Sommerfit! Projekte und Urlaubsplanung im harmonischen Einklang

Urlaubszeit! Was für die einen die Verheißung von Entspannung und Erholung darstellt, ist für die anderen schierer Horror: Gilt es doch, das Tagesgeschäft und die wichtigsten Projekte am Laufen zu halten, auch wenn ein Gutteil der Mitarbeitenden fehlt. Eine gut funktionierende Urlaubsplanung hat für mich persönlich eine besondere Bedeutung: Als Leiterin des Bereichs Customer Service und Support bin ich dafür verantwortlich, dass unsere Kund:innen auch während typischer Urlaubszeiten schnell und unkompliziert eine kompetente, zielführende Beratung bzw. Hilfestellung erhalten. Interne Projekte können auch einmal zurückgefahren werden, wenn es an den Ressourcen fehlt; Abteilungen mit Außenwirkung (wie Service und Support) müssen aber das gesamte Jahr über so besetzt sein, dass es zu keinen unerwünschten Wartezeiten kommt.

Aus der Praxis

Auch wir im Customer Service und Support von Can Do nutzen unsere eigene Software, um die Besetzung der Teams bestmöglich zu gestalten und damit Projekte und Urlaubsfehlzeiten in harmonischen Einklang zu bringen. Zu den Vorteilen der Urlaubsplanungs-Tools von Can Do gehören unter anderem:

Effiziente Urlaubsplanung

Die Planung von Urlaubszeiten einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters kommt selten allein: Sehr oft hat sie Auswirkungen auf die Verfügbarkeit in anderen Abteilungen und Projekten. Wenn Mitarbeitende parallel in mehreren Projekten arbeiten oder eingeplant sind, kann sich der Urlaub auf die Arbeitszeit der anderen Teammitglieder auswirken – und sogar zum Faktor für den Projekterfolg werden. Die Can Do Funktion zur Urlaubsplanung ermöglichen es Ihnen, diese Herausforderungen effektiv zu meistern.

Einfache Bearbeitung von Urlaubsanträgen

Nie mehr Urlaubsanträge auf Papier bearbeiten! Durch die Integration der Urlaubsplanung in Ihre unternehmensweite Kapazitätsplanung bietet Ihnen unsere Software die Möglichkeit, Urlaubszeiten mit Leichtigkeit per Mausklick zu beantragen, genehmigen oder abzulehnen. Die voll digitalisierte Bearbeitung und Verwaltung von Urlaubsanträgen ermöglicht es, dass Sie die volle Kontrolle über die Urlaubsverwaltung, Arbeitszeiten und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden behalten.

1 Alle Can Do Funktionen rund um das Thema Urlaubsplanung

2 Urlaubsantrag stellen oder bearbeiten

3 Urlaube meines Teams genehmigen oder ablehnen

4 Übersicht über die Urlaube meines Teams. Wer ist wann im Urlaub.

5 Jahresplanung

Integration urlaubsbedingter Abwesenheiten in die Kapazitätsplanung

Mit unserer Software können Sie urlaubsbedingte Abwesenheiten nahtlos in Ihre Kapazitätsplanung integrieren. Sie erhalten einen transparenten Überblick über die Verfügbarkeit bzw. Abwesenheit Ihrer Mitarbeitenden und können die beantragten Urlaubstage problemlos mit den zeitlichen Anforderungen Ihrer Projekte abgleichen. Auf diese Weise minimieren Sie unerwartete Planungsprobleme und sorgen für eine optimale Zeitverteilung. 

Klarer Überblick über offene Urlaubsansprüche

Wer wird dieses Jahr noch fehlen? Wie lange? Und wie kann er oder sie in einem Projekt ersetzt werden? Als verantwortliche Person behalten Sie jederzeit den Überblick über die genommenen, beantragten und verbleibenden Urlaubstage Ihrer Mitarbeitenden. Can Do ermöglicht es Ihnen, die verfügbare Zeit effizient zu planen. Besonders hilfreich für Ihre Projektplanung und Ihr Projektmanagement: Dank Echtzeit-Darstellung können Sie potenzielle Risiken in Projekten und Abteilungen frühzeitig erkennen. 

Automatische Aktualisierung der Urlaubskonten

Nie mehr Unklarheiten oder Ungewissheiten über noch nicht genommene Urlaubstage! Sämtliche Urlaubskonten Ihrer Mitarbeitenden, einschließlich Abwesenheiten, werden digital verwaltet und automatisch aktualisiert. So haben Sie stets den aktuellen Überblick über die verfügbaren Urlaubstage. 

Außerdem …

… bietet Ihnen die Urlaubsplanungs-Suite von Can Do zusätzliche Funktionen wie "Mein Urlaubskalender" für Ihre Mitarbeitenden, die hier ihren Urlaub online beantragen und genehmigen lassen können. Ein integrierter Feiertagskalender und eine Jahresplanungsübersicht stehen Ihnen ebenfalls zur Verfügung. Eine individuell auf Ihre Unternehmen zugeschnittene Konfiguration der Urlaubsplanungs-Tools kann jederzeit im Administrationsbereich von Can Do vorgenommen werden. 

Sie sehen: Nicht nur, wenn es um Projektmanagement und Projektplanung geht, stellt Ihnen Can Do als KI-gestützte Projektmanagement-Software zahlreiche Tools und Features zur Verfügung. Sondern auch in Sachen „Urlaub von Projekten“. Hier noch einige Tipps von mir für eine effektive Urlaubsplanung, frisch aus meinem Projekte-Alltag mit Can Do:

• Achten Sie bei der Kapazitätsberechnung darauf, Linientätigkeiten wie Weiterbildungsmaßnahmen oder Sonderurlaube zu berücksichtigen. Dadurch können die Auslastung und die Zeiten genauer analysiert und prognostiziert werden.
• Beachten Sie, dass die Genehmigung von Urlauben in der Regel meine Zuständigkeit als Abteilungs- oder Bereichsleiterin ist, nicht die des Projektleiters. Deshalb ist es wichtig, dass Linien- und Projektverantwortliche über eine einheitliche Datenlage verfügen, um eine optimale Termin- und Zeitplanung zu ermöglichen.
• Beginnen Sie frühzeitig mit der Urlaubsplanung, auch wenn die genauen Daten und Zeiten noch nicht bekannt sind. Langfristige Planungen sollten bereits den Urlaub berücksichtigen. Sobald ich den Urlaub genehmige, wird er vom Kontingent abgezogen.
• Planen Sie den Urlaub bereits auf der Ebene der Projektportfolios ein, da Urlaube rund 13% der Kapazitäten binden. Dabei achte ich darauf, dass sich die Urlaubstage nicht gleichmäßig über das ganze Jahr verteilen, um Projektdelays und Mehrkosten zu vermeiden.
• Muster aus der Vergangenheit geben uns Aufschluss darüber, wann und wie viel Urlaub üblicherweise genommen wird. Ich berücksichtige dies bei der Planung, insbesondere während der Schulferien, um potenzielle Engpässe zu vermeiden.
• Feiertage und Brückentage, die gerne für Urlaub genutzt werden, sollten wir unbedingt im Projektkalender und in der Auslastungsanalyse hinterlegen, um realistische Planungen zu gewährleisten.
• Bei Großprojekten vereinbare ich Projektphasen, in denen Mitarbeitende ihren Urlaub nehmen können und sollen. So verhindern wir längere Projektunterbrechungen und stellen sicher, dass die Arbeit effizient voranschreitet.
• Ein effektives Vertretersystem ist entscheidend, damit Vertreter gut eingearbeitet sind und stets über den aktuellen Projektstand informiert sind. Dadurch können wir reibungslose Übergaben sicherstellen und Projekte nahtlos fortsetzen. 

Schönen Urlaub 2023!

… in diesem Sinne: einen wunderbar erholsamen Sommerurlaub 2023 – in dem Wissen, dass die Projekte zuhause ganz einfach weiterlaufen. Dank Can Do!