Change in Projekten: Wir ändern was!

Es gibt Projekte, die laufen einfach. Weil du dein – großartiges! – Team hinter dir weißt, Budget und Zeitplan passend sind und die Meilensteine klug gesetzt wurden. Und weil das Projekt zwar wichtig, aber auch keine so große Sache ist. Und dann gibt es Projekte, die dich deutlich mehr fordern. Die mehr bedeuten, als gemeinsam eine Reihe an Aufgabe zu Ende zu bringen. Solche Projekte brauchen ein Change Management.

Change Management (oder Veränderungsmanagement) ist grundsätzlich eine eigene Disziplin in der Unternehmensführung. Deshalb kann es sehr gut sein, dass du als Projektmanager/in in deinem PMO bislang noch gar nicht so viele Berührungspunkte mit Veränderungs-Management hattest.

Als Verfechter des Prinzips "Projekte in Balance" sind wir von Can Do aber der Meinung: Mit zunehmender Komplexität und Bedeutung von Projekten bewirken diese immer auch Veränderungen. Zumindest in den Prozessen, vielleicht aber auch in der Teamstruktur oder gar in der Unternehmenskultur. Und genau deshalb solltest du als Projektmanager auch etwas über deine Rolle als Change Manager wissen.

Was macht Change Management in Projekten?

Wir haben bei den "Changeologen" (erster Link am Ende des Textes) eine schöne Zusammenfassung dessen gefunden, was Change Management im Projektmanagement eigentlich leistet: "Change Management ergänzt den Projektmanagement Prozess, indem es die menschliche Seite der Gleichung unterstützt."

Dabei geht der Autor dieses Zitats im restlichen Artikel aber davon aus, dass in einer Organisation das Projektmanagement und das Change Management getrennt voneinander betreut werden und der Change Manager bei Projekten eine beratende Rolle spielt. Nun ist es aber so, dass gerade in KMUs das Change Management nicht die Aufmerksamkeit erhält, die es verdient (oder sie oft gar nicht vorhanden ist). In diesem Fall obliegt es dem PMO, während eines entsprechenden Projekts auch das Veränderungsmanagement zu betreuen – um nicht nur Meilensteine zu erreichen, sondern eben auch die beteiligten Menschen "mitzunehmen".

Diesen Ansatz verfolgt auch Peterjohann Consulting (zweiter Link am Ende des Textes), das eine Ausprägung von Change Management darin sieht, Bestandteil des Projektmanagements zu sein. Diese Betrachtungsweise wollen wir uns für diesen Artikel aneignen.

Feuer und Wasser? Change und die Projektmanager

Ein konkreter Zeitplan, ausformulierte Prozesse, erreichbare Ziele und dank Projektmanagement-Software stets kontrollierbare und bewertbare Vorgänge: Projekte sind von technischer Klarheit und Eindeutigkeit geprägt, und die meisten Projektmanager fühlen sich damit auch ziemlich wohl.

Da kommt das Veränderungsmanagement wie ein ziemlicher Störenfried daher: Ohne tatsächlichen Zeitplan, Richtlinien zur Orientierung und formale Prozesse nimmt es sich auch noch die Freiheit, den Menschen in den Mittelpunkt der Bemühungen zu stellen! Das kann fürs PMO ganz schon herausfordernd sein. Es ist auf jeden Fall aber der richtige Weg, um Projekte nicht nur abzuschließen, sondern auch für Akzeptanz der mit ihnen herbeigeführten Veränderungen zu sorgen.

Als Projektmanager solltest du also Veränderungen nicht fürchten, sondern das Veränderungsmanagement in deinen PM-Werkzeugkoffer integrieren. So musst du dich nicht darauf beschränken zu hoffen, dass dein Projekt möglichst geringe Auswirkungen auf das Mindset deiner MitarbeiterInnen hat – du kannst mögliche Stressfaktoren aktiv abbauen, das Akzeptanzniveau erhöhen und aus dem Projekterfolg ein Gemeinschaftserlebnis machen.

Change Management für Projektmanager

Wie geschrieben: Change Management ist in manchen Unternehmen eine eigene Disziplin, und entsprechend umfangreich kann das Managen von Veränderungen sein. Alle Aspekte können und wollen wir also nicht beleuchten. Wir wollen dir aber soviel davon vermitteln, dass du Lust bekommst, dich weiter mit dem Thema zu beschäftigen.

Change Management Grundlagen: die Phasen des Veränderungsprozesses

Die 3 Phasen des Veränderungsprozesses nach Kurt Lewin sowie das 8-Stufen-Modell nach John P. Kotter sind die beiden meistgenutzten Modelle, um darzustellen, was denn eigentlich geschieht, wenn in einer Organisation eine Veränderung ansteht. Und was das mit den betroffenen MitarbeiterInnen anstellt.

Das Drei-Phasen-Modell des Change Managements nach Kurt Lewin

• 1. Unfreezing ("Auftauen") – Das bisherige Verhalten funktioniert nicht mehr, eine Veränderung wird immer drängender, der bislang "eingefrorene" Status Quo taut auf.
• 2. Moving ("Bewegen") – Auf geht's: Die Komfortzone des Gewohnten wird verlassen und die Veränderung wird herbeigeführt. Ziel ist, ein neues Gleichgewicht zu schaffen.
• 3. Refreezing ("Wieder einfrieren") – Der Prozess der Veränderung wird (zunächst) abgeschlossen. Die Veränderung wird dauerhaft umgesetzt und ein neuer, verbesserter Status Quo "eingefroren".

Schon die Beschränkung auf drei Phasen zeigt: Dieses Modell hilft beim grundsätzlichen Verständnis, kann die Wirklichkeit im Veränderungs-Management aber nur begrenzt abbilden. Daher stellen wir dir noch ein Modell vor, das zwar ebenfalls drei Phasen kennt. Diese werden aber nochmals unterteilt, und zwar in insgesamt acht Stufen.

Das 8-Stufen-Modell eines Veränderungsprozesses nach J.P. Kotter

Phase 1: Entwicklung des gemeinsamen Verständnisses

• Stufe 1: Vermittlung eines Gefühls der Dringlichkeit – Problembewusstsein schaffen und Veränderung attraktiv machen
• Stufe 2: Aufbauen einer Führungskoalition – Informationen zur Entscheidungsfindung liefern und ein Führungsteam bilden
• Stufe 3: Vision und Strategie entwickeln – einen weiteren Horizont aufzeigen und um Verständnis werben

Phase 2: Ermutigung und Mobilisierung der Mitarbeiter

• Stufe 4: Kommunikation der Vision – Führungsteam zum Vorbild machen und Akzeptanz für die Veränderung aufbauen
• Stufe 5: Beseitigung der Hindernisse – Hindernisse erkennen, Mitarbeiter motivieren und auch mal risikofreudig handeln
• Stufe 6: Sichtbarmachen kurzfristiger Erfolge – Zwischenziele ansteuern und Mitarbeiter belohnen

Phase 3: Erhalten und Stabilisierung der Veränderung

• Stufe 7: Hochhalten der Motivation – Tempo beibehalten und Veränderung weiter voranbringen
• Stufe 8: Stabilisierung der Veränderung – neue Verhaltensweisen verfestigen und die Ziele der Veränderung weiter kommunizieren

In einem Unternehmen, einer Organisation oder einem Team eine (dauerhafte!) Veränderung herbeizuführen, ist ein schwieriges Unterfangen, für das die hier nur kurz angerissenen acht Stufen auch nicht immer reichen. Sowohl das Drei-Phasen-Modell als auch das Acht-Stufen-Modell haben Vor- und Nachteile; sie kennen Gegner und Befürworter im Change Management. Und, nicht zu vergessen: Bei umfangreichen Change-Projekten kommt dann auch noch ein externer Change Agent ins Spiel … Aber es geht uns ja nicht um ein umfassendes Verständnis unternehmensweiten Veränderungsmanagements, sondern um die Integration von Change Management in deine Projekte!

Change Management in Projekten – wie geht das?

Jetzt hast du also ein Projekt, von dem du weißt: Es wird groß, es wird schwierig, und es sind grundlegende Veränderungen nötig, um es zum Erfolg zu bringen. Wann, also bei welchem Projektstand, bringst du das Change Management ins Spiel? Und wie? Auch hier teilen wir mit dir unsere Erkenntnisse aus einem Artikel auf peterjohann-consulting.de

Welche Projekte profitieren von Change Management?

Wie eingangs bereits beschrieben, gibt es natürlich so manches Projekt, bei dem sich dein PMO nicht großartig mit Veränderungsmanagement befassen muss. Andererseits sind da jene Projekte, die durch paralleles Change Management deutlich mehr "Drive" und höhere Erfolgsaussichten erhalten. Das sind zum Beispiel:

• Projekte, die sich auf die Organisation einer Abteilung oder des ganzen Unternehmens auswirken
• Projekte mit tiefgreifenden Veränderungen oder auch personellen Umstrukturierungen
• Partielle oder auch gesamtheitliche Änderungen der Unternehmenskultur

Dabei gilt natürlich: Je "kleiner" ein Projekt ist, umso geringer ist die Relevanz von Change Management. Es macht einen Unterschied, ob sich dein IT-Projekt mit ein paar neuen Seiten für das Intranet oder dem Sprung der gesamten Unternehmens-Software in die Cloud befasst.

Den stärksten Einfluss hat Change Management auf folgende PM-Wissensgebiete:

• Kommunikationsmanagement
• Risikomanagement
• Stakeholdermanagement

Wo im Projekt sollte Change Management eingreifen?

Grundsätzlich gilt: Es ist sinnvoll, jede Phase eines Projekts mit unterstützendem Change Management zu begleiten. Beginnend noch weit vor dem Start bzw. Kick-off und über das eigentliche Projektziel hinaus. Auch die Rückschau und das Ziehen einer Projektbilanz profitiert davon, wenn dabei das Change Management involviert bleibt.

Change Management in Projekten – was solltest du tun?

Kommen wir zu den Aufgaben von Change Management in Projekten. Und zu einer Warnung vorab: Je nach Projekt kann Change Management eine nicht nur wichtige, sondern auch sehr fordernde und zeitintensive Aufgabe sein. Such dir also Unterstützung, wenn du merkst, dass entweder die Veränderung oder das eigentliche Projekt unter deiner Doppelbelastung leiden. Denn natürlich soll die Integration von Change Management dein Projekt bereichern, nicht beschneiden.

Deine Hauptaufgabe als "Teilzeit-Change Agent" wird sein, dich mit den Widerständen gegenüber des Projekts auseinanderzusetzen und dafür zu sorgen, dass sich der Wind dreht. Und zwar zu deinen Gunsten. Denn wer kennt sie nicht, die Skeptiker, die Besserwisser, die Verhinderer?

Die Mittel und Instrumente, die du einsetzen kannst, um Widerstände zu beseitigen, sind zum Beispiel:

• Information deines Teams und umfangreiche Kommunikation mit den Mitarbeitern
• Kooperation mit der Geschäftsleitung
• Entwicklung, Dokumentation und Umsetzung von Strategien zur Veränderungs-Umsetzung 
• Identifikation der motivierten Supporter im Team und deren Einbindung

Das ist aber auch nur die Spitze des Eisbergs: die Aufgaben eines Change Managers (oder Change Agents) sind vielfältig, und es gibt viele Regalmeter Fachliteratur dazu. Wenn es um das Change Management im Rahmen deines Projektmanagements geht, genügen aber für viele Fälle die "ganz normalen" Soft Skills, die ohnehin zu deinem Repertoire als Projektmanagers gehören sollten, wie:

• Empathie
• Kommunikationsfähigkeit
• Begeisterungsfähigkeit
• Motivationskraft
• Inspirationswille

Kurz: Erinnere dich während deines Projektverlaufs immer wieder selbst daran, dass du es nicht nur mit Zeitstrahlen, Meilensteinen oder Benchmarks zu tun hast – sondern ganz einfach mit Menschen. Menschen, die sich darauf freuen, mit dir an einem Strang zu ziehen. Solange du ihnen erklären kannst, wozu.

Fazit

Wenn du dein nächstes Projekt nicht mit dem Satz "Wir müssen etwas ändern!" beginnst, sondern mit "Wir dürfen etwas ändern!", so freut uns das – denn dann haben wir mit diesem Beitrag schon mal den richtigen Impuls gesetzt. Wir von Can Do denken: Um "Projekte in Balance" zu bekommen, genügt es nicht, sich auf die technischen Methoden des klassischen und agilen Projektmanagements zu beschränken; es ist auch wichtig, nie die Bedeutung des menschlichen Aspekts für das Gelingen eines Projekts zu vergessen.

Quellen, Inspiration und viel mehr Bücher: changeologen.wordpress.com, peterjohann-consulting.de, wikipedia.de, karrieretutor.de