Ein grober Projektplan in Can Do mit Phasen und Meilensteinen
Eine Feinplanung wird durch den Projektplaner dort durchgeführt, wo es notwendig und sinnvoll ist.
Die erste Phase wurde detailliert klassisch geplant
Diese Planung wird bereits mit dem Team gemeinsam erstellt und nicht „auf der grünen Wiese“. Es ist die fachliche Expertise notwendig, um realistische Aufwände zu erhalten. Dies erfolgt durch den Aufbau eines Backlogs in Jira, um summarische Aufwände je Thema (Epic) zu erhalten.
gefüllter Backlog und drei Epics
Es werden nun die Phasen des Projekts mit den Epics technisch über eine Schnittstelle verbunden. Die generisch geplanten Aufwände auf den Phasen im Projektmanagementsystem entsprechen den geschätzten Aufwänden der Storys im Backlog für diesen Epic.
Beginnt das Team mit der Arbeit an den Storys, werden diese in Jira in den Sprint gezogen. Damit erhalten die Storys einen Anfangstermin (Sprint-Start) und einen Endtermin (Sprint-Ende). Weiterhin wird eine Person aus dem Team (Ressource) zugewiesen und der abstrakte Aufwand (Story Points) wird in Jira hinterlegt.
Hybrider Plan in Can Do
Damit hat das Projektmanagementwerkzeug nun alle Informationen, um ein reguläres Arbeitspaket mit Anfang, Ende (Dauer), Ressource und Arbeitsaufwand einzuplanen. Die Phase, in der das Arbeitspaket erzeugt wird, ist die mit dem Epic verbundene Phase. Es sind also keine weiteren manuellen Eingaben mehr notwendig.
Tabellarische Darstellung des Projekts in Can Do
Da die Ressource im Projektmanagementwerkzeug grob und gesamtheitlich auf der Phase geplant und dort als „abziehbar“ markiert wurde, kann der Aufwand, der für das Arbeitspaket beplant ist, von „oben abgezogen“ werden. Eine Doppelplanung wird also ausgeschlossen. Auch hier ist kein manueller Eingriff notwendig, die Software erledigt das selbstständig.
Auch ohne Can Do und Jira ist diese Planungstechnik möglich. Allerdings wäre es für den Projektmanager zu aufwendig, für jede Story in einem Sprint in seinem herkömmlichen Planungswerkzeug ein Paket mit der Ressourcenzuweisung anzulegen. Er könnte aber ein einzelnes Paket, das den ganzen Sprint repräsentiert, anlegen und die Ressourcen auf dieses Arbeitspaket buchen. Er müsste dann weiterhin die darüber liegende Ressourcenplanung manuell entsprechend reduzieren, um eine Doppelplanung zu vermeiden.
Herkömmliche Projektmanagementsysteme verfügen im betrieblichen Einsatz über eine Zeiterfassung. Das Jira-Team würde darin dann seine Ist-Zeiten erfassen. Es gibt zwar auch Zeiterfassungssysteme für Jira, allerdings ist nicht sichergestellt, dass alle Arbeiten eines Teammitglieds in Jira vorhanden sind. Im Projektmanagementsystem ist das eher der Fall.
Storys, die in einem Sprint nicht geschafft und in den nächsten Sprint gezogen werden, reduzieren den geplanten Aufwand im aktuellen Sprint. Die Ressourcenplanung muss dann im Projektmanagementwerkzeug manuell angepasst werden.
Der manuelle Abgleich zwischen einem Jira-System und einem herkömmlichen Planungswerkzeug oder Excel ist möglich. Allerdings ist dies ein erheblicher Aufwand, der den Nutzen übersteigen kann. Auch eine gewisse Fehlerwahrscheinlichkeit bei der Pflege der Daten durch den Projektmanager ist hoch. Ein Automatismus ist hier selbstverständlich besser.
