig, dass die Entscheider:innen des Kunden sich das Ergebnis und – vor allem – den Weg dorthin sehr gut vorstellen können. Nur wenige Menschen denken vom finalen Ergebnis her, sondern eher in Schritten nach vorne. Jeder dieser Schritte muss verständlich, realistisch und nachvollziehbar sein. Und genau an dieser Stelle entsteht ein Problem, das manchmal geradezu zu Heiterkeit führt.

Der Weg zum Ziel

Zugegeben, ich arbeite für einen Hersteller von Projekt- und Ressourcenmanagementsoftware und kenne mich mit den Themen recht gut aus. Wenn einer unserer Anbieter aus dem oben erwähnten Zielkreis ein Projektangebot an uns macht, entsteht eigentlich immer folgende Situation:

• Inhaltlich werden in PowerPoint die fachlichen Themen ausgezeichnet dargestellt. Das Unternehmen, dass sein Projekt präsentiert, erscheint fachlich sehr kompetent und das Angebot ist in Preis und Leistung passend.
• Wenn das Angebot durch den Anbieter vor der Geschäftsleitung dargestellt wird, ist dies ein Extrakt der besten Anbieter, die intern von den eigenen Fachleuten ausgewählt wurde. Fachlich können sich die Entscheider:innen ein grobes Bild machen, die tatsächlich fachliche Beurteilung des Angebots ist schwierig bis unmöglich.
• Es bleiben häufig zwei „neutrale“ Themen für die Entscheider:innen übrig, die sie wirklich durchschauen können. Das sind der Preis und die Laufzeit des Projekts.
  
  

Der Angebotspreis und der Projektablauf

Der Angebotspreis wird von guten Vertriebsleuten im Vorfeld so gestaltet, dass er nicht völlig unrealistisch – in die eine oder andere Richtung – ist. Aber, der Preis muss auch zum Ablauf des Projekts passen. Und hier kommt dann der Projektplan, der immer auch mit dargestellt wird, ins Spiel.

Was mir hier als Entscheider bei Can Do, als Beirat, Lenkungsausschuss oder Berater bei Firmen gezeigt wurde, wäre eine Comedy-Serie wert …

Wie erwähnt: Ich beschäftige mich beruflich mit Projektplänen und habe hier einen besonders kritischen Blick, aber ein wenig besser als das Meiste, das hier dargestellt wurde, könnte es schon sein.

Es fängt häufig mit einer Meilensteinplanung an, die in PowerPoint „gezeichnet“ wurde. Inklusive genauer Termine, immer schön zum Anfang eines Monats oder Quartals. Dazwischen gemalte Balken und in manchen Fällen noch eine gezeichnete Tabelle links, mit der die groben Schritte beschriftet werden. Auch beliebt sind Exceltabellen, in denen Zellen farbig „ausgemalt“ werden. Die X-Achse entspricht dann den Wochen und Monaten. Höhepunkte sind einfache Tabellen, bei denen einfach die Schritte in einer Liste stehen, die Termine in einer Tabelle daneben.

Solche Präsentationen umfassen häufig sehr viele Folien, der Projektablauf meistens nur eine Folie.

Darum schafft professionelles Projektmanagement bei einer Präsentation Vertrauen

Alle Entscheider:innen in den Firmen haben mehrfach die Erfahrung gemacht, dass die Versprechen einer Vertriebspräsentation des Anbieters in der Realität häufig nicht eingehalten werden. Es ist auch klar, dass der Anbieter keine Risikoanalyse darstellen wird, die nachweist, dass das Angebot in der gezeigten Form ohnehin nicht funktionieren kann.

Zeitliche Risiken bedeuten meistens auch Risiken im Aufwand. Werden diese Risiken in der Angebotsphase eingepreist, wird das Angebot zwar realistischer, aber eben auch teurer. Die Mitwirkungspflicht des Kundenutnernehmens bei dem Projekt – meistens der entscheidende Faktor für den Projekterfolg – wird kleingerechnet. Es herrscht die Denkweise vor "Der Anbieter macht das schon …"

In diesem Themenumfeld spielen zwei Faktoren, die bereits weiter oben erwähnt wurden, eine entscheidende Rolle: Vertrauen und Professionalität. Das anbietende Unternehmen muss nicht nur fachlich sehr gut auf seinem Gebiet sein; das sind die meisten ohnehin. Es muss auch das Vertrauen ausstrahlen, das Projekt kompetent und technisch hochwertig zu managen. Hier kommt also eigentlich eine andere fachliche Kompetenz ins Spiel – das professionelle Projektmanagement.

Egal, wie gut ein Anbieter tatsächlich ist: Wenn die Entscheider:innen nicht das Vertrauen entwickeln, dass der Anbieter das Projekt auch organisiert bekommt, wird er nicht den Zuschlag erhalten. Zumindest aber bleiben erhebliche Zweifel bestehen, die die Zusammenarbeit trüben werden.

In vielen Fällen kommt es dann überhaupt nicht zu einer Entscheidung durch den Kunden oder die Kundin. Vielmehr wird das Thema vertagt. Nicht, weil der Anbieter fachlich nicht überzeugen kann oder der Bedarf beim Kundenunternehmen nicht mehr vorhanden ist, sondern weil das Vertrauen in die realistische Umsetzungsfähigkeit des Anbieters fehlt.

Die Planung solcher Dienstleistungsprojekte muss also mehr als eine kurze Folie umfassen. Der Anbieter muss zeigen, dass er das Projekt nach allen Regeln der Kunst abwickeln wird, nicht nur fachlich. Sondern eben auch organisatorisch. Die Entscheider:innen müssen aufgrund einer hochwertigen Planung verstehen oder wenigstens vertrauen, dass der Anbieter im Projektmanagement sehr gut ist. Vielleicht sogar besser als die Personen im eigenen Unternehmen.

Elemente einer professionellen Projektpräsentation

Im gesamten Vertriebsprozess wird vor allem auf die fachlichen Fähigkeiten des Anbieters geblickt. Einen wesentlichen Anteil an einem erfolgreichen Projekt haben aber auch die realistische Planung und die Steuerung des Projekts durch den Anbieter.

Gute Projektarbeit besteht aus guten Projektmanagern und guten technischen Werkzeugen zur Projektsteuerung. Gute Projektmanager:innen sind ausgebildet oder, besser noch, zertifiziert. Sie haben Ihre Expertise nachgewiesen und das Fachgebiet Projektmanagement erlernt. Dieses Wissen darf nicht mit Erfahrung oder „wir machen das schon“ in dieser Phase verwechselt werden.

Ein Marketing- oder Beratungsprojekt, bei dem die ausführende Projektleitung bei einer der gängigen Organisationen zertifiziert ist, schafft bei den Entscheider:innen ein Ausmaß an Vertrauen, das manche von ihnen nicht in die eigenen Projektleiter hat.

Warum also nicht auf einer Folie darstellen, dass der/die Projektleiter:in zertifiziert ist und eine Projektstellvertretung hat, die übernimmt, falls die Projektleitung ausfällt? Vielleicht, weil der Anbieter keine ausgebildeten Projektleiter:innen hat? Eine Firma, die ihr Geld damit verdient, anderen Firmen Projekte zu verkaufen und auf diesen Aspekt keinen Wert legt?

Als Entscheider kann ich von einer Unternehmensberatung, die mein Unternehmen im Bereich der Geschäftsprozesse im Rahmen eines Projekts berät, erwarten, dass die Projektmanager:innen Profis sind. Einen Hinweis darauf gibt mir ein Zertifikat.

Die Projektorganisation ist kein unwesentlicher Nebeneffekt, sondern essentiell für den Projekterfolg. Dazu gehören voll verantwortliche Projektleitende seitens des Kunden und des Anbieters. Der Rechte und Pflichten müssen klar geregelt sein, um Kompetenzstreitigkeiten zu vermeiden. Darüber muss es immer eine Projektlenkungsausschuss geben, der wie ein Aufsichtsrat mit Entscheidungsgewalt eingreifen kann. Er muss klar informiert werden; entweder zyklisch oder – wenn die entsprechende Projektplattform zur Verfügung steht – in Echtzeit, wann immer er will.

Die Projektorganisation ist auf jeden Fall eine Folie wert! Zeigt Sie doch bei der nächsten Projektpräsentation die Rollen der Personen im Projekt, deren Rechte und Pflichten auf.

Projektplanung ist ein möglichst realistischer Blick in die Zukunft. Eine solche Planung ist mehr als farbige Excel-Zellen oder Kästchen in PowerPoint. Der Plan zeigt allen Personen auf, wann und wie etwas zu tun ist, auf welche Ziele sich das Team konzentriert (Meilensteine) und wer in dem Projekt welche Tätigkeiten ausführt. Die Projektplanung zeigt weiter die Abhängigkeiten der Phasen und Arbeiten eines Projekts. Hier wird klar gezeigt, dass die Freigabe eine Teilprojekts durch „Stakeholder“ z.B. schon im Juni erfolgen muss. Wenn eine:r der Entscheider:innen dafür aber gerade mal keine Zeit hat, wird das den gesamten Ablauf zeitlich gefährden. Das schafft Aufmerksamkeit, Verbindlichkeit und Vertrauen – allesamt Aspekte, die für einen erfolgreichen Abschluss des Geschäfts so wichtig sind.

Meilensteine sind die Fixpunkte eines Projekts. Kein:e Entscheider:in kann detaillierte Arbeiten im Projekt beurteilen oder bewerten. Phasen (als Vorgänger dieser Meilensteine) müssen klar und nachvollziehbar formuliert sein, und zwar im Sinne und Verständnis der Entscheidenden. Eine Projektphase, die mit kryptischen Fachbegriffen oder – schlimmer – Abkürzungen arbeitet, um die herausragende fachliche Kompetenz des Anbieters zu demonstrieren, ist kontraproduktiv. Diese kryptischen Bezeichnungen zeigen vielleicht auch auf, dass es nicht darum geht, die Personen, die das Geld freigeben, seriös zu informieren, sondern entweder anzugeben oder zu verwirren. "Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler."

Menschen können sich eine ferne Zukunft nicht detailliert vorstellen. Jeder Kalender ist zeitnah mit vielen Terminen gefüllt. Diese werden aber immer weniger, wenn die zeitliche Sichtweise zunehmend länger wird.

Ein Projekt läuft aber über Monate oder Jahre. Hier müssen wenige, aber klare Meilensteine platziert werden. Deren Ergebnisse müssen meßbar und verständlich sein. Diese zukünftigen Meilensteine exakt auf einen Tag zu platzieren, ist eigentlich lächerlich. Dieses Vorgehen wird aber häufig damit begründet, dass die Software, mit der die Planung erstellt wird, keine ungenauen Termine wie "4. Quartal" oder "Oktober" beherrscht. Realistischer werden diese Termine dadurch nicht.

Jede Planung eines Dienstleistungsprojekts ist abhängig von den verfügbaren Personen und deren Fähigkeiten. Da die Unternehmen – Auftraggeber und Auftragnehmer – meistens zusammenarbeiten müssen, sind diese Kapazitätsinformationen ausschlaggebend für eine zeitlichen Projekterfolg.

Die Präsentationen vieler Anbieter beschränken sich meistens auf Aufwände in Personentagen für das jeweilige Thema. Wer das konkret ist, ob diese Person die fachlichen Anforderungen erfüllt und überhaupt verfügbar ist? Darüber schweigen die Folien.

Dies gilt für beide Seiten: Auch der/die Auftragnehmer:in muss die benötigten Ressourcen bereitstellen  – und dies erfordert eine realistische Kapazitätsplanung. In meiner Branche ist dies ein systemimmanentes Problem. Unsere Kund:innen kommen eben genau zu uns, weil sie keine gute Kapazitäts- uns Skillplanung haben. Da unsere Projektmanager:innen dies aber wissen, preisen wir das in der Planung ein und stellen das auch dar.

Eine typische Folie einer guten Präsentation ist also eine Auslastungsplanung von handelnden Personen oder Teams über den Projektverlauf, die auch validiert und bestätigt wurde. Das ist mit Excel nicht seriös möglich, sondern muss mit einer Projekt- und Ressourcenmanagementsoftware erstellt werden.

So gehört also zu einer Präsentation für ein Dienstleistungsprojekt mehr als nur die eine Folie zum Projektablauf! Was Sie darstellen sollten:

• Das Team, welches das Projekt leitet, mitsamt einem Nachweis seiner Fähigkeiten im Projektmanagement
• Die Projektorganisation mit allen Gremien und allen Rechten und Pflichten
• Eine nachvollziehbare Phasen- und Meilensteinplanung
• Eine glaubwürdige Kapazitätsplanung aller handelnden Personen, die auch die benötigten Fähigkeiten beinhaltet

Mein guter Freund, Dr. Roland Ottmann, würde jetzt noch einige Folien mehr fordern – ist er doch ein absoluter Fachmann für Projektmanagement. Er wird natürlich eine Risikoplanung vermissen, einen exakten Kostenverlauf, schwerwiegende Methoden anführen wie Earned Value als Bewertungsinstrument, Meilenstein-Trend-Analysen als Vorwarnsystem und so weiter. Das ist alles richtig, aber wir sprechen hier von einer Angebotspräsentation. Diese Analysen und präventive Werkzeuge erhöhen sicher die Seriosität der Präsentation. Zeigen sie doch, dass der Anbieter sich mit dem Projekt wirklich ernsthaft auseinandergesetzt hat. Allerdings darf nicht vergessen werden, das das fachlich inhaltliche Angebot immer noch im Mittelpunkt steht. Risiken und Kostenverläufe können durchaus erwähnt werden, aber sie können die Entscheider auch nervös machen: Diese möchten ja fest an den Projekterfolgt glauben. Da stören Risiken nur. Sitzen in dem Entscheidergremien aber Projektmanagementprofis, werden diese nach solchen weiteren Informationen fragen! Das kommt selten vor, aber man sollte vorbereitet sein und solche Folien bei Bedarf in der Hinterhand haben.

Fazit: Präsentationen, Projekte und PM Software

Wer seine Interessent:innen überzeugen will, sollte ihnen also im Rahmen einer Verkaufspräsentation einen transparenten Einblick in die geplante Projektabwicklung gewähren. So wird den zukünftigen Kund:innen schnell klar, dass Sie wissen, wovon Sie reden – und bestens für den Auftrag aufgestellt sind. Im zweiten Teil geht Thomas Schlereth der Frage nach, weshalb diese Art der Präsentation nicht schon lange Standard ist und berichtet aus seinem reichen Erfahrungsschatz, wie Verkaufspräsentationen besser nicht laufen sollten.

Sie möchten schon jetzt alles über Hybrides Projektmanagement, Can Do und den erfreulichen Einfluss des PM auf den Vertrieb wissen? Lassen Sie sich von uns unverbindlich beraten – nehmen Sie einfach Kontakt auf!

Unser Blogpost-Zweiteiler in der Übersicht:

• Teil 1: Warum eine gute Projektpräsentation Angebote attraktiver macht
  (dieser Beitrag)
• Teil 2: Aus dem Erfahrungsschatz: Beispiele, wie man es nicht macht