In einer Zeit, die von fortschreitender Digitalisierung geprägt ist, sehen sich Unternehmen mit der Notwendigkeit konfrontiert, ihre Projektmanagementprozesse ständig zu verbessern und anzupassen. Die Anforderungen an eine effizientere, transparentere und flexiblere Projektgestaltung nehmen zu, um im Wettbewerb bestehen zu können. In diesem Kontext wird die Einführung fortschrittlicher Projektmanagement-Tools wie Can Do zu einer strategischen Entscheidung, die die operativen Abläufe verbessert und auf die steigenden Anforderungen an Flexibilität, Skalierbarkeit und Effizienz in der Projektarbeit eingeht.

In den vergangenen Monaten wurde Can Do vermehrt bei Neukunden eingeführt, um u.a. deren Krisengroßprojekte - wie zum Beispiel die Implementierung von SAP S/4HANA - zu strukturieren und die Einführung solcher Systeme zu ermöglichen. Diese Erfahrungen bestätigen, dass Can Do nicht nur theoretische Vorteile bietet, sondern auch in der Praxis eine erhebliche Unterstützung bei der Bewältigung komplexer Projektvorhaben leistet.

Auslöser für die Notwendigkeit einer Einführung von Can Do

Im Wesentlichen gibt es Unternehmen, die derzeit keine integrierte Lösung nutzen und sich stattdessen auf Werkzeuge wie Excel verlassen, sowie Unternehmen, bei denen die vorhandene Lösung entweder nicht mehr den Anforderungen entspricht oder an ihre Leistungsgrenzen stößt. In beiden Fällen können folgende Situationen die Einführung von Can Do rechtfertigen:

1. Wachsende Komplexität der Projekte:

Wenn die Projekte eines Unternehmens in Umfang, Teamgröße oder Komplexität zunehmen, kann Can Do helfen, den Überblick zu behalten und die Koordination zu verbessern.

2. Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Fristen:

Häufige Verzögerungen oder das Verfehlen von Fristen können ein Zeichen dafür sein, dass das aktuelle Projektmanagement-System ineffizient ist. Can Do kann helfen, Überlastungen von Ressourcen zu vermeiden sowie realistische Planungen aufzubauen.

3. Probleme mit der Kommunikation und Kollaboration:

Wenn Teams Schwierigkeiten haben, effektiv zusammenzuarbeiten oder Informationen auszutauschen, kann Can Do die Kommunikation zentralisieren und den Informationsfluss verbessern.

4. Zunehmende Arbeitslast und Ressourcenmanagement-Herausforderungen:

Wenn ein Unternehmen wächst, kann es schwierig werden, Ressourcen effizient zu verwalten. Can Do bietet die umfangreichsten Möglichkeiten aller Produkte im Markt, Ressourcen, Abteilungen und Fähigkeiten KI-gestützt zu planen und zu verfolgen.

5. Bedarf an besseren Berichts- und Analysefunktionen:

Der Wunsch nach detaillierteren Einblicken in Projektfortschritte, Budgets und Ressourcennutzung kann ein Treiber für die Implementierung von Can Do sein. Hier geht es aber nicht darum, eine riesige Anzahl von Tabellen und Grafiken zu erzeugen, die zwar sehr schön aussehen, aber kaum Mehrwert bieten. Vielmehr wird in Can Do durch Algorithmen und KI die umfassende Informationsmenge analysiert und bewertet. Es werden dadurch bevorzugt Informationen angezeigt, die den jeweiligen Nutzern dazu dienen, zentrale und unmittelbare Risiken zu erkennen. Weiterhin werden Lösungsvorschläge unterbreitet, die erhebliche Arbeitszeit für das Management und die Mitarbeiter einspart.

6. Anforderungen an Compliance und Dokumentation:

In regulierten Branchen oder Projekten, die eine umfassende Dokumentation erfordern, kann Can Do helfen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und den Dokumentationsaufwand zu reduzieren. Can Do ist vollständig Revisionssicher und kann bei einem Audit helfen. Es wird sichergestellt, dass die Informationen gerade für Geschäftsleitung nicht manuell erstellt oder verändert wurden. Eine manuelle Einschätzung des Projektrisikos durch den Projektleiter in Excel kann für das Management sehr problematisch werden, wenn Schäden für das Unternehmen durch ein gescheitertes Projekt entstehen. 

7. Skalierung des Unternehmens:

Während ein Unternehmen wächst, werden die Grenzen manueller oder einfacher Systeme schnell erreicht. Can Do kann skalieren, um den wachsenden Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden, da die zunehmende Komplexität durch Algorithmen und KIs immer auf ein verständliche Niveau gebracht wird. Can Do kennt auch keine Begrenzung in der Anzahl der Anwender oder des Nutzungsumfangs. Die Cloud-Plattformen auf den die Can Do-Lösung installiert ist, passt sich dynamisch den steigenden Anforderungen an.

8. Strategische Neuausrichtung oder Transformation:

Bei der Durchführung von Transformationsprojekten oder einer strategischen Neuausrichtung kann eine Projektmanagementsoftware entscheidende Unterstützung bieten, um den Überblick zu behalten und Ziele zu erreichen. Gerade in der aktuellen Zeit stehen Unternehmen vor Herausforderungen wie der "digitalen Transformation", einem "sich verändernden Weltmarkt" und dem permanenten Problem des "Fachkräftemangels". Es ist sehr widersprüchlich, wenn Unternehmen ein Problem mit der Anzahl von Fachkräften haben und dann diese Fachkräfte mit einfachen manuellen Systemen wie Excel steuern. Gerade jüngere Mitarbeitende erwarten vom Arbeitgeber, dass professionelle Lösungen für die Planung von Ressourcen eingesetzt werden und sie nicht immer an die Grenze der eigenen Belastung geführt werden.

Fazit - die optimale Zeit für die Einführung

Der ideale Zeitpunkt für die Einführung von Can Do ist, bevor die oben genannten Probleme kritisch werden. Die Planung der Einführung in einer Phase, in der das Unternehmen die Kapazität für Schulung und Anpassung hat, ist entscheidend. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, die Software vollständig zu integrieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter geschult sind und den maximalen Nutzen aus Can Do ziehen können.

Auch die Einführungsmethode "RampUp" erleichtert eine schnelle und unkomplizierte Live-Schaltung der Lösung. Dabei wird auf den schnellen Nutzen, die Praxisnähe und Kostenoptimierung geachtet.

Die Entscheidung sollte strategisch getroffen werden, mit einer klaren Vorstellung davon, wie Can Do die spezifischen Herausforderungen des Unternehmens adressieren kann und wie sie in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert wird, um eine reibungslose Implementierung und Akzeptanz zu gewährleisten.