Die Ressourcen richtig zu managen, ist eine Herausforderung. Das optimal passende Resource Management Tool liefert die dazu die passende Unterstützung.
Ressourcenmanagement umfasst die Ressourcenplanung einschließlich der Ermittlung und Zuweisung angemessener Ressourcen. Es beinhaltet zudem die Optimierung der Ressourcenverwendung im festgelegten Zeitrahmen sowie die fortlaufende Überwachung und - Steuerung der Ressourcen (IPMA Competence Baseline). Die Auswahl des passenden Resource Management Tools ist daher besonders wichtig, denn der richtige Einsatz von Ressourcen ist ein zentraler Erfolgsfaktor für gelungene Projekte.
Umgekehrt zählt der falsche Einsatz von Ressourcen – nicht ausreichend oder gar die falschen Ressourcen– zu den häufigsten Gründen, warum Projekte scheitern. Zu Recht wird daher in vielen Studien und Lehrbüchern Ressourcenmanagement als Königsdisziplin im Projektmanagement bezeichnet. Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Resource Management ist die Wahl des richtigen Tools zum Resource Management.
Resource Management Tool Funktion - Was bringt Dir ein Resource Management Tool?
Wer macht was wann?
Diese Frage steht im Mittelpunkt der Kapazitätsplanung von Unternehmen – sei es für die Arbeit in den einzelnen Fachabteilungen oder in interdisziplinären Projekten.
Durch die fortschreitende Verbreitung von projektorientierten, fachübergreifenden Arbeiten wird eine zentrale Ressource Planning Software zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für das Projektmanagement im gesamten Unternehmen. Denn nur wer langfristig in der Lage ist, Projekte mit der richtigen Projektmanagement Software „in time, budget und quality“ umzusetzen, kann weiterbestehen.
Ein weiterer Grund für den Einsatz eines übergreifenden Resource Management Tools ist die optimierte Auslastung aller Abteilungen und Teams sowie deren einzelner Mitglieder.
Warum ist eine Resource Management Software für Dich wichtig?
Erfahre hier, wobei Dir ein gutes Resource Management Tool hilft:
Den zentralen Ressourcenpool anzulegen
Nur wenn all Deine Mitarbeiter, möglichst auch alle externen Mitarbeiter, in einem zentralen Ressourcenpool erfasst und von dort aus verteilt werden, ist Deine Planung vollständig.
Die Arbeit mit mehreren Insellösungen ist zum Scheitern verurteilt, spätestens dann, wenn mit denselben Mitarbeitern mehrere fachübergreifende Vorhaben gleichzeitig umgesetzt werden müssen.
Die Grundlasten zu beachten
E-Mails beantworten und Reisekosten abrechnen sind Tätigkeiten, die als Grundlast bezeichnet werden. Realistische Modelle gehen davon aus, dass Mitarbeiter rund 20% ihrer Zeit weder mit Tätigkeiten in ihren Abteilungen noch mit Projektarbeiten verbringen.
Eine ganzheitliche Kapazitätsplanung berücksichtigt dieses ebenso wie Urlaubs und sonstige Abwesenheiten (Fortbildungen). Manch „überraschender“ Urlaub hat schon ein ganzes Projekt gefährdet
Die Projektpläne aktuell zu halten
Projekten ist eine gewisse Dynamik eigen und völlig normal. In den allerseltensten Fällen verlaufen Projekt deshalb genau wie geplant.
Wichtig ist es für Dich, dass Dein Projektplan immer den aktuellsten Wissensstand widerspiegelt und alle Ist-Werte wie Zeitrückmeldungen beinhaltet.
Die Linientätigkeiten zu berücksichtigen
Mitarbeiter der einzelnen Fachbereiche arbeiten immer häufiger auch in übergreifenden Projekten mit. Dabei müssen die Projektleiter wissen, in welchem Umfang ihnen die einzelnen Fachkräfte für das Projekt zur Verfügung stehen.
Ein gut ausgewähltes Resource Management Tool zeigt Dir und Deinen Projektverantwortlichen sofort, welche Kapazitäten die einzelnen Abteilungen für Projekte bereitstellen können.
Die Projekte als Gesamtheit zu betrachten
Werden Projekte nur einzeln betrachtet und nicht im Zusammenspiel mit anderen Vorhaben, bleiben viele Risiken, Engpässe und Überschneidungen planerisch unentdeckt. Es kommt erst während des Projekts zu Konflikten mit den parallel laufenden Projekten.
Eine Lösung ist dann meist kostspielig oder geht zu Lasten der anderen Projekte. Daher ist ein übergreifendes Multiprojektmanagement über ein gutes Resource Management Tool unverzichtbar.
Die Unwissenheit einzugestehen
Zu Beginn eines Vorhabens sind selten alle Einzelheiten bekannt. Angaben wie „Aufwand 30-40 Stunden“ oder „Ende 3. Quartal 2020“ sind eher die Regel als die Ausnahme. Scheingenauigkeit führt zu einer mangelnden Akzeptanz des Systems und zu einem hohen Pflegeaufwand.
Eine bessere Alternative ist die Planung mit realistischen, ungenauen Werten, idealer Weise flankiert durch die Verwendung eines geeigneten Resource Management Tools.
Wie hilft Dir ein optimales Resource Management Tool bei der Umsetzung Deiner Digitalisierungsstrategie?
Die Entwicklung bzw. Weiterentwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie ist Kernaufgabe jedes Unternehmens.
Ressourcen- und Skillmanagement zählen zum Einmaleins der Digitalisierung.
Dabei sollten Innovationsthemen zentral gesteuert werden, so dass der organisatorische Wandel eines Unternehmens nahtlos vollzogen werden kann. Um diesen zu erreichen, muss das Geschäftsmodell zum einen am Markt und den vorherrschenden Kundenwünschen ausgerichtet werden. Zum anderen ist die Umsetzung abhängig von der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten einer ausreichenden Anzahl von qualifizierten Mitarbeitern.
Ein gutes Resource Management Tool unterstützt Dich bei dieser Aufgabe.
Wie kannst Du mit Hilfe eines passenden Resource Management Tools die notwendigen Rahmenbedingungen schaffen?
Aus der Konstellation, Marktorientierung und gleichzeitig Ressourcenorientierung, wird klar, dass das neue digitale Geschäftsmodell de facto nicht unabhängig von bestehenden Rahmenbedingungen entwickelt werden kann.
Die gute Nachricht lautet jedoch: Du kannst diese Rahmenbedingungen mit Hilfe eines passenden Resource Management Tools aktiv gestalten.
Im Zentrum steht dabei der Mensch mit seinen Fähigkeiten. Am Anfang ist eine Bestandsaufnahme der Stärken des Unternehmens und der Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Mitarbeiter.
Im Idealfall hat Dein Unternehmen bereits einen zentralen Mitarbeiterpool und eine zentrale, aktuelle Skill-Bibliothek eingerichtet, in der die Fähigkeiten der Mitarbeiter gesammelt sind.
Mit der Etablierung eines zentralen Ressourcen- und Skill-Pools erhältst Du eine Übersicht über die Qualität Deines Unternehmens (Skills) und über die Menge, in der diese Qualität zur Verfügung steht (Kapazität von Fähigkeiten).
Beachte dabei, dass Skills in der Regel in Kombination mit anderen Skills benötigt werden. Dadurch ergeben sich wesentliche Einschränkungen in der Verfügbarkeit (Kapazität) von Skills.
Ein modernes Tool zum Resource Management als Bestandteil eines Projektmanagement-Tools ist in der Lage, diese Kombinations-Problematik in der skill-basierten Ressourcenplanung zu lösen und Dir einen realistischen Überblick über die im Unternehmen vorhandenen Skill- Kapazitäten (auch Kombinationen) zu geben. Mit anderen Worten: Resource Management einfach gemacht!
Das Resource Management Tool ist als eine Zusammenstellung aus vielseitigen und umfangreichen Projektmanagement-Tools selbstverständlich auch für agiles Projektmanagement und hybrides Projektmanagement anwendbar.
