Herausforderungen im Ressourcenmanagement problemlos meistern

Der richtige Einsatz von Ressourcen ist in nahezu allen Projektmanagement-Studien als ein zentraler Erfolgsfaktor für gelungene Projekte aufgeführt. Umgekehrt zählt der falsche Einsatz von Ressourcen – nicht ausreichende oder gar die falschen Ressourcen – zu den häufigsten Gründen, warum Projekte scheitern. Ein gutes Ressourcenmanagement ist für eine erfolgreiche Projektarbeit also die Grundvoraussetzung.

Herausforderungen im Ressourcenmanagement und wie du sie problemlos meisterst 

Im Wesentlichen gilt es, im Ressourcenmanagement vier Herausforderungen zu bewältigen:

• Geeignete Projektbeteiligte identifizieren
• Projektbeteiligte (einem Arbeitspaket) zuweisen
• Projektbeteiligte möglichst effizient einsetzen
• Projektbeteiligte fortlaufend steuern und überwachen

Um geeignete Mitarbeiter für dein Projekt zu identifizieren, solltest du in zwei Schritten vorgehen: Du als Projektmanager weißt am besten, welche Qualifikationen du für das Projekt benötigst. Daher solltest du deine Anfrage an den entsprechenden Linienmanager richten, der dann im nächsten Schritt geeignete Mitarbeiter dem Projekt zuweist.

Die wichtigste Voraussetzung dafür ist, dass überhaupt ausreichend Kapazitäten in deiner Abteilung vorhanden sind. Um das festzustellen, solltest du die Auslastung der Abteilung und deiner Mitarbeiter exakt kennen. Außerdem musst du in einem Multiprojekt-Umfeld alle Anfragen, die an die Abteilung gerichtet werden, berücksichtigen. Zu guter Letzt müssen noch die Grundlasten, Urlaubs- und Fehltage in das Bild der Auslastung mit einberechnet werden. Nur unter Berücksichtigung aller genannten Faktoren kannst du eine verlässliche Aussage über die Kapazitätsauslastung machen.

Die Zuweisung der Projektbeteiligten ist i.d.R. ein Abstimmungsprozess zwischen dir in der Funktion als Projektmanager und dem Linienmanager. Der Prozess kann nur dann erfolgreich durchgeführt werden, wenn eine umfassende Echtzeit-Übersicht über die Ressourcenauslastung vorliegt. Mit Unterstützung durch eine Software-Lösung für Projektmanagement kann diese Transparenz hergestellt und der Abstimmungsprozess komfortabel und effizient gestaltet werden.

Um die Projektbeteiligten möglichst effizient einzusetzen, benötigst du einen umfassenden und realistischen Überblick über die Kapazitätsauslastung der Mitarbeiter und Abteilungen des gesamten Unternehmens.  Aufgrund der Mehrdimensionalität – Projekte, Linienarbeit, Fehltage und sonstige Verfügbarkeitsminderungen-  müssen ungenaue Planungsdaten berücksichtigt und verarbeitet werden. Dazu empfiehlt sich der Einsatz einer professionellen Projektmanagement Software. Diese Lösung muss über ein dynamisches Kapazitätsabgleichvserfahren verfügen, das unproblematische und punktuelle Überlastungen erkennt und entsprechend levelt. So ein dynamisches Abgleichsverfahren entspricht dem Prinzip Projektmanagement, also der Selbstorganisation und Eigenständigkeit der Mitarbeiter in einem vorgegebenen Rahmen. Es reduziert den Planungsaufwand und macht die Planung zugleich realistischer und einfacher.

Last but not least ist es überaus wichtig, stets den Überblick und die Kontrolle über das Projekt und alle Beteiligten zu bewahren. Somit wird das Projekt, vor allem für dich, transparenter und die Informationen verdichten sich, da du problemlos jeden Schritt verfolgen und nachvollziehen kannst. Das dabei verwendete Planungswerkzeug muss deutlich mehr Nutzen bringen als seine Bedienung an Aufwand erfordert. Echtzeit-Verhalten, eine intelligente Informationshierarchie, unterschiedliche Monitoring-Funktionen und ein Berichtswesen müssen ebenfalls vorhanden sein. Ebenso wichtig ist auch eine einfache Integration des Systems in die bestehende IT-Landschaft.

Strategischer Nutzen eines effizienten Ressourcenmanagements

Natürlich bleibt es oft nicht bei einem einzigen Projekt, sondern mit der Zeit gilt es, eine Projektlandschaft zu verwalten und auch dort den Überblick über die Ressourcenverteilung zu bewahren. Der Nutzen dieses so genannten Projektportfoliomanagements als Instrument zur Umsetzung der Unternehmensstrategie bietet auf strategischer Ebene zahlreiche Vorzüge. Denn das Ziel des Portfoliomanagements ist es, eine optimale Mischung der Projekte innerhalb der gegebenen Bedingungen, wie beispielsweise Kundenanliegen und verfügbare Ressourcen, zu finden, welche den größten Beitrag zur Erfüllung der Ziele der Organisation leisten kann.  In einem Portfolio werden Projekte und Projektideen gesammelt, bewertet priorisiert und schließlich entweder freigegeben oder abgelehnt. Logischerweise können am Ende nur die Projekte auch realisiert werden, für die ausreichend finanzielle Mittel und ausreichend geeignete Ressourcen zur Verfügung stehen. Daher ist eine wesentliche Aufgabe des Projektportfoliomanagements, laufende und geplante Projekte hinsichtlich zeitlicher Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Ressourcen, Synergien und Konflikten zu koordinieren.

Deshalb besteht die Basis eines Projektportfolios aus einem ganzheitlichen Ressourcenmanagement. Nur unter der Bedingung, dass die vorhandenen Kapazitäten bereits im Projektportfolio entsprechend berücksichtigt wurden, ist auch eine realistische Planung möglich. Kompetentes Ressourcenmanagement präsentiert sich daher als Schlüsseldisziplin für ein erfolgreiches Projektportfolio. Dabei sollen die hierfür am besten geeigneten Mitarbeiter den wichtigsten Projekten zugewiesen werden. Zusätzlich bedarf es einer umfassenden Analyse , wie man Ressourcenengpässe und Überlastungssituationen frühzeitig erkennen und vermeiden kann.

Skillmanagement revolutioniert das Ressourcenmanagement 

Eine Kapazitätsplanung auf Basis von Skills (Fähigkeiten) der Mitarbeiter hat das Potenzial, das gesamte Ressourcenmanagement zu verändern. Davon wird nahezu jeder Bereich eines Unternehmens betroffen sein, insbesondere auch Mitarbeiter in den Abteilungen einer Linien- oder Maxtrixorganisation. Deshalb wird eine detaillierte Skill-Planung für Projekte und alle anderen Arbeiten, die von diesem Transformationsprozess in der Kapazitätsplanung betroffen sind, unumgänglich. 

Das Skill-Management ist ein mächtiges Instrument, das nicht unterschätzt werden sollte. Es ermöglicht einen höchst effizienten Ressourceneinsatz und versetzt das Unternehmen in die Lage, künftige Bedarfe an Fachwissen zu erkennen. Dieser strategische Dimension von Skill-Management solltest du unbedingt Beachtung schenken, da sie die Marktstellung deines Unternehmens nachhaltig verbessern kann.