Agiles Projektmanagement - die beliebte Scrum Methode

Die Frage „Agiles oder klassisches Projektmanagement?“ könnte aktuell augenzwinkernd mit „Ja“ beantwortet werden: Nur 20% der im Rahmen der Studie Status Quo Agile 2016/2017 Befragten nutzen agile Vorgehensweisen in Reinform, nur 12% durchgängig klassische Methoden. Die Mehrheit von 68% wählt situativ oder arbeitet hybrid in einer Mischform von agilen und klassischen Methoden. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel "Hybrides Projektmanagement: Klassisch mit einer Portion agil?".


Die Scrum Methode ist auf der Beliebtheitsskala der agilen Techniken weiter deutlich vorn. Für mehr als 50% der Nutzer agiler Vorgehensweisen hat Scrum eine zentrale Bedeutung. Auf Rang 2 landet Kaban (IT-Kaban) mit über 20% gefolgt von Lean und DevOps, so ein Ergebnis der Studie "Status Quo Agile 2016/17" von Prof. Dr. Ayelt Komus von der Hochschule Koblenz.

Agil steht für Geschwindigkeit, Innovation und Teamwork 

Agile Methoden wie Scrum schneiden in der Beurteilung durch die Studienteilnehmer praktisch in jeder Teilbewertung besser ab als klassisches Projektmanagement. Besonders was Geschwindigkeit, Produkteinführungszeit, die Fähigkeit zur Innovation und Teamwork angeht, liegen die Bewertungen agiler Methoden signifikant vor klassischem Projektmanagement. Die Studie kann kostenlos auf der Webseite Status Quo Agile angefordert werden.

Was ist eigentlich agiles Projektmanagement? 

Agiles Projektmanagement ist ein Oberbegriff für verschiedene Vorgehenstechniken, die sich an einem empirischen Vorgehensmodell orientieren. Sie finden häufig Anwendung, wenn der Verlauf zur Erreichung eines bestimmten Endergebnisses, wie etwa zu Beginn einer Softwareentwicklung, schwer oder nicht planbar ist. Sie geben darüber hinaus dem Auftraggeber in besonderem Maße die Möglichkeit, seine Anforderungen an das Endprodukt während des Projektverlaufes mehrfach anzupassen. Es gibt eine ganze Anzahl von Methoden, von denen Scrum die weltweit größte Verbreitung gefunden hat.

IAPM Agile PM Guide 2.0

Der Projektmanagement-Verband  IAPM International Association of Project Managers stellt in seinem Leitfaden „IAPM Agile PM Guide 2.0“ die gängigsten Formen des agilen Projektmanagements – Scrum und Kanban – und agile Arbeitsmethoden wie Extreme Programming vor. Den Leitfaden "Agile PM Guide 2.0" können Sie hier anfordern.

Im Fokus: Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist mehr als nur eine Modeerscheinung. Erste agile Methoden sind bereits Mitte der 1990er Jahre entstanden im Bereich der Softwareentwicklung. Agilem Projektmanagement gemeinsam ist eine Orientierung an empirischen Modellen, die insbesondere dann zum Einsatz kommen, wenn das Endergebnis zu Beginn des Projekts noch nicht oder nur schwer planbar ist. Entsprechend beinhaltet agiles Projektmanagement die Möglichkeit, die Anforderungen noch während des Projektverlaufs zu verändern bzw. anzupassen. Scrum ist unter den agilen Vorgehensweisen die bekannteste und am weitesten verbreitete Methode.

Bereits Mitte der 1990er entwickelt, wird agiles Projektmanagement Scrum im Jahr 2001 in dem Buch „Agile Software Development with Scrum“ manifestiert. Hier noch explizit auf das Themengebiet Softwareentwicklung bezogen, folgt 2003 die Verallgemeinerung auf das Projektmanagement Scrum („Agile Project Management with Scrum“) und damit auf das gesamte Unternehmen. Das Wort Scrum selbst bezeichnet beim Rugby das Gedränge der Spieler beim Einwurf des Balles. Die Analogie soll die Arbeit in kleinen, selbstorganisierten Einheiten unterstreichen, die von außen lediglich eine Richtung (Ziel) vorgegeben bekommen, aber die Taktik selbst bestimmen, wie sie das gemeinsame Ziel erreichen wollen.

In der Scrum-Welt gibt es drei Rollen: Es gibt den Product Owner, das Development Team und den Scrum Master. Der Product Owner ist der Kunde bzw. sein Repräsentant. Er sorgt dafür, dass die Kunden-Interessen im Projekt umgesetzt werden. Das Development-Team arbeitet selbstständig und eigenverantwortlich an der Umsetzung der Kundenwünsche. Als Coach tritt der Scrum Master auf, der dafür sorgt, dass das Team möglichst reibungslos arbeiten kann.

• Die einzelnen Personen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und

• Ein funktionierendes Endergebnis (z.B. Software) ist wichtiger als eine
             detaillierte Dokumentation
• Die aktive Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als vertragliche
             Fixierungen
• Sinnvolle Änderungen am Projektziel sind wichtiger als das sture Verfolgen
             des ursprünglichen Plans

Weitere agile Methoden

Scrum

Scrum ist aktuell die populärste Methode für agiles Projekt-management. Es gibt aber zahlreiche weitere agile Techniken wie Kanban, Extreme Programming, MVP, Feature Driven Development, Test Driven Development oder Crystal Clear. Dabei wird der Begriff agiles Projektmanagement immer mehr als Oberbegriff für die Vorgehensweisen benutzt, die deutlich von der klassischen Wasserfall-Methode abweichen.

Kanban

In den 1950er entwickelt, stammt Kanban (japanisch für „Signalkarte“) ursprünglich aus der Produktionssteuerung von Toyota. Ziel dabei ist es, jede Fertigungs- bzw. Produktions-stufe effizient zu steuern und insbesondere den Materialfluss optimal zu gestalten. Bei der Übertragung auf die IT wurden Kanban Elemente aus Lean Production, Lean Development und der Theory of constraints hinzugefügt. Entstanden ist ein eigenes agiles Projektmanagement, bei dem die Anzahl parallel anfallender Arbeiten begrenzt und somit kürzere Durchlaufzeiten erreicht werden sollen. Dadurch sollen insbesondere Engpässe vermieden werden, da diese schnell sichtbar sind.

Folgende Prinzipien liegen dem IT-Kanban zugrunde:

• Visualisierung aller Stationen des Arbeitsflusses auf einem Kanban-Board: Die einzelnen Aufgaben, beispielsweise auf einer Karteikarte notiert, wandern dann von links nach rechts durch die einzelnen Stationen der Wertschöpfungskette.
• Begrenzung der Arbeit (Work in Progress): Es wird eine Höchstzahl von Aufgaben festgelegt, die pro Station gleichzeitig bearbeitet werden dürfen.
• Steuerung und Analyse des Arbeitsflusses: Verbesserungen im Arbeitsprozess werden erarbeitet, indem Messgrößen wie Länge der Warteschlange oder die Durchlaufzeit (von Station zu Station oder die gesamte Durchlaufzeit) analysiert werden.
• Formulierung expliziter Regeln für den Prozess: Beispielsweise wird definiert, was der Begriff „fertig“ meint oder in welcher Reihenfolge, also nach welcher Priorisierung, die Aufgabenkarten genommen.
• Andauernde Verbesserung und Förderung von Leadership: Damit ist gemeint, dass die betroffenen Mitarbeiter konkrete Verbesserungsvorschläge einreichen und diese ernsthaft auf allen Organisationsebenen diskutiert  werden.

DevOps

Großen IT- und Softwarebezug weist das Modell namens DevOps aus, ein Kunstwort aus den Begriffen Development und (IT-) Operations. Dabei soll eine effektivere und effizientere Zusammenarbeit der Bereiche Entwicklung (Dev), IT-Operations (Ops) und Qualitätssicherung (QS) erzielt werden. Mit DevOps soll die Software in einer besseren Qualität entwickelt werden, sie soll schneller entwickelt werden und die Zusammenarbeit der beteiligten Teams soll verbessert werden. Konsequent zu Ende gedacht bezeichnet DevOps die bereichsübergreifende, unternehmensweite Kollaboration der Manager, Entwickler, Tester und Administratoren unter Einbeziehung der Kunden. Alle Beteiligten ziehen dabei an einem Strang und haben das gemeinsame Ziel im Visier: Die Bereitstellung einer Software für den Kunden.

Vorteile und Nachteile agiler Vorgehensweisen

Das agile Projektmanagement bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, egal für welches Modell Sie sich letztlich entscheiden. In erster Linie steht agiles Projektmanagement für:

• mehr Flexibilität
• schnellere Umsetzung
• geringeren Planungsaufwand
• Geringeren Führungs- und Administrationsaufwand
• hohe Anpassungsfähigkeit
• große Eigenverantwortlichkeit der Teams

Diese Vorteile sind Gold wert, doch gibt es auch ein paar Aspekte, die die Schattenseiten des agilen Projektmanagements darstellen, insbesondere für das unternehmensweite Projekt- und Ressourcenmanagement:

• Hoher Kommunikationsaufwand: Agile Methoden funktionieren sehr gut, wenn nur eine Abteilung involviert ist und keine bzw. wenige Abhängigkeiten vom Resultat bestehen. Sehr häufig sind agil umgesetzte Entwicklungsprojekte Teil größerer Kundenprojekte. Der Kommunikations- und Abstimmungsaufwand für den Projektleiter, um für das gesamte Projekt auskunftsfähig zu sein, ist sehr hoch.
• Agile Vorgehensweisen machen die Arbeit insgesamt nicht weniger und erhöhen nicht die Kapazitäten der Organisation.
• Tools für agiles Projektmanagement: Agiles Projektmanagement wird in der Regel in eigenen, speziellen Softwarelösungen abgebildet. Diese sind üblicherweise nicht in die unternehmensweite Projektmanagement Software integriert. Daher entstehen erhebliche Informationsdefizite in diesen Enterprise-Lösungen, die sich insbesondere bei der Simulation künftiger Szenarien im Projektportfolio negativ bemerkbar machen.
• Hohe Anforderungen an die agilen Teams: Eigenverantwortung für die agilen Teams hört sich grundsätzlich gut an. Doch die Kehrseite ist, dass die einzelnen Mitarbeiter hierfür geeignet sein müssen und bereit sein müssen, diese Verantwortung zu übernehmen. Nicht jeder Mitarbeiter fühlt sich wohl dabei, Verantwortung für seine Arbeit zu übernehmen.
• Geringe Vorhersehbarkeit für das finale Projektergebnis, da das Ziel jederzeit neu definiert werden kann.
• Keine bzw. kaum Dokumentation der gefundenen Lösung.
• Kein belastbares Multiprojektmanagement möglich, da Agilität keine übergreifende Planung zulässt.

Tipps zur Einführung

Die Einführung von agilem Projektmanagement – in unserem Fall durch den Scrum Master – ist eine Herausforderung, aber kein Hexenwerk. Wichtig ist, dass Sie klein und möglichst einfach beginnen: Wählen Sie ein Team, das agil arbeiten möchte und ein möglichst klar umrissenes, kleines Projekt. Stimmen Sie sich ab, nach welcher agilen Projektmanagement-Methode Sie arbeiten möchten und sorgen Sie für ein einheitliches Verständnis derselben. Legen Sie Wert auf eine genaue Zieldefinition Ihres agilen Erstversuchs und machen Sie sich Risiken bewusst. Müssen möglicherweise Teammitglieder geschult werden? Starten Sie und halten Sie Ihre Erfolge und Misserfolge fest, um daraus zu lernen. Dokumentieren Sie nach Projektende unbedingt, was gut funktioniert hat und wo Sie noch Verbesserungen umsetzen dürfen. Optimieren Sie Ihr agiles Projektmanagement und beginnen Sie das nächste Projekt.

Agile Methoden mit Gefahren fürs Ressourcenmanagement

Die repräsentative Umfrage verdeutlicht, dass agile Methoden vor allem im IT-Umfeld von Unternehmen fest verankert sind und sich einer großen Beliebtheit erfreuen. Problematisch in diesem Kontext ist, dass durch die agilen Methoden, die meist über Spezial-Tools betrieben werden, eine unternehmensweite Kapazitätsplanung der Mitarbeiter fast unmöglich wird.