Organisation ist alles! Vom Mehrwert eines Projektstrukturplans

Du möchtest Dein Projekt richtig organisieren und von vornherein alle wichtige Aspekte bedenken? Dabei unterstützt Dich ein so genannter Projektstrukturplan (PSP). In unserem Wissensbeitrag erfährst Du, wie Du diesen anlegst und welchen Mehrwert der PSP für Dein Projektmanagement hat. Denn Projekte und die damit verbundenen Aufgaben sind nicht immer einfach und überschaubar, sondern häufig vielschichtig und komplex. Das bedeutet für Dich, dass Du viele Projektabschnitte parallel im Auge behalten musst. Mit Deinem PSP.

Wozu einen Projektstrukturplan anlegen?

Der PSP hilft Dir sowohl in der Startphase als auch in der Umsetzungsphase Deines Projekts und bringt viele Vorteile mit sich, beispielsweise

• eine gute Übersicht

  Wenn Du einen Projektstrukturplan anlegst, ordnest Du alle anstehenden Aufgaben in Projektmanagement Arbeitspakete. Das Gesamtprojekt erhält dadurch einen logischen, in sich geschlossenen und strukturierten Aufbau. Dies erleichtert Dir die Übersicht über die einzelnen Projektabschnitte und Aufgabenbereiche.

• klar zugewiesene Verantwortlichkeiten

  Sind die einzelnen Arbeitspakete festgelegt, kannst Du die passenden Personen benennen, die die Abschnitte überwachen und die Verantwortung dafür tragen sollen. Damit hast Du sofort einen definierten Ansprechpartner für alle dazugehörigen Aufgaben. Hast Du die Verantwortung für die einzelnen Bereiche gut verteilt, hast Du mehr Zeit, um Dich um das Management des Gesamtprojekts zu kümmern.

• schnelle Fortschrittsmessung

  Durch eine klare Verantwortung hast Du immer eine Anzahl von Personen, die Dich über den Fortschritt in ihren Bereichen auf dem Laufenden halten. Damit kannst Du sowohl den Aufgabenstand überprüfen wie auch dafür sorgen, dass – bei Bedarf – die einzelnen Aufgaben anders verteilt werden. Dies kann beispielsweise dann gut sein, wenn Du siehst, dass in einem Arbeitspaket der Fortschritt hinter dem Zeitplan liegt, während ein anderes Team mit seinen Aufgaben schneller fertig wurde.

• flexible Anpassungsmöglichkeiten

  Als Projektmanager bist Du mit einem Projektstrukturplan stets am Ruder. Siehst Du, dass sich die Anforderungen geändert haben, kannst Du sofort reagieren und, falls erforderlich, die Arbeitspakete neu verteilen, externes Personal hinzuziehen oder zusätzliche Ressourcen zuweisen. Damit bleibst Du flexibel und kannst schnell wie auch sicher auf die Änderung der Vorgaben reagieren.

• Kostenkontrolle

  In dem Projektstrukturplan wird für jede Aufgabe ein Budget bereitgestellt. Je nachdem, wie groß Dein Projekt ist, kannst Du die Einhaltung des Budgets entweder selbst überwachen oder Dich von den Verantwortlichen darüber informieren lassen. Damit hast Du die Ausgaben gut im Blick und kannst diese nach Bedarf steuern.

  
  

In Deinem PSP kannst Du auch Kommunikationspunkte definieren und diese nutzen, um Team-Brainstorming zu organisieren. Damit bindest Du die Team-Mitglieder aktiv in die Projektorganisation ein, motivierst sie und förderst die Zusammenarbeit. Vorteil: alle arbeiten engagierter an der Umsetzung ihrer Aufgaben. Erfahre mehr über die Vorteile eines Projektstrukturplans.

Die Erfahrung zeigt: Organisation ist alles!

Diese Aussage gilt für das Projektmanagement zu 100%. Richte Deinen Projektstrukturplan nach den folgenden sechs Schritten aus, um erfolgreich zu sein:

• Liste alle Aufgaben

• Sortiere alle Aufgaben

• Definiere die Arbeitspakete

• Ordne die Verantwortlichkeiten zu

• Lege den Zeitplan fest

• Dokumentiere

In unserem Wissensbeitrag kannst Du alle Einzelheiten zur detaillierten Erstellung Deines Projektstrukturplans nachlesen und anhand der einzelnen Schritte gleich mit dem Aufbau Deines eigenen PSPs beginnen.