Risikomanagement mit Can Do

• Alle Projektrisiken im Überblick
• Ganzheitlich, projektübergreifend und fürs Projektportfolio

Da der Erfolg eines Projektes nie garantiert werden kann, sind Projekte immer gewissen Risiken ausgesetzt. Je größer das Projekt, desto vielfältiger sind die Risiken und desto größer der Imageschaden, wenn das Projekt „nicht fliegt“. Deswegen sollte ein umfassendes und ganzheitliches Risikomanagement Bestandteil jeder professionellen Projektplanungs- und -Steuerungslösung sein, die der Projektleiter bei seinen komplexen Vorhaben einsetzt. 

Die Zukunft ist ungewiss – Projektrisiken sind berechenbar

In den wohl seltensten Fällen sind beim Projektbeginn bereits alle Aufwände, Kosten und Termine exakt bekannt. Hier gilt die Faustregel: Je genauer und exakter die Planung, desto eher kommt es zu Abweichungen. Unwissen ist folglich ein ganz normaler Bestandteil von Projekten und ein nicht unwesentlicher Risikofaktor.

Die Projektmanagement-Software Can Do bietet für diese Problemstellung eine Lösung, indem sie das Planen mit ungenauen Daten und Werten erlaubt. Beispielsweise kann als Beginn einer Projektphase der Wert „3. Quartal 2012“ hinterlegt oder die Dauer auf „70-80 Tage“ geschätzt werden. Die Software ist in der Lage, bei der Verwendung von ungenauen Werten für alle möglichen Fälle zu überprüfen, ob die Planung funktionieren kann oder nicht. Für alle auftretenden Konflikte – wie bspw. Terminüberschneidungen oder Überlastungen der Mitarbeiter – zeigt die Software das jeweilige Risiko samt Eintrittswahrscheinlichkeit an.

Für kontextbezogene, vorhersehbare Risiken kann der Projektmanager „Risiko-Puffer“ in die Planung einbauen. Die Risiken werden dabei identifiziert, quantifiziert und mit einer Wahrscheinlichkeit versehen. Ebenso kann er manuell Risiken für einzelne Projektelemente (Arbeitspakete, Phasen, usf.) definieren und hinterlegen.

Risiken zeigt die Projektmanagement-Software von Can Do mittels eines Ampelsystems und den dazugehörigen Eintrittswahrscheinlichkeiten an. Es obliegt letztlich dem Projektmanager, wie er diese Informationen deutet, ob das Risiko aus seiner Sicht noch tragbar ist oder ob eine Anpassung der Planung erfolgen muss. Der Projektmanager bleibt Herr über sein Projekt, die Software gibt ihm lediglich eine fundierte Datengrundlage, auf die er sich bei seiner Entscheidung stützen kann.

Warnung vor Kapazitätsüberlastungen

Projektübergreifend zeigt Can Do Risiken bezüglich der Überlastung einzelner Mitarbeiter oder ganzer Abteilungen an. Da die Projekt-management-Software das Planen mit ungenauen Daten und Werten ermöglicht, werden die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Höhe der Überlastung angezeigt. Eine typische Warnung bei einer Überlastung könnte sein “70%-80% Ressource – Ressource Müller ist in Paket „Brandschutzmaßnahmen“ um bis zu 73% überlastet. Konflikte mit: Paket „Brandschutztüren“, Paket „Tafel Ankunftszeiten anbringen“, Paket: „Urlaub“ und Paket: „Besuchertag“. In der Warnung werden alle von dem Konflikt betroffenen Projektelemente genannt, auch wenn es sich um Objekte anderer Projekte handelt, denen „Ressource Müller“ zugeteilt ist.

In ähnlicher Weise warnt die Planungssoftware bei Terminrisiken. Überschneiden sich miteinander verkettete Elemente, so zeigt eine entsprechende Warnlampe das Risiko an. Die Verkettung kann darüber hinaus mit einer festen Dauer definiert werden, um beispielsweise Lieferzeiten abzubilden. Sobald die miteinander verknüpften Pakete so verschoben werden, dass die hinterlegte Dauer unterschritten wird, warnt eine "Risikolampe".

Da mit der Projektmanagement-Lösung von Can Do auch projektübergreifende Verkettungen möglich sind, können auch Risiken, die zwischen mehreren Projekten bestehen, erfasst und grafisch dargestellt werden.

Live-Management: Alle Informationen in Echtzeit

Mit dem Budgetmanagement von Can Do können finanzielle und kapazitative Budgets definiert, geplant und überwacht werden. Wird ein definiertes Budget überschritten, zeigt auch dies die Software mit einer entsprechenden Warnlampe an. Optional kann der Projektleiter eine Buchungstoleranz oder eine Überbuchungssperre aktivieren, um Budgetüberschreitungen einzudämmen bzw. zu verhindern.

Gemäß der Philosophie von Can Do werden alle Informationen, die dem System zur Verfügung stehen (z.B. rückgemeldete Arbeitszeiten oder Änderungen durch das Verschieben von Paketen) umgehend berücksichtigt und für alle Anwender dargestellt. Das heißt, dass dem Projektleiter alle Informationen zum Projekt, die in das System eingegeben werden, in Echtzeit – live – zur Verfügung stehen und er entsprechend schnell auf die veränderte Projektsituation reagieren kann.

Risikomanagement im Projektportfolio

Auch die Dashboards der Projektmanagement-Software von Can Do, die Kennziffern zu einzelnen Projekten oder Projektobjekten übersichtlich zur Verfügung stellen, zeigen den aktuellen Risikostatus an. Hier wird zwischen dem absoluten und dem durchschnittlichen Risikowert der ausgewählten Projektelemente unterschieden.

Komplexe Großprojekte sind zwecks besserer Übersichtlichkeit häufig in mehrere Einzelprojekte gegliedert. Eine portfolioübergreifende Risikoanalyse kann bei Can Do mittels eines Bubble Charts durchgeführt werden. In der Standardeinstellung ist das Projektrisiko auf der x-Achse repräsentiert. Je weiter rechts sich der Bubble, der ein Projekt darstellt, befindet, desto höher sind die Risiken in dem Projekt.