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Eine gut durchgeführte, professionell angelegte Projektorganisation ist die Voraussetzung für jedes Projekt, das ein Erfolg werden soll. Projekte zu organisieren, ist in erster Linie die Aufgabe des Projektmanagements. Nur die richtige Projektorganisation stellt sicher, dass ein Projekt mit dem vorgesehenen Budget und in der geplanten Zeit – nicht nur zum Teil – zu dem gewünschten Ziel führt.
Was ist mit Projektorganisation bezogen auf Projektmanagement gemeint?
Im Projektmanagement fasst die Projektorganisation alle notwendigen Schritte zusammen, um ein Projekt aufzubauen, zu strukturieren und auch für die Projektleitung die Verantwortlichkeiten aller Projektmitarbeiter zu regeln.
Organisation heißt in diesem Zusammenhang:
- die Komplexität zu verringern,
- den Umfang überschaubar und handhabbar zu halten,
- die Zeitvorgaben und die Zwischenziele zu definieren wie auch
- die einzelnen Teams aufeinander abzustimmen.
Damit sorgt die Organisation in erster Linie dafür, dass das Projekt durch sein Management / seinen Leiter / die Projektleitung schnell und sicher zu dem gewünschten Abschluss geführt wird.
Was sind typische Formen der Projektorganisation?
Als Projektorganisation Einführung ist vor allem die reine Frage nach Formen der Projektorganisation zu beantworten.
Es gibt drei Projektorganisationsformen, bei denen jede ihre Vorteile und ihre Herausforderungen für die Projektmitarbeiter und die Projektleitung hat. Die passende Form und den passenden Teil auszuwählen, ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements.
Die Funktionale Organisationsstruktur
Die funktionalen Projektorganisationsform ist in einer Abteilung angesiedelt. Der Fachmanager hat deshalb eine höhere Autorität als der eigentliche Projektleiter.
Die Projektorganisation Vorteile dieser Struktur sind:
- volle Ressourcenkontrolle, daher
- schnelle Problemlösung,
- einfache Kommunikation und motivierte Mitarbeiter
Herausforderungen können sich ergeben, da bei der funktionalen Organisationsform:
- Zugang zu den Experten außerhalb der Funktionsabteilung schwierig sein
kann; - die Loyalität der Mitarbeiter mehr bei der Fachabteilung und weniger bei
dem Projektteam, beim Leiter oder im Management liegt; - bei größeren Projekten der gesamte Projekterfolg von der harmonischen
Zusammenarbeit vieler funktionaler Projektmanager abhängt; - ohne eine stabile Vernetzung mit anderen Abteilungen der Blick für das strategische Gesamtziel zum Teil verloren gehen kann.
Am besten geeignet ist die funktionale Organisation daher für kleine, überschaubare Teams mit einer klar definierten Aufgabe für die Projektmitarbeiter. Bei großen Projekten sollte deshalb eine andere Organisationsform, auch im Sinne der Projektleitung, gewählt werden.
Die projektbezogene Organisationsstruktur
Bei der rein projektbezogenen Struktur werden die Teams speziell für das jeweilige Projekt zusammengestellt. Der Projektmanager hat dabei die alleinige Autorität und bestimmt als Leiter durch sein Management den gesamten Projektverlauf.
Zu den Vorzügen dieser Organisationsform gehören:
- Kontrolle über den Projektverlauf und das Team,
- alle Ressourcen sind für das Projekt bestimmt, daher
- einfache Planung von Aufgaben und Verfügbarkeiten,
- starker Identitätssinn und gute Teamkultur.
Die projektbezogene Organisation bringt auch Herausforderungen mit sich, da
- ein komplettes Team für ein Projekt bereitzuhalten, hohe Kosten verursacht;
- die Rückkehr der Teammitglieder in ihre funktionalen Tätigkeiten nach dem
Projektabschluss schwierig – oder sogar unmöglich – sein kann; - der hohe Ressourcenverbrauch es dem Unternehmen schwer macht,
mehrere projektbezogene Strukturen gleichzeitig zu betreiben;
Diese Projektstruktur ist deshalb nur für reine Großprojekte ratsam. Die Struktur ist auf der Managementebene einfach und kann bestens dazu genutzt werden, um eigene Führungsqualitäten auszubauen.
Die Matrix Organisationsstruktur
Bei der Matrixstruktur werden die Ressourcen der Projektmitarbeiter zwischen der üblichen Arbeit und der Projektarbeit aufgeteilt. Oft tragen dann der Funktionsmanager und der Projektmanager gemeinsam die Verantwortung. Der reine Projekterfolg in der Struktur einer Matrix hängt deshalb entscheidend und in erster Linie von der Kooperationsfähigkeit der beiden Projektmanager / Leiter ab.
Die Vorteile der Matrix-Projektorganisation sind:
- die hohe Effizienz, mit der die Ressourcen stets vollständig genutzt werden.
- die große Flexibilität durch die Matrix, an vielen Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten.
- die schnelle Reaktionsfähigkeit, mit der sich das Team auf Veränderungen
einstellt. - die Herausforderungen
Die Matrix-Struktur bringt auch Herausforderungen, da
- bei zu vielen Aufgaben, die gleichzeitig erledigt werden sollen, die
Mitarbeiter in der Matrix Struktur schnell überlastet werden können;
- die beiden Projektmanager es nicht schaffen, kooperativ im Management
zusammenzuarbeiten, ist Streit um Ressourcen und Prioritäten unvermeidbar.
Die Matrixstrukturen sind aufgrund ihrer Flexibilität sehr beliebt. Wichtig bei dieser Matrix Organisationsform ist es allerdings, dass im fachlichen wie auch im projektbezogenen Anteil der gleiche Projektmanagement-Lebenszyklus und dieselbe Methodik genutzt werden. Das macht den Wechsel zwischen den beiden Projekten für die Teammitglieder einfach.
Welche Organisationsstruktur für das anstehende Projekt die richtige für alle Projektmitarbeiter ist, ist die Entscheidung des Projektmanagers und sollte daher im Einzelfall getroffen werden.
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Fazit
Eine gelungene Projektorganisation sichert in erster Linie den Verlauf des gesamten Projekts. Sie bietet dem Management des Projekts die Basis, weist die Richtung und erleichtert die Zusammenarbeit der Projektmitarbeiter. Eine professionelle Organisation für die Leiter ist deshalb von entscheidender Bedeutung für den Projekterfolg, getragen durch alle Projektmitarbeiter.
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