Zeitersparnis durch die Projektmanagement Software: Can Do

Can Do ist eine innovative Projektmanagement Software, die darauf abzielt, die Effizienz und Produktivität in Unternehmen durch Automatisierung, intelligente Funktionen und künstliche Intelligenz (KI) erheblich zu steigern. Mit der Integration fortschrittlicher Technologien wie künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, bietet Can Do einzigartige Lösungen für die Herausforderungen des modernen Projektmanagements. Diese Software revolutioniert die Art und Weise, wie Projekte geplant, durchgeführt und überwacht werden, indem sie zeitaufwändige Prozesse vereinfacht und die Entscheidungsfindung beschleunigt. Im Folgenden werden praktische Beispiele aufgeführt, die verdeutlichen, wie Can Do in verschiedenen Bereichen des Projektmanagements effektiv Zeit einsparen kann. Die Zeitangaben sind dabei teilweise geschätzt, basieren jedoch auch auf manuellen Messungen durch Befragungen.

1. Projektleiter: Planen von Projekten

Durch den Einsatz von Vorlagen und Bausteinen kann ein ganzes Projekt erzeugt oder zusammengesetzt werden. Die Besonderheit bei Can Do ist, dass in den Vorlagen bereits Anforderungen und Mengen an Ressourcen, Abteilungen oder Fähigkeiten vorgegeben sind. Der Projektleiter sieht in Echtzeit, ob das Projekt oder diese Teile so überhaupt machbar sind. Die Zeitersparnis ist erheblich, wenn ganze Projekte oder Teile in verschiedenen Projekten immer wieder vorkommen.

⌛ Zeitersparnis: Wenn nur 25% des Projektes "Routine" ist kann auch der Planungsprozess um 25% zeitlich reduziert werden.

2. Ressourcen vorschlagen lassen

Die Anforderungen an Arbeiten in Projekten sind anfangs meistens ganze Abteilungen oder Fähigkeiten. Die Prognosefunktion in der Projektplaner-App nimmt diese Vorgabe, sucht alle Personen heraus, die diese Vorgabe erfüllen und simuliert ob für das ausgewählte Planungsobjekt eine Überlastung entstehen würde. Sie zeigt vor allem freie und passende Personen an. Ein Nachfragen bei den Personen (oder Führungskräften) oder ein "Ausprobieren" entfällt.

⌛ Zeitersparnis: Dies kann im Staffing eines Projektes mehrere Tage Aufwand während der Projektlaufzeit einsparen.

3. Alternativressourcen von der KI vorschlagen lassen

Diese spektakuläre Funktion ist eine der am meisten verwendeten Features in Can Do. Im Falle einer überlasteten Ressource sucht ein neuronales Netz eine Alternative die ausreichend verfügbar ist und schlägt diese vor. Durch die Entscheidungen des Projektleiters lernt das Netz immer bessere Vorschläge zu machen.

⌛ Zeitersparnis: Projektmanager berichten uns, dass Sie damit mehrere Stunden pro Woche an Arbeit einsparen lassen.

4. Dashboards und Berichte als Link an die Empfänger senden

Der Link im Browser in Can Do verweist nicht nur auf die App selber, sondern auch auf die Daten die aktuell in der App geladen sind. Dieser Link kann mit einer integrierten Mailfunktion beispielsweise an den Lenkungsausschuss oder das Management geschickt werden. Wenn die Empfänger nun auf den Link klicken, wird nicht nur die App geladen, sondern auch der Bericht, das Projekt oder die Analyse. Dadurch ist ein manuelles Berichtswesen mit Exports nach Excel oder PDF nicht mehr notwendig. Wenn sich die Empfänger diesen Link auch noch als Favorit im Browser speichern, können Sie die Analyse jederzeit bei Bedarf abrufen und müssen nicht den Projektleiter fragen.

⌛ Zeitersparnis: Die Ersparnis auf beiden Seiten, Projektleiter/Abteilungsleiter und Management, können sich auf mehrere Stunden pro Monat belaufen und sind bei vielen Firmen die Can Do einsetzen Standard.

5. Risikoanalyse bei der Urlaubsbeantragung oder Genehmigung

Dieses Feature erscheint auf den ersten Blick als wenig relevant, aber durch die Vielzahl von Urlaubsanträgen und Genehmigung kommt im Laufe eine Jahres eine Zeitersparnis von mehreren Tagen zusammen. Bereits beim Urlaubsantrag kann der Mitarbeitende prüfen, ob der Urlaub in den Projekten ein Problem verursachen könnte. Er kann den Urlaub aber trotzdem beantragen und der "Genehmiger" sieht das Problem ebenfalls. Durch diese Funktion kann nun der Projektmanager frühzeitig informiert werden und entsprechend reagieren. Beispielsweise wird der Urlaub verschoben oder der Projektleiter weicht aus.

⌛ Zeitersparnis: Die Zeitersparnis ist erheblich, da alle beteiligten den Konflikt vorher nicht manuell prüfen müssen. Ein Klick reicht aus und alle Beteiligten wissen bescheid.

6. Die Jira-Integration

Diese erhebliche Zeitersparnis tritt nur bei Firmen ein, die hybrid parallel mit Jira arbeiten. Da die Schnittstelle jede Aktion in Jira in Echtzeit in Can Do spiegelt ist eine manuelle Synchronisierung nicht notwendig. Das Berichten an den Projektleiter entfällt auf dieser Ebene ebenfalls.

⌛ Zeitersparnis: Hier werden häufig 2-3 Stunden pro Sprint (ca. 2 Wochen) eingespart. Hier gibt es mehr Informationen zur Jira-Integration.

7. Anbindung von SAP, AP+ oder anderen ERP-Systemen

Ein ähnlicher Effekt entsteht durch diese Standardschnittstellen. Egal ob das Auftragswesen von SAP in Can Do automatisch Projekte oder Budget erzeugt oder Zeiterfassungen in Can Do gezielt zur Abrechnung nach SAP-PS oder AP+ gespielt wird. Eine manuelle Übertragung und Doppelterfassung entfällt.

⌛ Zeitersparnis: Je nach Geschäftsprozessen in den Unternehmen, spart ein Projektleiter dadurch bis zu einem Tag pro Monat ein. Außerdem sinkt die Fehlerquote erheblich.

8. Fortschrittsmeldungen und Zeiterfassungen durch die Projektmitarbeiter

Nicht nur die App die den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt wird sondern gerade die mobile App für Iphone und Android führt zu erheblichen Zeitersparnissen für die Mitarbeiter und den Projektleiter. Die Mitarbeiter können sehr schnell und einfach ihre Arbeitsfortschritte, Verzögerungen oder Arbeitszeiten in Echtzeit melden. Der Projektleiter sieht das unmittelbar (und auch die Auswirkungen bei Abweichungen) und muss nicht manuell den Status der Arbeiten aufwendig bei den Kollegen einfordern.

⌛ Zeitersparnis: Dies spart einige Stunden pro Monat für alle Beteiligten ein.

9. KI-Analysen und Projekte und Portfolios

Natürlich sparen die hochentwickelten Modelle der künstlichen Intelligenz die meiste Zeit ein, sind sie doch menschlichen Analysenverfahren nachempfunden und lernen dabei, nur millonenfach schneller.
Eine manuelle Analyse über den aktuellen Verlauf eines Projekts oder zukünftige Risiken ist immer nur dann sinnvoll, wenn das Risiko auch vom Projektleiter richtig eingeschätzt wird. Da Projekte häufig viele potentielle Risiken, gerade bei der Überlastung von Personen, enthalten, kommt es darauf an, jede dieser Überlastungen richtig zu beurteilen. Genau das macht die KI von Can Do. 
Die Empfehlungen wie "Eingreifen" oder "Ignorieren" geben dem Projektleiter genaue Hinweise ob er etwas tun muss. Die Analyse benötigt wenige Sekunden durch die KI, eine manuelle Analyse auf dieser Ebene ist extrem aufwendig und eigentlich fast unmöglich.

⌛ Zeitersparnis: Projektmanager berichten uns, dass die 3-4 Stunden an Arbeit pro Woche einsparen.

10. Das Echtzeitverhalten spart Zeit

Alle Informationen in Can Do liegen in Echtzeit vor. D.h. wenn ein Mitarbeiter einen Urlaub genehmigt bekommt und dadurch ein Problem entsteht, wird dies in weniger als einer Sekunde live im Projektplan oder der Kapazitätsübersicht des Abteilungsleiters im Tabellenplaner angezeigt. Alle Anwender können sich immer darauf verlassen, dass alle Daten aktuell sind. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und Auskunftsfähigkeit aller beteiligten Personen. Soll beispielsweise ein Arbeitspaket um zwei Wochen verlängert werden (weil man sich verschätzt hat), kann der Projektleiter dies im Plan einfach durchführen. Ob das zu einem Problem wird, sieht er in weniger als einer Sekunde. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter im Auftrag des Kunden nachfragt, ob ein neues Projekt auch 2 Monate früher begonnen werden kann, wird das einfach mit der Maus durchgeführt. Bleibt die Lampe grün, passt alles, falls sie rot wird kann die KI anzeigen, welches Problem vorliegt. Die Auskunft und Entscheidung erfolgt in wenigen Sekunden.
In aller Regel, haben die Projektmanager und Abteilungsleiter Can Do immer als Tab in ihrem Browser. Kommen manuell Änderungen oder Erweiterungen des Projekts von außen, werden diese direkt in Can Do nachgezogen. Ob gehandelt werden muss, zeigt Can Do sofort an, da eben nicht nur Überlastungen von Ressourcen, sondern auch verpflichtende Termin, Budgets etc. überwacht werden. Die Zeit die ein Projektmanager oder Abteilungsleiter pro Woche aufbringen muss um alles zu koordinieren und abzustimmen reduziert sich deutlich.

⌛ Zeitersparnis: Dieser Personenkreis spart nach eigenen Angaben bis zu einem Arbeitstag pro Woche ein.

Fazit

Die häufig angeführte Befürchtung, dass durch die Einführung von Can Do mehr Verwaltungsarbeit entsteht ist völlig unbegründet. Diese Verwaltungs- und Führungsarbeit muss in den Unternehmen auch ohne Can Do durchgeführt werden. Mit Can Do reduziert sich aber diese Arbeitsmenge erheblich. Vor allem, weil durch die künstliche Intelligenz und andere Funktionen eher "langweilige" Routineaufgaben übernommen werden.

⌛ Zeitersparnis: Wir kalkulieren bei neuen Kunden eine Zeitersparnis von ca. 50% bei Projektmanagementaufgaben, um den Nutzen von Can Do zu berechnen.