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Eine Projektumfeldanalyse (PUMA) bietet Dir und dem Management eine Übersicht über Erwartungen und Chancen für das anstehende Projekt Deines Unternehmens. Sie ist damit ganz im Sinne der Stakeholder und die unverzichtbare Voraussetzung für Deinen Projekterfolg.
Jedes Projekt ist immer nur ein Teil eines großen Ganzen. Es steht nie für sich allein da. Deshalb ist es für Dich und Dein Unternehmen sehr wichtig, für das gewünschte Ziel bereits bei der Projektplanung das Projektumfeld Deines Projekts genau zu kennen. Diesen Überblick für Deinen Plan liefert Dir die Projektumfeldanalyse.
Was ist die Projektumfeldanalyse?
Die Projektumfeldanalyse (PUMA) beurteilt für die Projektplanung die gesamte Umgebung eines Projekts, also alle Einflussfaktoren, die für den Projekterfolg relevant sind.
Zu den Einflussfaktoren im Projektumfeld gehören beispielsweise:
- das Projektmanagement und die einzelnen Projektteams,
- der Auftraggeber und seine Interessen,
- die Stakeholder und das Management,
- die Projektrisiken und die Maßnahmen zu ihrer Kontrolle,
- die Wettbewerber, Behörden und Betriebsräte mit ihren Interessen und
Vorschriften wie auch - weitere Personen, die von dem Projekt über die Zeit hinweg direkt oder indirekt betroffen sind.
Die PUMA beantwortet damit die für Dein Unternehmen grundlegende Frage: Kann das Projektziel erreicht werden, welche Faktoren sowie Maßnahmen nehmen Einfluss und wie wahrscheinlich ist sein Gelingen?
Warum ist es wichtig, die Erwartungen und Chancen vor Projektstart zu erheben?
Ist das gesetzte Projektziel mit hoher Wahrscheinlichkeit in der gewünschten Zeit erreichbar, liefert Dir die PUMA die Grundlage für die darauffolgende Projektstrukturierung.
Darin werden dann
- die Chancen, Risiken und Erwartungen des Projekts berücksichtigt,
- das richtige Vorgehen festgelegt und
- die notwendigen Maßnahmen für das Ziel getroffen,
um das Projekt im Interesse der Stakeholder, des Managements und des Unternehmens zielgenau abschließen zu können.
Deshalb solltest Du die Projektumfeldanalyse bereits vor Beginn des Projekts im Rahmen der Projektplanung durchführen.
Was sind die Projektumfeldanalyse Vorteile?
PUMA bietet Dir bedeutende Vorteile sowohl vor wie auch nach dem Projektstart.
Die wichtigsten Vorzüge vor dem Start eines Projekts sind:
- den notwendigen Überblick über die wichtigen Einflussfaktoren erhalten,
- die anstehenden Veränderungen im Branchenumfeld identifizieren,
- die gegenwärtigen und die zukünftigen Chancen und Risiken erkennen,
- anhand von technologischen Prognosen Herausforderungen im Plan entdecken,
- auf der Grundlage der gesammelten Informationen die richtige Projektstrategie und die passenden Maßnahmen entwickeln.
Nach dem Projektstart hilft Dir die PUMA, den Verlauf Deines Projekts bis hin zum seinem Ziel nach Bedarf anzupassen. Möglich wird es vor allem dadurch, dass die Umfeldanalyse Dein Verständnis für den Markt deutlich verbessert und es Dir und Deinem Unternehmen somit einfach macht, die Marktsituation längere Zeit im Auge zu behalten.
Was sind die wichtigsten Projektumfeldanalyse Kriterien?
Es gibt im Projektumfeld einige Kriterien für die PUMA, die Du – auch im Sinne der Stakeholder und des Unternehmens – beachten solltest und die starken Einfluss nehmen.
Diese das Ziel beeinflussenden Kriterien sind vor allem:
- Die politischen Faktoren
wie die Steuerpolitik, anstehende Gesetzesänderungen oder Handelsreformen.
- Die wirtschaftlichen Faktoren
wie das vorhandene Budget, die anfallenden Steuern, Zinsen und die aktuelle Inflationsrate.
- Die kulturellen Faktoren
wie die gesellschaftliche Einstellung zu bestimmten Themen, die Bevölkerungsdemographie oder Mobilität.
- Die technologischen Faktoren
wie die neuen Technologien, die technischen Einschränkungen oder die aktuellen Entwicklungen in der Forschung.
- Die rechtlichen Faktoren
wie die arbeitsrechtlichen Bestimmungen, die regulatorischen Rahmenbedingungen oder die Gesundheits- und Sicherheitsgesetze.
- Die umweltbedingten Faktoren
wie die geografische Position, die Wetterbedingungen oder die Wahrscheinlichkeit von Naturkatastrophen.
Als Projektumfeldanalyse Beispiele für kulturelle und umweltbedingte Faktoren wären insbesondere die Fälle zu nennen, in denen die Projekte im entfernten Ausland geplant sind. Denn gerade dort kommt es für Dein Projektumfeld nicht nur auf die rechtliche Lage und den technologischen Fortschritt, sondern häufig auch auf die vorherrschende Mentalität der Menschen an. Dazu gehören auch die Gepflogenheiten vor Ort, die nicht selten mit der klimatischen Situation zusammenhängen.
Welche Projektumfeldanalyse Methoden gibt es?
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten und Maßnahmen, die notwendigen Information für eine umfassende und verlässliche PUMA zusammenzutragen.
Die wichtigsten davon sind:
Die Informationsauswertung
Die Informationen über das Projektumfeld, die relevanten Einfluss nehmen, können Dir sowohl in mündlicher wie auch in schriftlicher Form vorliegen.
Die mündlichen Informationen kommen über die Rundfunkanstalten, von den Mitarbeitern, vom Management oder auch von anderen Personen des geschäftlichen Umfelds.
Die schriftlichen Informationen sind solche, die Du von Personen, Behörden oder Institution in Schriftform einholst. Diese sind verlässlicher als die mündlichen Quellen, da Missverständnisse und Missinterpretationen ausgeschlossen werden können.
Die Marktanalyse
Bei der Analyse geht es darum, die aufkommenden Trends und Herausforderungen rechtzeitig zu erkennen. Dazu kannst Du Umfragen nutzten. Zu den möglichen Maßnahmen zählt auch die Beobachtung des Kaufverhaltens.
Die Prognosen
Die Prognose ist die Schätzung zukünftiger Ereignisse auf der Grundlage von Beobachtungen, Erhebungen, Brainstorming oder Zeitreihenanalysen. Die Prognosen treffen nicht immer ein. Sie geben Dir, dem Management und jedem Stakeholder jedoch den Einblick in die Wahrscheinlichkeit, mit der ein Ereignis eintreten kann. Der beste Einsatz dafür ist die Risikoabschätzung.
Wie wird die Projektumfeldanalyse bei Can Do gehandhabt?
Die Projektumfeldanalyse (PUMA) in Deinem Unternehmen kann nur so sicher und zuverlässig sein, wie die zugrunde gelegten Informationen und Analyseverfahren es sind. Deshalb ist es für Dich, den Plan und das Ziel Deines Projekts empfehlenswert, Dich bei der Analyse und Projektplanung auf moderne Software und einen erfahrenen Partner zu verlassen, der sich in dem Bereich bestens auskennt.
Mit den Projektumfeldanalyse Tools von Can Do erhältst Du eine Projektmanagement-Software, die Dir eine klare, komplette Übersicht über Chancen und Risiken Deines anstehenden Projektes (und welchen Einfluss sie nehmen) liefert. So kannst Du die Erwartungen von vornherein richtig einschätzen und managen.
Fazit
Die Projektumfeldanalyse ist eine wichtige Grundlage für einen guten Projektstart. Die Risikoanalyse-Methoden ermöglichen es Dir, das Projekt Deines Unternehmens strategisch zu planen, es für agiles Projektmanagement auszurüsten und unabhängig vom Projektumfeld im Sinne aller Stakeholder sicher zur rechten Zeit ins Ziel und zum Erfolg zu bringen.
