Die Menge der Storys entsteht oft durch die Tatsache, dass in Jira einer Story immer nur ein Teammitglied zugewiesen werden kann. Can Do kann grundsätzlich eine unbegrenzte Anzahl von Ressourcen pro Paket abbilden, Jira eben nur eine.
Eine Story in Jira ist eigentlich ein User-Story, also eine Art Ergebnis aus Sicht des Product Owners. Es ist üblich, dass diese Story dann durch das Team in Unteraufgaben untergliedert wird. Jede dieser Unteraufgaben kann von einem anderen Teammitglied durchgeführt werden. Ein Teammitglied kann aber auch mehrere dieser Unteraufgaben in einem Sprint durchführen. Für jede Unteraufgabe gibt es ebenfalls eine eigene Schätzung der Story Points.
Story mit zwei Unteraufgaben
Der Gesamtaufwand der Hauptstory ist somit die Summe der Story Points der Unteraufgaben pro Ressource. Es gibt eine Verteilung des Gesamtaufwands auf die verschiedenen Teammitglieder, die prozentual ausgedrückt werden kann. Das eine Teammitglied erarbeitet 60%, das andere 40% der Gesamtstory, definiert in den Unteraufgaben.
Can Do verfügt über etwas Ähnliches wie Unteraufgaben in Jira. Für ein Arbeitspaket können beliebig viele Tätigkeiten erfasst werden.
Normalerweise werden diese Tätigkeiten als eine Art Checkliste für aufwendige Arbeitspakete verwendet, um das Paket inhaltlich zu strukturieren.
Die Ressourcenplanung wird nicht in den Tätigkeiten durchgeführt, das würde viel zu kompliziert werden. Die Tätigkeiten werden vom Projektleiter manuell angelegt und werden von den Ressourcen quasi nur abgehakt.
Das Can Do-Jira-Interface nutzt diese Fähigkeit der Can Do-Software und erstellt für eine Unteraufgabe einer Story eine Tätigkeit für ein Arbeitspaket.
In Can Do können auch Ressourcen den Tätigkeiten zugewiesen werden, allerdings nicht, um deren Kapazität zu planen (dies geschieht auf dem Arbeitspaket selbst), sondern um die Zuständigkeit zu dokumentieren. Die Schnittstelle weist also den Bearbeiter aus Jira auch in Can Do der Tätigkeit zu.
Um aber die Kapazität in Can Do korrekt abbilden zu können, wird zusätzlich die Ressource auch auf das Arbeitspaket in Can Do zugewiesen. Der Aufwand entspricht den Story Points der Unteraufgabe. Hat ein Teammitglied mehrere Unteraufgaben in einer Story, wird der Aufwand der Story Points addiert und auf dem Arbeitspaket in Can Do eingetragen.
Ein Arbeitspaket in Can Do mit zwei Tätigkeiten, die aus Jira kommen.
Can Do hat noch eine besondere Fähigkeit im Umgang mit den Tätigkeiten. Der Projektleiter kann den prozentualen Anteil, den eine Tätigkeit am gesamten Arbeitspaket hat, hinterlegen.
Die Idee dahinter ist, dass der Mitarbeiter in Can Do diese Tätigkeiten einfach in seiner persönlichen App abhakt und der prozentuale Fertigstellungsgrad des Pakets dann automatisch erhöht wird.
Da dieser prozentuale Anteil einer Tätigkeit aufgrund der Story Points der Unteraufgabe automatisch berechnet wird, kann die Schnittstelle die Tätigkeit einfach abhaken, wenn die Unteraufgabe in Jira beendet wird.
Dadurch entsteht ein Fortschritt auf dem Arbeitspaket in Can Do. Der Projektmanager kann also sehen, wie weit fortgeschritten die User-Story ist.
Paket mit einer abgeschlossenen Unteraufgabe aus Jira
Paket mit Fortschritt wegen einer abgeschlossenen Unteraufgabe
Durch die Funktion „automatischer Fortschritt“ in Can Do wird der Fortschritt des Arbeitspakets auch auf die darüber liegende Phase, das darüber liegende Projekt, das darüber liegende Portfolio etc. sofort aktualisiert.
Am Ende zeigt sich, wie leistungsfähig diese gesamte Systemumgebung ist. Ein Teammitglied schließt in Jira eine kleine Unteraufgabe einer Story ab. Dieser Fortschritt wird in Echtzeit bis zum Vorstand sichtbar, wenn dieser gerade auf sein Portfolio der laufenden Projekte schaut.
