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Wie Sie Projektcontrolling im Projektmanagement richtig einsetzen
Projektcontrolling ist ein wichtiges Werkzeug im Projektmanagement. Fachmännisch und sachgemäß ausgeführt, stellt es einen planmäßigen Projektablauf sicher.
Projekte – ob klein und einfach oder groß und komplex – sind keine Selbstläufer. Sie müssen kompetent geplant, professionell organisiert und gekonnt umgesetzt werden.
Um sicherzustellen, dass jede Projektphase ihr Ziel erreicht, ist das Projektmanagement auf ein regelmäßiges Projektcontrolling angewiesen.
Projektcontrolling – warum und wozu?
Als Projektmanager sind Sie dazu verpflichtet, für einen ordnungsgemäßen Projektablauf zu sorgen.
Im Einzelnen bedeutet das, dass Sie:
- die gestellten Aufgaben sachgemäß erfüllen,
- die vorhandenen Ressourcen effizient nutzen und
- die vorgegebenen Ziele fristgerecht erreichen.
Dafür verfügen Sie über eine ausgiebige Kontrollfunktion. Um diese erfüllen zu können, steht Ihnen Projektcontrolling als Werkzeug zur Verfügung.
Der Unterschied zwischen Projektcontrolling und Projektreporting
Nicht zu verwechseln ist das Projektcontrolling mit dem Projektreporting.
Im Gegensatz zum Projektcontrolling, das die Überwachung des gesamten Projekts beinhaltet, bezieht sich das Projektreporting lediglich auf das Erstellen der Fortschrittsberichte bzw. Reports.
Somit ist das Projektreporting nur ein kleiner Teil des Controllingprozesses, nicht jedoch dessen Ersatz.
Die Vorteile des Projektcontrollings im Projektmanagement
Ein professionelles Projektcontrolling bringt Ihnen viele Vorteile. Dazu zählen insbesondere:
Das Erreichen der Projektziele
Durch die regelmäßige Kontrolle überprüfen Sie die Qualität der erfüllten Aufgaben sowie den Arbeitsfortschritt. Stellen Sie bei den Kontrollmaßnahmen fest, dass die gelieferte Arbeit die gewünschten Qualitätsmaßstäbe nicht erfüllt oder die Projektabschnitte nicht zur vorgegebenen Zeit abgeschlossen sind, können Sie eingreifen und gegensteuern.
So können Sie beispielsweise Fehler frühzeitig korrigieren, die Personalstärke erhöhen oder die Organisationsstrukturen innerhalb des Projekts anpassen.
Auf diese Weise sichern Sie das Erreichen der gesamten Projektziele.
Die effiziente Ressourcennutzung
Durch systematisches, strategisches Projektcontrolling können Sie für die optimale Ressourcenverteilung unter den Teams – und den Teammitgliedern – sorgen.
Sind die Ressourcen sauber aufgeteilt, können sich die Projektmitarbeitenden auf ihre Arbeit konzentrieren, die Terminpläne einhalten und somit den Projektfortschritt sicherstellen.
Die erhöhte Mitarbeitermotivation
Mit einem ausgereiften und funktionierenden Kontrollsystem unterstützen Sie Ihre Teams bei ihrer täglichen Arbeit, indem Sie jeden Mitarbeitenden stets im Voraus über seine laufenden Aufgaben und die nächsten Projektziele informieren.
Wenn die Beteiligten über ihren persönlichen Beitrag im Projekt Bescheid wissen und sich der Bedeutung dieser Aufgaben bewusst sind, steigt auch ihre Motivation, zusammen mit dem Team die höchste Leistung zu erbringen.
Die verbesserte Disziplin
Mit dem Projektcontrolling organisieren Sie die Arbeit in den Teams optimal, indem Sie die Aktivitäten jedes einzelnen Mitarbeitenden überprüfen. Erfüllt ein Teammitglied seine Aufgaben – ob versehentlich oder absichtlich – nicht vereinbarungsgemäß, können Sie dies frühzeitig erkennen.
Dadurch können Sie Konflikte zwischen den Teammitgliedern von vornherein minimieren. Gleichzeitig steigern Sie die Disziplin im Team und erreichen einen geordneten Projektablauf.
Die vereinfachte Koordination
Ein gut eingeführtes, stabil eingerichtetes Projektcontrolling erleichtert Ihnen die Organisation und die Koordination der einzelnen Projektschritte bzw. Projektphasen.
Auf diese Weise können Sie als Manager Ihre Aufgaben leichter, effizienter und genauer erfüllen.
Die Can Do Software unterstützt das Projektcontrolling in mehreren Schlüsselbereichen
Analyse- und Berichtsfunktionen
Can Do stellt umfangreiche Analyse- und Berichtsfunktionen bereit, die Projektleitern in Echtzeit alle relevanten Kennzahlen zu ihren Projekten anzeigen. Durch die visuelle Aufbereitung der Daten in Dashboards und Berichten können Projektleiter fundierte, datenbasierte Entscheidungen treffen. Dies minimiert das Risiko, auf subjektive Einschätzungen angewiesen zu sein, und erhöht die Transparenz über den Projektfortschritt, Ressourcenauslastung und Budgeteinhaltung.
Frühzeitige Risikoerkennung durch KI
Ein weiterer entscheidender Vorteil ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Risikoerkennung. Die KI analysiert kontinuierlich Projektdaten und führt Simulationen durch, um potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren. So werden beispielsweise Überschreitungen des Budgets oder Terminverzögerungen bereits im Vorfeld erkannt. Zusätzlich liefert die KI konkrete Handlungsempfehlungen, sodass Projektleiter frühzeitig Maßnahmen ergreifen können, um Projekte wieder auf Kurs zu bringen. Diese Funktion macht Can Do zu einem unverzichtbaren Werkzeug für das proaktive Risikomanagement.
Nahtlose Integration in die IT-Landschaft
Can Do punktet zudem mit einer hohen Kompatibilität zu bestehenden Unternehmenssystemen wie JIRA, SAP oder anderen Tools. Durch diese systemübergreifende Integration können Projektdaten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt und ganzheitlich ausgewertet werden. Dies erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit zwischen Teams, sondern verbessert auch die Qualität der Datenanalyse und die Entscheidungsfindung. So wird der Projektcontrolling-Prozess erheblich vereinfacht und effizienter gestaltet.
Ganzheitliche Projektsteuerung
Mit Can Do haben Projektleiter ein leistungsstarkes Werkzeug zur Hand, das sie bei der Überwachung, Steuerung und Kontrolle selbst komplexer Projekte unterstützt. Von der Echtzeit-Datenanalyse über die KI-basierte Risikoerkennung bis hin zur systemübergreifenden Vernetzung sorgt Can Do für ein transparentes und effizientes Projektcontrolling. Unternehmen profitieren von einer verbesserten Planungssicherheit, präzisen Handlungsempfehlungen und einer nahtlosen Integration in ihre bestehende IT-Infrastruktur.
Die Kombination aus innovativen Analysefunktionen, intelligenter Risikobewertung und einer flexiblen IT-Integration macht Can Do zur idealen Lösung für modernes Projektcontrolling.