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wenn sich die Arbeit auf dem Tisch stapelt...
Mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer in Deutschland müssen bei ihrer Arbeit häufig oder sehr häufig hetzen. Sie fühlen sich gestresst und psychisch belastet, was sich wiederum in zahlreichen Krankheitsbildern widerspiegelt, Stich-wort „Burn-out“. In seinem Gute Arbeit-Index beschreibt der Deutsche Gewerk-schaftsbund die Ursachen dieses Gehetzt-Seins: Multi-Tasking ist dabei Ursache Nummer, 65% der Studienteilnehmer bemängeln, dass sie zu viele Vorgänge und Projekte gleichzeitig bearbeiten müssen. Es folgen eine zu knappe Personalbemessung (63%) und ungeplante Zusatzaufgaben (61%) als Gründe des Gehetzt-Seins. Immerhin noch mehr als die Hälfte der Studienteilnehmer nennen zu knapp bemessene Zeitvorgaben als Stress-Ursache. Doch was kann dagegen unternommen werden? Zum Beispiel gute Planung:
1. Stress-Faktor Multi-Tasking
Dass Multi-Tasking, also das Bearbeiten von verschiedenen Aufgaben abwechselnd in kurzen Zeitabschnitten, mit einer Einbuße an Effizienz einhergeht, ist mittlerweile bekannt. Es ist effizienter, Dinge nacheinander möglichst abschließend zu erledigen. Aber warum werden so viele Arbeiten parallel angegangen, wieder liegen gelassen, um dann erneut in Angriff genommen zu werden? Das kann zum einen an einer fehlenden Planung und Priorisierung liegen oder an einer mangelnden Unterscheidung zwischen wichtig und dringend. Abhilfe kann hier eine klare Priorisierung der Aufgaben und Projekte, z.B. in einem Projektportfolio, liefern und oder das Arbeiten nach dem Eisenhower-Prinzip. Darüber hinaus müssen ungeplante Tätigkeiten, so genannte Ad-hoc-Tätigkeiten, in die Planung miteinfließen (siehe 3. Ungeplante Zusatzaufgaben)
Übergreifendes Ressourcenmanagement
2. Mangelnde Personalbemessung
Wer macht wann was? Ein gutes Ressourcenmanagement gibt Antwort auf diese Frage - projektübergreifend, bereichs- und abteilungsübergreifend und standort-übergreifend. Eine Software, die ein übergreifendes Ressourcenmanagement unterstützt, zeigt schon im Planungsprozess bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitern an, ob diese überlastet sind. So können schon während der Planung Überlastungen umschifft werden. Idealerweise bietet das Tool auch einen Simulationsmodus, um Alternativszenarios durchspielen zu können, um so die beste Planung zu finden. Neben dieser operativen Unterstützung liefert die Multiressourcenmanagement-Software auch auf strategischer Ebene belastbare Daten für eine Entscheidung, welche Vorhaben kapazitativ überhaupt realisierbar sind. So können Überlastungssituationen vermieden werden bzw. Personalbedarf wird frühzeitig erkennbar.
3. Ungeplante Zusatzaufgaben
Es ist eher die Regel als die Ausnahme, dass neben den geplanten Tätigkeiten noch sogenannte Ad-hoc-Aufgaben in den Schoß des Arbeitnehmers fallen. Hier kann eine realistische, auf Erfahrungswerten basierende Ad-hoc-Planung einen großen Nutzen liefern. Oftmals fallen solche Ad-hoc-Tätigkeiten auf Abteilungsebene an, d.h. irgendjemand aus einem bestimmten Bereich, aus einer bestimmten Abteilung soll eine Zusatzaufgabe übernehmen. Solche Aufgaben können beispielsweise auf Abteilungsebene geplant werden. Eine leistungsstarke Software analysiert kontinuierlich, ob die Abteilung überhaupt kapazitativ in der Lage ist, die kurzfristig anfallenden Ad-hoc-Tätigkeiten zu stemmen. Diese Ad-hoc-Kapazitätsanforderung an die Abteilung wiederum muss auch in die Auslastungsberechnung der einzelnen Mitarbeiter einfließen. Eine umfassende Planung ist also in der Lage, Freiräume für ungeplante Zusatzaufgaben zu schaffen und diese auch planerisch darzustellen.
... gute Planung mit der Can Do-Software4. Zu knapp bemessene Zeitvorgaben
Falsche Zeitvorgaben haben häufig Unwissenheit als Ursache: Der Aufwand, der zum erledigen einer Aufgabe notwendig ist, ist schlicht und einfach nicht bekannt. Aufwandsschätzungen wiederum sind in der Regel ungenau. Daher ist es sehr hilfreich, bei Aufwandsschätzungen auch ungenaue Werte wie "Aufwand: 30-35 Personentage" zuzulassen. Wird hier aber von einem Planungs-Tool ein exakter Wert verlangt, wird mit einer Scheingenauigkeit geplant und gerechnet, die nicht die Realität widerspiegelt.
