Was ist ein Projektporfolio?

Ein Projektportfolio ist eine Sammlung von Projekten und Programmen, die von einer Organisation verwaltet werden, um strategische Ziele effizient zu erreichen und den besten Wert aus ihren Investitionen zu ziehen. Es beinhaltet das zentrale Management dieser Projekte und Programme hinsichtlich Priorisierung, Ressourcenzuweisung und Leistungsüberwachung, um sicherzustellen, dass alle Initiativen auf die übergeordneten Geschäftsziele ausgerichtet sind.

Was ist ein Basisplan als Grundlage für einen Soll-Ist-Vergleich

Im Projektmanagement ist ein Basisplan (auch Baseline-Plan genannt) eine festgelegte Version des Projektplanes, die als Referenz für den Fortschritt und die Leistung des Projekts dient. Er umfasst die genehmigten Zeitpläne, Kosten, Umfang und Ziele des Projekts und wird verwendet, um Änderungen zu überwachen, Abweichungen zu analysieren und den Erfolg des Projekts zu bewerten.

Was ist ein Soll-Ist-Vergleich eines Portfolios in Can Do?

Für Projektanträge, Demands

Projektanträge werden in einem oder mehreren Portfolios gesammelt. In der Projektplaner-App kann für ein solche Portfolio ein Basisplan erzeugt werden. Der Anwender kann dann grafisch Abweichungen der Anträge zum Basisplan anzeigen.

In dem dem Beispiel sieht man, dass der Projektantrag "ERP Ramp-Up" im Start verschoben wurde. Man sieht auch dass der Meilenstein um ca. einen Monat geschoben wurde.

Für laufende Projekte in einem Überwachungsportfolio

Auch laufende Projekte mit detaillierten Plänen können in einem Portfolio zusammengefasst werden. Hier kann ebenfalls ein Basisplan für einen späteren Soll-Ist-Vergleich angelegt werden. Die Darstellung ähnelt sich und es können Abweichungen sofort gesehen werden.

Hier sieht man, dass das Projekt "Stenr Ramp-Up" wohl schneller fertig wird als ursprünglich geplant. Das letzte Projekt unten hat keinen "roten Strich", also war während der Basisplan erzeugt wurde noch nicht im Portfolio. So kann erkannt werden, welche Projekte seit dem letzten Basisplan dazugekommen sind.

Tabellarische Auswertung

Can Do speichert in einem Basisplan den gesamten Inhalt des Projekts. Es wird also ein Kopie erzeugt. Somit lassen sich auch alle Abweichungen feststellen und vergleichen. Die App "BP-Vergleich" erlaubt es, die wichtigsten Werte wie Termine, Kosten und Aufwand gezielt zu analysieren.

Der Anwender kann in der App alle Einträge filtern die überhaupt Abweichungen haben. Es werden auch Prozentuale Abweichungen errechnet. Die Spalten können sortiert werden, so kann das Projekt mit der größten Abweichungen an die Spitze gestellt werden.

Weitere Möglichkeiten

Can Do kann pro Projekt oder Portfolio nicht nur einen sondern unbegrenzt viele Basispläne speichern. In den Projekten wird immer dann verwendet, wenn beispielsweise ein Meilenstein erreicht wurde. Für den nächsten Projektabschnitt wird dann wieder ein Basisplan erstellt.

Auf Portfolioebene wird das häufig nach Sitzungen der Geschäftsleitung gemacht die eine Menge neuer Projekte freigibt und später analysieren möchte, wie die Abweichungen seitdem waren.

Es gibt die Möglichkeit über alle Projekte und Portfolien zeitzyklisch automatisch Basispläne zu erstellen. Diese heißen dann beispielsweise einheitlich "Januar 2024", "Februar 2024" etc. 

Damit können Trends eben nicht nur in Projekte sondern auch auf Portfolioebene erkannt werden.