Can Do zeichnet jede Aktion auf, die Daten im System verändert. In diesem Beitrag beschreibe ich, warum das so wichtig ist, was man damit alles machen kann und welche zunehmende Bedeutung dieses Feature noch bekommen wird.

Wie funktioniert die Historientabelle?

Jede Aktion eines Anwenders / einer Anwenderin, die Daten verändert, wird von Can Do bzw. der History-Tabelle aufgezeichnet. Dieses Änderungsprotokoll ist fest mit dem jeweiligen Objekt verbunden. Bei einem Arbeitspaket werden also sämtliche Änderungen dokumentiert. Diese Funktion kann nicht abgeschaltet oder manipuliert werden. 

Wenn Sie nun in der Projektplaner App eine Zeile markieren und den Button für die Historie anklicken, öffnet sich sofort das entsprechende Fenster.

Es wird das Datum, zu dem die Aktion durchgeführt wurde, angezeigt. Das Feld "Level" beschreibt  die Bedeutung bzw. Wichtigkeit dieser Aktion. Diese Bewertung ist in der Konfiguration für alle Aktionen hinterlegt und könnte auch geändert werden. Der Nachrichtendienst in Can Do, der über Änderungen per Mail informiert, wertet beispielsweise dieses Feld aus. 
Danach folgen eine Beschreibung dessen, was konkret gemacht wurde (also welche Daten geändert wurden) sowie der Autor der Aktion.

Die vom System erzeugten Einträge können nicht geändert oder gelöscht werden. Sie machen also, das ist besonders bedeutsam, das System "revisionssicher". Das heißt: Niemand kann die Daten im System unbemerkt ändern. Das ist vor allem dann entscheidend, wenn beispielsweise ein Projekt-Audit durchgeführt wird oder die Wirtschaftsprüfer im Haus sind. 

Die primäre Aufgabe ist also, transparent zu machen, wer wann was erzeugt, gelöscht oder geändert hat. Aber die Historie hat noch weitaus mehr Funktionen:

Manuelle Einträge

Für jedes Objekt können auch manuelle Einträge in der Historie gemacht werden. Beispielsweise, um zu begründen, warum man ein Paket verschoben hat. Diese Einträge können entweder direkt in der Tabelle oder als Kommentar (beispielsweise in der Projektplaner-App) eingegeben werden.

Das Projektlogbuch

Im Fenster werden immer alle Einträge des ausgewählten Objekts angezeigt. Der Button "Projektlog" in der Projektplaner-App allerdings listet alle Historieneinträge sämtlicher Objekte im Projekt auf und sortiert diese nach Datum. Das ist beispielsweise dafür gedacht, wenn die Projektleitung aus dem Urlaub zurückkommt und wissen möchte, was sich in der Zwischenzeit getan hat.

Die Historie und der Nachrichtendienst

Die verschiedenen Gruppen von Anwender:innen können sich bei wesentlichen Änderungen im System automatisch durch den integrierten Nachrichtendienst informieren lassen. 
Dieser Dienst greift auf die Historien-Daten zurück. Entsprechend der Einträge wird eine Mail ausgelöst, und die Einträge selbst werden in die Mail kopiert.

Die Undo-Funktion und die Historien-Daten

Auch diese Funktion nutzt die Historien-Daten. Bei der Undo-Funktion wählen Anwender:innen ein Element aus und drücken einfach auf den Undo-Button. Die letzte Aktion, die in der Historientabelle steht, wird nun "herumgedreht" und ausgeführt. Weil in der History sämtliche Aktionen aufgezeichnet sind, ist quasi ein "endloses" Undo möglich, selbst bis hin zu Aktionen weit hinten in der History-Tabelle.

Hier ein Artikel, wie Undo funktioniert

… und hier ein ausführlicherer Artikel zu diesem Thema.

Nutzungsstatistik

Für Administratoren gibt es eine App, die anzeigt, wie aktiv welche User:innen im System waren. Diese Auswertung basiert natürlich ebenfalls auf der Historientabelle.

Hier ein Artikel, der diese Funktion beschreibt

Was kommt noch?

Die Datenmenge, die im System in der Historientabelle gespeichert wird, ist riesig. Es gibt Installationen mit mehreren Millionen Einträgen. In der Ideen-Liste des Programmier-Teams von Can Do spielt diese Tabelle immer wieder eine Rolle, und folgende Themen haben wir für kommende Versionen von Can Do direkt im Blick:

• Veränderte Ladestrategie der Historientabelle beim Start des Servers: Aktuell werden alle Einträge hochgeladen, das dauert lang und benötigt im Server viel Speicher. Das werden wir optimieren.
• Anonymisierung im Rahmen der DSGVO-Apps. Mit diesen Apps werden die personenbezogenen Daten anonymisiert, d.h., der Bezug zum Namen wird gestrichen. Das ist dann die einzige App, die eine Veränderung der Historie zulässt.
• Wir entwickeln die Fähigkeiten der KI in Can Do ständig weiter. Natürlich fällt uns immer wieder dieser "Datenschatz" in die Hände, und früher oder später werden wir eine KI entwickeln, welche die Historientabelle auswertet.

Weiterführende Themen

Hier eine interessanter Artikel zur Revisionssicherheit

Und hier ein Text, wie Revisionssicherheit im Unternehmen umgesetzt wird