ABC Analyse – Projekte richtig priorisieren mit Can Do

Warum macht man eine ABC-Analyse?

Sie kennen das sicher: In den meisten Unternehmen und Abteilungen gibt es einfach zu viel zu tun. Aufgrund der hohen Komplexität ist oft unklar, welcher Bereich, welche Kategorie oder welche Gruppe von Aufgaben priorisiert werden sollte.

Die ABC-Analyse mit ihren Klassen hilft Ihnen dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie bietet Ihnen eine validierte Entscheidungsgrundlage, auf welchen Bereich oder welche Kategorie Sie Ihre Schwerpunkte setzen sollten (A-Bereich bzw. C-Klasse) und was zunächst unwichtig ist (C-Bereich bzw. C-Klasse / C-Gruppe). Indem Sie Bereiche identifizieren, die weniger zum Gesamterfolg beitragen, unterstützt Sie die ABC-Analyse zudem dabei, unnötigen Aufwand für bestimmte Kategorien zu reduzieren.

Ursprünglich wurde die ABC-Methode für die Materialwirtschaft entwickelt, fand jedoch schnell Anwendung in vielen anderen Bereichen der Unternehmensführung.

Beispiele für Einsatzbereiche:

Die Anleitung: Wie funktioniert eine ABC-Analyse?

Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine ABC-Analyse durchführen und die einzelnen Klassen definieren. Selbst wenn Sie später eine Software verwenden, ist es hilfreich, die Logik dahinter zu verstehen.

Schritt 1: Ihre Kriterien definieren
Zunächst legen Sie fest, nach welchen Kriterien Sie Ihre Priorisierung vornehmen möchten. Das hängt natürlich davon ab, was Sie mit der ABC-Analyse priorisieren möchten – zum Beispiel Kunden oder Materialien. Folgende Kriterien könnten dafür in Frage kommen:

• Aufwand / Kosten
• Umsatz
• Wert
• Verkaufszahlen
• Deckungsbeitrag
• ROI (Return on Investment)
• Einkaufsvolumen
• Bedarfswert

Diese Beispiele dienen als Orientierung. Selbstverständlich können Sie auch eigene Kriterien definieren. Für eine ABC-Analyse, etwa für Materialien, sollten die Kriterien jedoch möglichst quantifizierbar sein.

Schritt 2: Den jeweiligen Anteil am Gesamtvolumen berechnen
Um eine Vergleichbarkeit zwischen den verschiedenen Elementen (Projekten, Kunden, Produkten, Bauteilen, Materialien, Objekten etc.) zu schaffen, berechnen Sie im nächsten Schritt deren prozentualen Anteil am Gesamtvolumen.

Schritt 3: Die Elemente entsprechend ihres Anteils sortieren
Sortieren Sie anschließend die Elemente oder Objekte in einer Tabelle nach ihrem prozentualen Anteil am Gesamtvolumen. Je höher der Anteil, desto wichtiger ist das Element (z. B. Kunde, Material) – und desto weiter oben sollte es in der Liste stehen.

Schritt 4: Kumulieren der Anteile
Kumulieren bedeutet, die prozentualen Anteile zusammenzufassen. Addieren Sie zum höchsten Anteil beispielsweise den zweithöchsten und den dritthöchsten, bis Sie etwa ein Drittel des Gesamtvolumens erreichen.

Schritt 5: Die kumulierten Werte in Klassen einordnen
Teilen Sie die kumulierten Werte nun in drei Klassen (A, B und C) ein. Zur A-Klasse gehören die Elemente mit dem höchsten Anteil (z. B. A-Kunden, A-Materialien). Die B- und C-Klassen bestehen aus Elementen mit niedrigeren Anteilen.

Schritt 6: Die Ergebnisse grafisch darstellen
Um die Ergebnisse Ihrer ABC-Analyse besser nachvollziehbar zu machen, können Sie sie in Form einer Lorenzkurve grafisch visualisieren. Die steilere Kurve im A-Bereich zeigt dabei die stärkere Wirkung der Elemente mit dem größten Anteil (z. B. am Gesamtumsatz).

Mit einer solchen Darstellung wird deutlich, welche Kunden oder Materialien den größten Einfluss auf das Ergebnis haben.

Stärken & Schwächen der ABC-Analyse

Stärken der ABC-Analyse
Mit der ABC-Analyse können Sie:

• die Komplexität großer Datenmengen reduzieren,
• Prioritäten übersichtlich darstellen,
• zwischen Wichtigem und Unwichtigem unterscheiden, auch auf Basis von Kosten,
• flexibel in unterschiedlichen Bereichen arbeiten.

Schwächen der ABC-Analyse

• Drei Klassen können manchmal zu grob sein. Hier können Sie jedoch bei Bedarf selbst Anpassungen vornehmen.
• Bei Schätzwerten, wie sie im Zeit- und Projektmanagement vorkommen, können ungenaue und wenig belastbare Ergebnisse entstehen.
• Die Priorisierung erfolgt oft auf Basis eines einzigen Kriteriums (z. B. Kosten). Diese Vereinfachung kann die Realität stark reduzieren.
• Es wird nur der Ist-Zustand abgebildet, während zukünftige Potenziale meist nicht berücksichtigt werden.

Zusammenfasung

Die ABC-Analyse ist ein vielseitiges und effektives Instrument, um komplexe Datenmengen zu strukturieren und Prioritäten zu setzen. Dank ihrer einfachen Methode ermöglicht sie es, sowohl operative als auch strategische Entscheidungen schneller und fundierter zu treffen. Sie schafft Klarheit in Situationen, in denen viele Optionen und Einflussfaktoren berücksichtigt werden müssen, indem sie Daten auf die wesentlichen Elemente reduziert.

Einsatzmöglichkeiten und Nutzen
Die ABC-Analyse kann in zahlreichen Bereichen wie Kunden-, Produkt-, Material- oder Zeitmanagement angewendet werden. Sie ist besonders nützlich, wenn Sie:

• den größten Einfluss auf Ergebnisse identifizieren möchten,
• Ihre Ressourcen effizienter einsetzen wollen,
• operative Prozesse optimieren oder vereinfachen möchten.

Ein großer Vorteil der Methode ist ihre Flexibilität: Sie können die Kriterien für die Analyse individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. So lässt sich die Methode auf unterschiedlichste Fragestellungen anwenden – vom Identifizieren wertvoller Kunden bis zur Optimierung von Lagerflächen.

Grenzen und Herausforderungen
Trotz ihrer Stärken hat die ABC-Analyse auch Schwächen:

• Sie basiert häufig auf einem einzigen Kriterium (z. B. Umsatz, Kosten), wodurch wichtige Zusammenhänge oder zukünftige Potenziale unberücksichtigt bleiben können.
• Wenn Schätzwerte als Grundlage dienen, können die Ergebnisse ungenau sein.
• Die Einteilung in nur drei Klassen (A, B, C) kann manchmal zu grob sein, vor allem in komplexeren Situationen.

Daher ist es wichtig, die Analyse kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls um zusätzliche Faktoren oder Anpassungen zu ergänzen.

Warum die ABC-Analyse trotzdem überzeugt
Trotz ihrer Einschränkungen bleibt die ABC-Analyse ein bewährtes Werkzeug, das sich aufgrund seiner Einfachheit schnell in die Praxis umsetzen lässt. Sie ist besonders geeignet, um einen Überblick zu gewinnen und erste Handlungsempfehlungen abzuleiten. In Kombination mit weiteren Analyseverfahren, wie der XYZ-Analyse, können ihre Ergebnisse noch präziser und umfassender gestaltet werden.

Ihr nächster Schritt
Probieren Sie die ABC-Analyse in Ihrem Arbeitsalltag aus! Sie werden feststellen, wie schnell und effizient Sie damit klare Prioritäten setzen können – sei es bei der Planung von Projekten, der Optimierung von Prozessen oder der strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens. Ergänzen Sie die Analyse durch digitale Tools oder KI-gestützte Software, um langfristig Zeit und Ressourcen zu sparen und die Qualität Ihrer Entscheidungen weiter zu steigern.

Abschließend
Die ABC-Analyse eignet sich sowohl für kleine wie auch für große Unternehmen, die datengetriebene Entscheidungen treffen möchten. Sie kann helfen, versteckte Potenziale freizulegen, unwichtige Tätigkeiten zu reduzieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz und Erfolg.