Frage:
Bei uns in der Firma sind die Pläne extrem umfangreich und werden irgendwann nicht mehr gepflegt, woran liegt das und was können wir tun?
Antwort:
Häufig werden Pläne am Anfang vollständig detailliert erfasst, um ja nichts zu vergessen und alles möglichst genau zu machen. Das ist weder möglich noch hat es irgendeinen Nutzen.
Ich empfehle daher eine phasenorientierte, rollierende Planung, bei der nur die Phase, die unmittelbar bevorsteht, detailliert ausgeplant wird. Im Laufe Hybrides Projektmanagement dieser Phase steigt das Wissen über das Projekt und es kann die nächste Phase detailliert geplant werden. Voraussetzung ist, dass Sie über ein Planungswerkzeug verfügen, mit dem Sie Teams auf (langfristige) Phasen planen können, um die Kapazitäten für das gesamte Projekt zu „blocken“.
Frage:
Unser primäres Planungswerkzeug ist Excel, dort werden benötige Kapazitäten und grobe Aufgaben zeitlich geplant. Die Spalten sind dann die Arbeitswochen, in denen die Ressourcen mit ihrem Aufwand eingetragen wird. Allerdings ist der Pflegeaufwand sehr hoch und die Transparenz gering.
Antwort:
Diese Darstellung in Excel ist eigentlich das Ergebnis einer inhaltlichen, zeitlichen Planung und nicht die Planung selbst. Der Planer überlegt sich dabei (im Kopf oder woanders), wann er was machen will und wen er dazu benötigt. Das Ergebnis dieser „Überlegung“ ist dann die Zahl in der Zelle. Häufig sind diese Planer nicht mit dem Wissen und den Methoden „richtiger“ Projektplanung vertraut und bauen diese Tabellen quasi aus der Not heraus.
Beschaffen Sie ein richtiges Planungswerkzeug und bringen Sie den Planern Projektmanagement bei. Sie führen die Buchhaltung des Konzerns auch nicht in Excel.
Excel ist kein Projekt- oder Ressourcenplanungswerkzeug.
Frage:
Unser Management besteht auf eine vollständige, detaillierte Planung. Ungenaue Angaben werden als Unwissen des Projektverantwortlichen interpretiert. Wir machen also eine solche Planung in dem Wissen, dass es so nicht eintritt, und schätzen alles im WorstCase, weil wir bei Abweichungen kritisiert werden.
Antwort:
Es herrscht der immer noch verbreitete Irrtum, dass durch eine detaillierte Planung, die alles genau beschreibt, das Projekt besser läuft.
Beachten Sie bitte, dass Manager selbst selten Projektmanager waren oder über das Know-How moderner Projektplanung verfügen. Das Problem kann der Projektplaner zwar nicht lösen, aber umgehen. Die detaillierte Planung wird meistens nur deswegen gefordert, um zu zeigen, dass sich die Planer ganz viele Gedanken gemacht haben. Hier zählt einfach die Quantität, nicht die Qualität. In Systemen wie Can Do können Sie sog. Bausteine anlegen, das sind beliebig umfangreiche „Teilpläne“, die wie Bausteine in das Projekt „gezogen“ werden können. Damit kann man den Projektplan „kurzzeitig“ aufblähen, damit er schön groß ist. Sie können weiterhin ungenau planen und so Ihren wirklichen Wissensstand realistisch im Projekt abbilden. In allen Auswertungen in Can Do können Sie statt diesem Intervall (30-40 PT22 Aufwand) auch den Worst-Case darstellen (40 PT). So haben Sie beides.
Übrigens: Erfahrene Projektcontroller oder Lenkungsausschüsse kritisieren den Planer dafür, dass er alles genau und maximal detailliert plant.
