Wie Du mit integriertem Projektreporting individuelle Berichte in Echtzeit generierst

Wie Du mit integriertem Projektreporting individuelle Berichte in Echtzeit generierst 

Wozu dient das Reporting im Projektmanagement?

Mit dem Projektmanagement Reporting möchtest Du erreichen, dass Du alle aktuellen Informationen aufbereitet in komprimierter Form als Entscheidungsgrundlage für eine definierte Zielgruppe vorlegen kannst. Dabei dokumentierst Du den Projektfortschritt sowie das Erreichen von einzelnen Zwischenergebnissen bzw. Etappen.

Für wen sind die Projektberichte gedacht?

Grundsätzlich stellst Du die Projektberichte allen Projektmitarbeitern zur Verfügung, zum Beispiel zum Download auf einem Projektserver, damit sich jeder über den aktuellen Stand des Projektes informieren kann.

Darüber hinaus solltest Du bestimmten Personen im Projekt den Bericht in jedem Fall direkt zustellen. Diese aktiven Berichtswege sollten zumindest grob bereits aus der Projektorganisation hervorgehen und daher im Verlauf der Projektplanung eingeplant werden.

Berichtet wird dabei, wie auch in der Unternehmensorganisation üblich, „von unten nach oben“. Der Arbeitspaket-Verantwortliche berichtet an den Teilprojektleiter/Teamleiter, der wieder an den Projektleiter, der Projektleiter an den Projektauftraggeber bzw. den Lenkungsausschuss. Je größer und bedeutender das Projekt für das Unternehmen ist, desto mehr Berichtsstufen bzw. Hierarchien werden durchlaufen. Unter Umständen können auch Stakeholder aus dem Projektumfeld eingebunden werden (Kunden, Medien, etc.).

Warum sind Projektstatus-Berichte mit integriertem Reporting wichtig?

Die so genannten Projektstatus-Berichte basieren auf einem Soll-Ist-Vergleich der einzelnen Controllingaspekte und dienen dazu, bestimmte Zielgruppen, wie beispielsweise

• das Projektteam,
• den Projektauftraggeber oder
• die Unternehmensleitung

über den Stand des Projektes zu informieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, das Projekt zu steuern.

Welche Projektreporting-Vorteile bringt Dir der Einsatz einer Software mit integriertem Projektreporting?

Integriertes Projektreporting bietet Dir viele Vorteile. Du profitierst vor allem durch:

Klar festgelegte Reportingstrukturen

Grundlage für ein funktionierendes Reporting ist die Planung adäquater Reportingstrukturen, die am besten bereits zu Beginn des Projektes festgelegt und mit allen Beteiligten vereinbart werden.

Sofort deutlich sichtbare Abweichungen im Projektverlauf

Im Rahmen der Dokumentation werden Abweichungen im Projektverlauf in Form eines laufenden Soll-Ist-Vergleiches dokumentiert und in Echtzeit offensichtlich.

Einfache Kontrolle über den Projektverlauf

Als Projektleiter behältst Du damit die Kontrolle über den Projektverlauf und kannst Dich entsprechend absichern.

Wie setzt Du die Projektreporting Software am besten ein?

Für den erfolgreichen Einsatz einer Projektreporting-Software müssen im Unternehmen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein.

Die meisten Einführungen scheitern daran, dass die unternehmensspezifischen Anforderungen nicht klar definiert sind. Hierfür ist erforderlich, dass Methoden und Techniken (PM-Vorgehen), Prozesse und Verfahren sowie die organisatorische Struktur des Projektmanagements klar definiert, etabliert und beschrieben sind.

Um die einheitliche und übersichtliche Erstellung der Projektreports zu gewährleisten, solltest Du Dich deshalb für eine moderne Projektreporting Lösung entscheiden, die Deinen Mitarbeitern in Form von Templates einen roten Faden zur Erstellung des Projektreportings vorgibt.

Bei der Auswahl solltest Du auf eine benutzerfreundliche Struktur des Projektreporting Tools achten. So kann auch ein Projektreporting Beispiel vorgegeben werden, an dem sich Deine Projektmitarbeiter bei der Erstellung ihres eigenen Projektreportings orientieren können.

Was solltest Du bei der Auswahl der Projektreporting Software für Multiprojektmanagement beachten?

Insbesondere in einem Multiprojektmanagement  Umfeld kann integriertes Projektreporting Dir als Projektleiter und Deinen Mitarbeitern gute Übersicht über den Projektstatus geben.

Agiles Projektmanagement  - wie auch hybrides Projektmanagement  - kann Dir die Projektleitung durch die vorherrschende Flexibilität und Dynamik der Abarbeitung einzelner Arbeitspakete erschweren. Hier kann eine Projektreporting Lösung Dich unterstützen und Dir die Steuerung von Projekten durch Aufbereitung von relevanten Parametern - wie Zeit, Kosten und Qualität - vereinfachen oder zumindest grundsätzlich ermöglichen.

Wie kannst Du einen Projektreporting-Prozess etablieren?

Einem strukturierten und nachhaltigen Projektreporting liegt ein einheitlicher Projektmanagement-Prozess zugrunde, der bereits in der Startphase des Projektes von der Unternehmensleitung definiert wurde.

Normalerweise wird dieses Thema als letzte Aufgabe eines Projektplanungsprozesses angesehen. Sollte dieser Zeitpunkt versäumt worden sein, ist es dennoch nicht zu spät für eine nachträgliche Einführung. Allerdings unter folgenden Voraussetzungen:

• Es sollte ein Projektauftrag vorliegen, der zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter
   abgestimmt wurde.
• Ein Projektstrukturplan muss erstellt und alle Arbeitspakete bereits definiert sein.
• Die Ressourcen zur Erledigung der Arbeitspakete sollten zugewiesen sein.
• Für den zeitlichen Ablauf im Projekt müssen Termine und Meilensteine gesetzt werden.
• Die Projektressourcen (Personen, Finanzmittel, Geräte, Materialien, etc.) sollten auf Basis der
  Arbeitspaketbeschreibung geplant sein.
• Rollen und Aufgaben müssen beschrieben und damit die Projektorganisation etabliert sein.

Welche Fragen solltest Du Dir bei der Auswahl der passenden Software stellen?

Bevor Du eine Projektmanagement-Software  auswählst, die ein Projekt Reporting enthält, solltest Du folgende Fragestellungen beantworten:

• Was möchtest Du mit dem Projektberichtswesen erreichen?
• Welche Informationen sind für Dich relevant und wie sollten diese für die einzelnen Zielperson aufbereitet werden?
• Aus welchen Daten sollen die Informationen konsolidiert werden? Sind die Quellen zuverlässig?
• An wen möchtest Du das Reporting richten?
• Wer liefert die erforderlichen Informationen?
• Sind die Informationen nützlich und werden von den Empfängern auch tatsächlich verwendet?

Sofern das Projekt-Reporting in einheitlicher Form erfolgt, wird dieses die Auswahl Deines Projektmanagement Tools beeinflussen.