Projektpläne richtig erstellen

"Projekte planen in Excel? Wer macht denn sowas?" Tatsächlich viel mehr Projektmanager/innen, als Du vielleicht glaubst … Dabei ist es gar nicht so schwierig, Projekte richtig zu planen, wenn man die passenden Tools hat und sich eine sinnvolle Strategie zurechtlegt!

Wir zeigen Dir, wie Du Projekte so planst, dass Du sie nicht ständig an eine veränderte Realität anpassen musst – und wie Du Dir das Projektmanagement damit viel leichter machst!Wer plant, kommt leichter durchs Leben! Egal, ob Du einen gelungenen Ausflug ins Blaue planst und dabei nichts dem Zufall überlassen möchtest oder ob Du in Deiner Rolle als Projektmanager/in erfolgreiche Projekte verwirklichen möchtest:  Immer geht es um die richtige Planung, die perfekt aufeinander abgestimmten Aufgaben und das korrekte Timing.

Wenn Du Deine Projekte effizient planen – und mit einem idealen Projektverlauf belohnt werden – willst, haben wir ein paar Tipps für Dich! Aber zunächst, als kleines Warm-up, widmen wir uns der Begriffsklärung:

Was ist Projektplanung?

"Na, das ist einfach!", wirst Du denken, "Das ist halt die Planung, die einem Projekt vorausgeht …" Schon richtig, aber es geht um mehr! Projekte planen (statt sie einfach hemdsärmelig anzugehen) bedeutet, dass Du die komplexen Herausforderungen von Projekten strukturierst, in einen geregelten Ablauf bringst und sie auf diese Weise meisterst.

Außerdem ist die Projektplanung fester Bestandteil eines geregelten Projektablaufs und steht zwischen Definition und Durchführung des Projekts.

Projekte richtig planen bedeutet, dass Du zu jedem Zeitpunkt und in jeder Phase Deines Projekts eine Benchmark und eine Leitlinie zur Verfügung hast und damit prüfen kannst, ob noch alles so läuft, wie Du es gerne hättest.

Wesentlicher Bestandteil der Projektplanung ist die Mitarbeiterplanung bzw. die Zuweisung der Ressourcen, also das Ressourcenmanagement. Realistisch abgebildet trägt es unmittelbar zum Projekterfolg bei.

Wie plant man Projekte richtig?

Ganz klar: mit viel Zeit! Tatsächlich wird bis zu einem Viertel der gesamten Projektzeit für die Planung verwendet. Sorgfalt zahlt sich hierbei aus: Je besser die Planung, umso weniger muss später nachjustiert werden. Hier ein paar Punkte, die Du ebenfalls beachten solltest:

• Ein Projekt besteht nicht nur aus Aufgaben – entscheidend sind die beteiligten Mitarbeiter! Überleg Dir also sorgfältig, aus welchen Personen Dein(e) Team(s) bestehen soll(en).
• Vergiss nicht, Meilensteine zu setzen! Sie sind bedeutend, um den Projektfortschritt zu messen, und stellen eine wichtige psychologische Komponente für die Teammotivation dar.
• Achte auf frühe und vollständige Kostenplanung: Wenn Dein Projekt am Ende bewertet wird, wird sein Erfolg auch daran gemessen, wie umfangreich die Nachkalkulation war.
• Ebenfalls wichtig: Plane immer wieder Puffer ein. Damit nicht Dein ganzes Projekt ins Wanken kommt, nur weil eine Aufgabe einmal etwas länger dauert.
  
  

Warum sind gute Projektpläne so wichtig?

Zu jedem Projekt gehören Stakeholder mit teilweise unterschiedlichen Erwartungshaltungen an das Projekt, seine Durchführung und das Projektergebnis. Diese Stakeholder, die es beim Projekte planen zu berücksichtigen gilt, sind zum Beispiel:

• die Kunden bzw. interne Abteilungen / Auftraggeber
• das Projektmanagement
• (externe) Berater
• die durchführenden Mitarbeiter und ihre Teamleiter

Wenn Du beim Planen Deiner Projekte diese Interessenvertreter und ihre Ansprüche früh genug einbeziehst, kannst Du spätere Reibungsverluste vermeiden. Und wenn Du Deine Projekte online planst und zur Verfügung stellst, kann sich jeder Beteiligte stets über den aktuellen Stand informieren – was Dir eine Menge Rückfragen ersparen wird.

Was gehört alles zu einem guten Projektplan?

Die allgemeine Struktur, der zeitliche und funktionale Ablauf, die Verteilung von Ressourcen und der Einsatz von Personal: All das (und noch mehr) sind Beispiele, was beim Projekte planen berücksichtigt werden muss. Deshalb ist es hilfreich, wenn das Projektmanagement beim Projekte planen einzelne Schritte aufsetzt. Diese sind üblicherweise:

• Ein Projektstrukturplan, für den Du alle nötigen Aktivitäten ermittelst, diese in Arbeitspaketen bündelst und dem Projekt eine Gesamtstruktur gibst.
• Ein Projektablaufplan: Hier werden die Arbeitspakete in eine Reihenfolge gebracht. Du musst einschätzen, welche einzelnen Schritte parallel und welche nur nacheinander abgearbeitet werden können. Im Ablaufplan legst Du auch fest, welche Aufgabe jeweils zwingend abgeschlossen sein muss, damit's weitergehen kann.
• Der Terminplan: Ob Du Dir, was am einfachsten geht, eine Terminliste erstellst; ob Du ein Balkendiagramm einsetzt oder doch einen Netzplan brauchst, bei dem jeder Projektvorgang als Knoten dargestellt wird: Der Umfang Deines Projektes und Deine persönlichen Präferenzen entscheiden, welche Form der Terminplanung beim Projekte planen am besten passt.
• Die Planung der Ressourcen: Beim Projekte planen spielen die verfügbaren (oder auch neu zu beschaffenden) Ressourcen eine tragende Rolle. Zu den Ressourcen, die Du berücksichtigen solltest, gehören zum Beispiel Personal, Material, Betriebsmittel und externe Leistungen.
• Die Kosten- und Budgetplanung, die wiederum die Kosten für beispielsweise Personal, Material, Betriebsmittel und externe Leistungen umfasst.
  
  

Wie sollte ein Projektplan aussehen?

Grundsätzlich bleibt das natürlich den Projektmanagern und -managerinnen überlassen, die die Projekte planen. Aber wenn Du Dir die vorherigen Punkte ansiehst, wirst Du mit uns übereinstimmen: Excel ist eine tolle Tabellenkalkulation – aber Dein Projekt besteht eben nicht nur aus  Kalkulation. Gerade, wenn Du Projekte agiler planen willst und den Informationsfluss zu den Stakeholdern des Projekts verbessern möchtest, empfiehlt es sich, Projekte online zu planen und zu managen. Dabei unterstützt Dich eine dedizierte Projektmanagement Software wie Can Do. 

Wie hilft Dir Can Do beim Planen von Projekten?

Projekte planen ist ein bedeutender Bestandteil der Arbeit im Projektmanagement. Umso wichtiger ist es, dass Dich Deine Software zur Projektplanung an den richtigen Stellen unterstützt. Hier einige Beispiele für Funktionen in Can Do, die Dir beim Projekte planen die Arbeit leichter machen:

• Entscheidungen während des laufenden Projekts werden nicht intuitiv, sondern aufgrund einer soliden Datenbasis getroffen.
• Die Risiko-Simulation zeigt Dir, welche Projektschritte noch ein wenig haken.
•  Mit Can Do haben alle Projektbeteiligten stets ein erreichbares Ziel vor Augen; ihre individuellen Projektfortschritte werden visualisiert. Das stärkt Motivation und Engagement des gesamten Teams.
• Eine integrierte Checkliste zeigt schnell und übersichtlich, was gerade zu tun ist.
• Wir haben auch noch ein paar Beispiele aus der Praxis integriert, anhand derer Du Deine Projekte planen kannst – schnell, einfach und akkurat.