Was ist ein Portfolioleitstand?

Klassisches Berichtswesen, egal ob für Projekte oder Portfolios, wird häufig (viel zu oft!) mittels generierter Berichte in Excel oder PowerPoint umgesetzt, die durch verbale Kommentare der Verantwortlichen ergänzt wurden. Diese Berichte gehen dann monatlich an das Management und beschreiben vor allem den Verlauf der Projekte in den letzten 4 Wochen – also einen eigentlich veralteten Portfolio-Zustand.

Wenn ein integriertes Projekt- und Portfoliomanagementsystem vorhanden ist, werden oft die Informationen aus Excel-Dateien zusammenkopiert oder sogar manuell übertragen.
Der Arbeitsaufwand ist hoch, die Informationsgehalt niedrig – aber es wurde immerhin berichtet, und das Management fühlt sich informiert.

Leitstände funktionieren grundsätzlich anders (und besser); hier die wichtigsten Unterschiede:

• Die Datenhoheit liegt beim Empfänger, d.h., der Manager entscheidet selbst, wann er welche Informationen haben möchte. Er klickt sich also eigenständig durch die für ihn relevanten Infos.
• Die Informationen sind in Echtzeit vorhanden, es wird also der aktuelle Stand JETZT abgebildet!
• Die in den Leitständen enthaltenen Informationen sind hauptsächlich von der PM-Software berechnet – seien es Budgetverwendung, Risiken, Soll-Ist-Vergleiche etc. Die manuellen verbalen Informationen fehlen oder sind nur gering vorhanden.
• Bei einer Portfolioübersicht wird für alle Projekte die gleiche Metrik verwendet. Die Projekte sind also hinsichtlich ihrer Performance und Risiken vergleichbar.
• Der Leitstand ist interaktiv: Der Empfänger kann sich Details oder weiterführende Analysen nach Bedarf zusammenstellen sowie abrufen und sich so in dem Ausmaß informieren, wie er es möchte oder es seine Rolle erfordert.
• Die prädiktive Aussage über die Projekte wird durch Algorithmen berechnet. Es werden dazu bestehende Daten, Muster und Trends berücksichtigt. Das Ergebnis ist eine Risikovorhersage und somit ein "Blick in die Zukunft".
• Der Manager kann Simulationen durchführen und so mögliche Entscheidungen vorab validieren. Dabei verändert er aber nicht die aktuelle Planung der operativen Ebene.

Unter den Unternehmen, die Can Do einsetzen, haben einige in den Großraumbüros der IT große Bildschirme aufgestellt. Dort ist das aktuelle Projektportfolio immer in Echtzeit zu sehen. Teammitglieder, die in den Projekten arbeiten, können also genau sehen, welche Projekte planmäßig laufen und wo es Engpässe gibt. 

Wie funktioniert ein Leitstand?

Der Leitstand besteht aus mehreren Apps, die verschiedene Blickwinkel auf die gesamte Projektwelt, alle Ressourcen und die Verbräuche von finanziellen Mitteln darstellen. Er ist also nicht ein "Programm", sondern es laufen verschiedene Apps im Browser. Die sichtbaren Informationen werden automatisch geladen und aktualisiert. Es ist eigentlich kein Eingriff durch den Anwender notwendig.

Diese Apps sind also Links für den Browser, die sowohl die Apps als auch die Informationen im Browser bereitstellen. Ein Klick auf diesen Link öffnet die Anwendung und zeigt die Informationen an.

Bild: Aus der Software wird eine Mail geschickt, in der der Link für den Leitstand steht.

Informationen eines Leitstands

Es gibt verschiedene Blickwinkel auf die digitale Welt aller Projekte, Menschen und Arbeiten eines Unternehmens. Daher gibt es auch verschiedene Leitstände – je nachdem, welche Informationen gewünscht sind.

Zeitliche Darstellung

Die beliebteste Darstellung ist eine zeitliche Darstellung des Portfolios in der sog. Gantt-Darstellung, also als Balkengrafik. Dort stehen alle Projekte mit dem aktuellen Fortschritt, den Risiken (rote Lampen) und dem erwarteten Ende.

Bild: Leitstand in der Gantt-Darstellung

Für jedes Projekt gibt es eigene Ziele. Ganz links wird mit den Lampen der durch das System berechnete Risikostatus dargestellt. Die rote vertikale Linie ist "Heute". Der Projektfortschritt ist durch die blauen Linien an den Kanten der Balken zu erkennen.

Analytische Darstellung

Dieses BubbleChart zeigt auf der X-Achse das Risiko für das Projekt zu scheitern. Auf der Y-Achse wird der Score (Nutzen) angezeigt (in diesem Beispiel kann der Nutzen auch negativ sein). Der Durchmesser beschreibt den Gesamtaufwand des Projekts.

Bild: BubbleChart. Normalerweise werden in den Grafiken auch die Projektnamen angezeigt, dies wurde hier ausgeblendet.

Auch tabellarische Darstellungen, die aktualisiert werden, dienen der Übersicht; hier ein Beispiel:

Tabellarische Darstellung aller Projekte eines Portfolios, die Projekte mit den höchsten Risiken zuerst.

Zusammenfassung

Ein Leitstand unterscheidet sich also von Berichten und Dashboards dadurch, dass er immer in Echtzeit die Informationen bereitstellt und oft ständig geöffnet bleibt. Der wichtigste Punkt ist allerdings, dass Entscheider sich diese Daten abrufen, wann immer sie wollen, und das zyklische Berichtswesen dadurch obsolet wird.