Agiles Projektmanagement - für wen und warum?

Agiles Projektmanagement ist mehr als nur eine Modeerscheinung.

Erste agile Methoden im Bereich der Software-Entwicklung sind bereits Mitte der 1990er Jahre entstanden. Sie orientieren sich an empirischen Modellen, die eingesetzt werden, wenn das Endergebnis zu Beginn des Projekts noch nicht oder nur schwer planbar ist. Entsprechend können Sie mit agilem Projektmanagement die Anforderungen noch während des Projektverlaufs verändern bzw. anpassen. Unter den agilen Vorgehensweisen ist Scrum die bekannteste und am weitesten verbreitete Methode. Mehr dazu erfahren Sie auch in der Videoaufzeichnung beim mittelstand.digital.forum oder direkt auf der Webinaraufzeichnung in unserem Wissensbereich - hier können Sie das Video direkt anschauen. 

Welche agilen Methoden für agiles Projektmanagement gibt es noch?

Scrum ist aktuell die populärste Methode für agiles Projektmanagement.

Es gibt aber noch viele weitere agile Techniken wie Kanban, Extreme Programming, MVP, Feature Driven Development, Test Driven Development oder Crystal Clear, mit denen Sie agil Projekte managen können.

Der Begriff "Agiles Projektmanagement" wird dabei immer mehr zum Oberbegriff für die Vorgehensweise, die deutlich von der Art der klassischen Wasserfall-Methode abweicht.

Kanban

In den 1950er Jahren entwickelt, stammt Kanban (japanisch für „Signalkarte“) ursprünglich aus der Produktionssteuerung von Toyota.

Ziel ist es, jede Fertigungs- bzw. Produktionsstufe effizient zu steuern und den Materialfluss optimal zu gestalten. Bei der Übertragung auf die IT wurden Kanban-Elemente aus Lean Production, Lean Development und der Theory of Constraints hinzugefügt. Entstanden ist ein eigenes agiles Projektmanagement, bei dem die Anzahl parallel anfallender Arbeiten begrenzt ist und somit kürzere Durchlaufzeiten erreicht werden.
Dadurch gelingt es Ihnen, für agiles Projektmanagement Engpässe zu vermeiden, da diese auf diese Art schnell sichtbar werden.

Folgende Prinzipien helfen Ihnen, für agiles Projektmanagement mit IT-Kanban Ihre Projekte zu steuern:

• Visualisierung aller Stationen des Workflows auf einem Kanban-Board
  Die einzelnen Aufgaben, beispielsweise auf einer Karteikarte notiert, können Sie einfach und schnell von links nach rechts durch die einzelnen Stationen der Wertschöpfungskette verschieben.
• Begrenzung der Arbeit (Work in Progress)
  Sie können für agiles Projektmanagement eine Höchstzahl von Aufgaben festlegen, die pro Station gleichzeitig bearbeitet werden dürfen.
• Steuerung und Analyse des Workflows
  Es ist Ihnen leicht möglich, den Arbeitsprozess zu verbessern, indem Sie Messgrößen – wie Länge der Warteschlange oder die Durchlaufzeit (von Station zu Station oder die gesamte Durchlaufzeit) – analysieren.
• Formulierung von Regeln für den Prozess
  Sie können für agiles Projektmanagement definieren, was mit dem Begriff „fertig“ gemeint ist oder in welcher Reihenfolge, also nach welcher Priorisierung, die Aufgabenkarten genommen werden sollen.
• Fortlaufende Verbesserung und Förderung von Leadership
  Sie können Ihre Mitarbeiter dazu anhalten, konkrete Verbesserungsvorschläge einzureichen. Die Vorschläge werden dann ernsthaft auf allen Organisationsebenen diskutiert und, falls in ihrer Art geeignet, umgesetzt.

Erfahren Sie mehr über die Projektmanagement-Methode Kanban hier.

Design Thinking

Design Thinking ist eine anwenderorientierte Methode zum Lösen von Problemen und zur Entwicklung neuer Ideen. Das Team besteht meist aus Mitgliedern unterschiedlicher Disziplinen. Es nimmt die Perspektive des Anwenders ein und stellt dessen Wünsche und Anforderungen in den Mittelpunkt.

Den Prozess von Design Thinking können Sie für agiles Projektmanagement in sechs Schritte aufteilen:

1. Verstehen
   Der Auftraggeber erklärt Ihrem Team die Aufgabenstellung.
2. Beobachten
   Ihre Teammitglieder notieren sich die Aufgabe.
3. Synthese
   Ihr Team trägt seine Notizen zusammen und kommt zu einem gemeinsamen Verständnis der Aufgabe.
4. Ideen finden
   Das Team sammelt mögliche Lösungen für die Aufgabenstellung und wählt dann die beste aus.
5. Prototypenerstellung
   Die beste Lösung setzt Ihr Team dann als Prototyp um.
6. Test des erstellten Prototypen
   Sie können anschließend Tests durchführen lassen und, falls notwendig, das Produkt weiter optimieren.

Mehr darüber, wie Design Thinking Ihren agilen Prozess verbessern kann, erfahren Sie hier.

DevOps

Großen IT- und Softwarebezug weist das Modell DevOps aus. DevOps ist dabei ein Kunstwort aus den Begriffen Development und (IT-) Operations.

Der Sinn des Modells ist es, eine effektivere und effizientere Zusammenarbeit der Bereiche Entwicklung (Dev), IT-Operations (Ops) und Qualitätssicherung (QS) zu erzielen. Mit DevOps ist also die bereichsübergreifende, unternehmensweite Zusammenarbeit der Manager, Entwickler, Tester und Administratoren unter Einbeziehung des Kunden gemeint. Alle Beteiligten ziehen dabei an einem Strang und haben das gemeinsame Ziel im Visier: Die Bereitstellung einer hochwertigen Software.

Mit DevOps können Sie somit für agiles Projektmanagement die Software schneller und in einer besseren Qualität entwickeln. Außerdem wird die Zusammenarbeit Ihrer Teams verbessert.

Hier erhalten Sie weitere Einblicke in Entwicklungsstrategien für DevOps.

Vorteile und Nachteile agiler Vorgehensweisen

Egal für welches Modell Sie sich entscheiden, agiles Projektmanagement bringt Ihnen Vorteile:
Sie profitieren durch:

• hohe Flexibilität,
• schnelle Umsetzung,
• geringen Planungsaufwand,
• leichte Führung und Verwaltung,
• starke Anpassungsfähigkeit,
• große Eigenverantwortlichkeit.

Diese Vorteile verschaffen Ihnen einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil.

Achten sollten Sie im agilen Projektmanagement allerdings auf das unternehmensweite Projekt- und Ressourcenmanagement, denn die agile Vorgehensweise verlangt:

• Einen hohen Kommunikationsaufwand
  Agile Methoden funktionieren sehr gut, wenn nur eine Abteilung involviert ist und auf das Ergebnis bezogen keine bzw. wenig Abhängigkeiten bestehen. Häufig sind agil umgesetzte Entwicklungsprojekte jedoch Teil größerer Kundenprojekte. In diesem Fall ist es sehr wichtig, dass Sie großen Wert auf die interne Kommunikation und die lückenlose Abstimmung zwischen den Abteilungen legen.
• Eine gute Kapazitätsplanung
  Durch agile Vorgehensweisen wird die Arbeit nicht weniger. Deshalb müssen Sie Ihre Kapazitäten im Projekt stets genau im Rahmen einer sorgfältigen Ressourcenplanung planen.
• Tools für agiles Projektmanagement
  Agiles Projektmanagement wird in der Regel in eigenen, speziellen Softwarelösungen abgebildet. Sind diese nicht in die unternehmensweite Projektmanagement Software integriert, können erhebliche Informationsdefizite in diesen Enterprise-Lösungen entstehen, die sich insbesondere bei der Simulation künftiger Szenarien im Projektportfolio negativ bemerkbar machen. Deshalb sollten Sie stets auf die Auswahl passender Projektmanagement-Tools achten.
• Eine hohe Eigenverantwortung
  Mitarbeiter müssen fähig sein, in agilen Teams eigenverantwortlich zu handeln. Für Sie heißt es, dass Sie bei der Auswahl der richtigen Teammitglieder nicht nur auf die fachliche Kompetenz Wert legen dürfen. Auch die Bereitschaft zum eigenverantwortlichen Handeln sollte unbedingt vorhanden sein.
• Eine geringe Vorhersehbarkeit für das finale Projektergebnis
  Die schnelle Anpassbarkeit der Ziele und der Vorgehensweise bedeutet für Sie auch, dass das gesamte Projekt jederzeit neu definiert werden kann – unter Umständen mit entsprechender Auswirkung aufs Budget.
• Keine oder kaum Dokumentation zur gefundenen Lösung
  Da Lösungen oft durch Brainstorming gefunden werden, ist eine saubere Dokumentation dazu nur sehr schwer möglich.
• Kein belastbares Multiprojektmanagement
  Da Agilität keine übergreifende Planung zulässt, ist auch Multiprojektmanagement bzw. Portfoliomanagement kaum durchführbar.

Agiles Projektmanagement bedeutet für Sie und Ihr Unternehmen …

• die Notwendigkeit einer ausgeprägten Kommunikationskultur.
• hohe Anforderungen an die Projekt- und Kapazitätsplanung.
• ein Bekenntnis zu Flexibilität und wechselnden Zielen.

Tipps zur Einführung der agilen Methoden für agiles Projektmanagement

Die Einführung von agilem Projektmanagement ist eine Herausforderung, aber kein Hexenwerk. Wichtig ist dabei, dass Sie klein und möglichst einfach beginnen:

• Wählen Sie ein Team, das agil arbeiten möchte.
• Nehmen Sie ein möglichst klar umrissenes, kleines Projekt.
• Achten Sie auf eine genaue Zieldefinition.
• Entscheiden Sie sich, nach welcher agilen Projektmanagement-Methode Sie arbeiten möchten.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team die Methode versteht.
• Finden Sie heraus, ob Teammitglieder geschult werden müssen.

Ist es Ihr erstes agiles Projekt, so wäre es wichtig, nach Abschluss alle Erfolge und Misserfolge festzuhalten, um daraus zu lernen. Dokumentieren Sie unbedingt, was gut funktioniert hat, wo Sie noch Verbesserungen einplanen oder wo Sie gegebenenfalls auf Hybrides Projektmanagement zugreifen sollten. (hier geht es auch zu unserem Handbuch des hybriden Projektmanagement - zum Download).

Optimieren Sie anschließend Ihr agiles Projektmanagement und beginnen Sie Ihr nächstes Projekt!

Entdecken Sie das Handout „Kompass für erfolgreiche agile Arbeit“ der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. für weiterführende Informationen zu diesem Thema.