So planst du deinen Umstieg zum Hybriden Projektmanagement

Dir als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter im Projektmanagement müssen wir ganz sicher nicht sagen, wie wichtig die richtige Planung für den Projekterfolg ist … Und das gilt natürlich ebenso für den Umstieg zum Hybriden Projektmanagement: Die Verlockung ist bestimmt groß, das Projekt-Controlling deiner agilen Teams, die mit Jira® arbeiten, zu optimieren. Dennoch solltest du zunächst ein paar Dinge klären. Wir verraten, welche.

Foto: Jon Tyson / Unsplash

Es soll ja tatsächlich noch Projektleitungen geben, die auf die Vorteile des Hybriden Projektmanagements verzichten. Deshalb zur Einleitung nochmals dessen Benefits, knapp zusammengefasst: Im Gegensatz zum alleinig eingesetzten agilen Projektmanagement kann das Hybride Projektmanagement mit Can Do …

• agile Projektarbeit und klassische Projektplanung vereinen
• eindeutige Wirtschaftlichkeitsanalysen durchführen
• umfangreiche Risikobewertungen abgeben
• Ressourcen mit einer KI planen und verteilen
• Revisionssicherheit gewährleisten
• unterstützen, die richtigen Projektentscheidungen zu treffen
• auch in Multiprojekt-Umgebungen den Überblick behalten
• mit realistischen, ungenauen Zeitangaben arbeiten
• Daten aus anderen Anwendungen wie SAP® nahtlos integrieren
• Projekt-Teams aufgrund der einzelnen Skills zusammensetzen
• zahlreiche Add-Ons von Jira® mit einer Software ersetzen
  
  

Das Beste am Umstieg zum Hybriden Projektmanagement ist aber: Deine agilen Projekt-Teams musst du erst gar nicht überzeugen, denn diese arbeiten einfach mit ihrer gewohnten PM-Software weiter. Sehr oft ist das Jira®, und mit diesem Tool klappt auch die Zusammenarbeit mit Can Do ausgezeichnet. Auf Projektmanagement-Ebene dagegen nutzt du zukünftig Can Do mit einer Echtzeit Jira®-Integration und profitierst von den planerischen und administrativen Vorteilen, die das klassische Projektmanagement mit Netzplantechnik dir bietet.

Bevor es aber damit losgehen kann, gibt es ein paar Dinge zu planen und vorzubereiten. Wir haben dir eine kleine Roadmap zusammengestellt:

Das brauchst du fürs Hybride Projektmanagement

1. Die Software

Wenn wir vom Hybriden Projektmanagement sprechen, dann meinen wir dabei immer den kombinierten Einsatz von Jira® und Can Do. Es ist also logisch, dass du beides brauchst. Und es ist sicher hilfreich, wenn du bereits in beide Tools eingearbeitet bist. Nötig ist diese Erfahrung aber nicht: Hybrides Projektmanagement mit Jira® und Can Do funktioniert so logisch und intuitiv, dass auch „Learning by doing“ umsetzbar ist.

Eine strategische unternehmerische Entscheidung hinsichtlich der Software ist dann noch jene, ob du Jira® als On-premise-Lösung auf eigenen Servern unterhalten willst oder lieber auf die SaaS-Variante in der Cloud setzt. Can Do setzt, insbesondere für die Berechnungen seiner KI, eine leistungsstarke Serverumgebung voraus. Deshalb wurde die Software für das Projekt- und Ressourcenmanagement in der Vergangenheit vor allem von großen Unternehmen mit entsprechender Serverinfrastruktur eingesetzt. Seit 2018 ist Can Do als SaaS erhältlich und ist damit auch für Unternehmen mit einer weniger aufwändigen IT-Landschaft geeignet. Die Nutzung der jeweiligen SaaS-Version von Can Do und Jira® erscheint uns mit Blick auf Zukunftssicherheit, Investitionsplanung und Integration anderer cloudbetriebener Tools am sinnvollsten.

2. Das Team

Auch, wenn das Hybride Projektmanagement auf der technischen Seite problemlos einzurichten ist und das hybride Daily Business bei unseren Kunden bestens funktioniert: Wir sprechen hier schon von einem gewissen Kulturwandel im Projektmanagement. Es ist also unerlässlich, dass alle Beteiligten vom Projektteam-Mitglied bis hin zum Lenkungsausschuss das Prinzip des Hybriden Projektmanagements mittragen. Es sollte aber auch nicht zu schwer sein, deine Leute ins Boot zu bekommen: Bei den einzelnen Teams ändert sich ohnehin nichts, da diese weiter mit Jira® arbeiten. Im Projektmanagement kommt es aus unserer Erfahrung immer gut an, dass weniger Arbeit anfällt – weil erhebliche Teile der detaillierten Planung vom Scrum Team erstellt und direkt in Can Do importiert werden. Und weil die KI das Ressourcen- und Risikomanagement weitestgehend automatisiert.

Ein Tipp noch: Durch die Integration von Jira® und Can Do könnte sich das Scrum Team „überwacht“ vorkommen. Nötiges Controlling passt halt manchmal nicht ins agile, eigenständige Selbstverständnis. Hier ist es hilfreich, rechtzeitig vorzubauen und seitens des Managements zu verdeutlichen, dass ein gewisses Maß an Transparenz und Kontrolle einfach notwendig ist – sowohl für den Projekterfolg als auch für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.

3. Die Schnittstelle

Can Do ist in der Lage, über eine Schnittstelle alle Projektdaten deiner Jira®-Projekte zu importieren und für das klassisch strukturierte Projektmanagement mit Netzplantechnik und Portfoliomanagement verfügbar zu machen. Hierbei kann die Can Do-Schnittstelle sogar auf mehrere Jira®-Server zugreifen – selbst auf Seite deiner Kunden, falls deine Mitarbeiter direkt in Kundenprojekte integriert sind. 

• Bei der Jira®-Schnittstelle ist die Integration von Multi-Server-Szenarien genauso möglich wie die von Jira® als SaaS-Lösung.
• Die Verbindung mit dem Jira®-Server erfolgt über einen eigens in Jira® angelegten Can Do Schnittstellen-User. Du musst in dessen Nutzerberechtigungen festlegen, auf welche Daten dieser User in Jira® zugreifen darf – denn seine verfügbaren Daten werden auch an das Projektmanagement via Can Do übertragen.

Alles weitere erledigt der Migrator von Can Do, unser Schnittstellen-Tool, selbstständig. Auf dessen Features, Konfiguration und konkreten Einsatz gehen wir noch in einem späteren Beitrag ein.

Fazit

Hybrides Projektmanagement mit Can Do und Jira® auch in deinem Unternehmen einzuführen und zu etablieren, ist kein Hexenwerk. Aber diesen grundsätzlich einfachen Vorgang kannst du nochmals harmonischer gestalten, wenn du dir im Vorfeld ein paar Gedanken dazu machst.

Schwerpunkt deiner Vorbereitung sollte sein, an die menschliche Komponente zu denken und alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Boot zu holen: Auch das beste Projektmanagement-Konzept kann nur funktionieren, wenn es von deinen Leuten mitgetragen wird. Begeistere die Projektbeteiligten für das Hybride Projektmanagement – was dir nicht allzu schwer fallen dürfe, bei dessen offensichtlichen Vorteilen …

Bei deinen Vorbereitungen bist du nicht allein: Nimm einfach Kontakt zu uns auf. Die Can Do-Spezialisten für Hybrides Projektmanagement unterstützen dich gern beim Umstieg!