"Der kritische Pfad": was sich für manche anhört wie ein Kung Fu B-Movie, ist allen, die im Projektmanagement tätig sind, natürlich geläufig. Wir schauen uns an, was aus der "Critical Path Method (CPM)" seit ihrer Entwicklung wurde und weshalb sie für dich im Projektmanagement so wertvoll sein kann.
Machen wir uns nichts vor: Die wenigsten Projekte legen einen Start-Ziel-Sieg hin wie gewünscht, und die Zeit, die sie in Anspruch nehmen, ist auch meist ein Stück von der Planung entfernt. Ob das nun an eben dieser Planung liegt, die vielleicht unrealistisch war, an Problemen in den Ereignissen / Aufgaben / Arbeitspaketen oder an suboptimaler Team-Koordination: Es gilt, Projekte (egal, ob mehr oder weniger erfolgreich) in der Rückschau zu analysieren und zu bewerten.
Aber wäre es nicht schön, ein Werkzeug zu haben, das dir schon während eines aktiven Projekts aufzeigt, wo Engpässe auftreten können; das dich vor einer drohenden Zeitverzögerung warnt und dir sogar helfen kann, dein Projekt zu beschleunigen? Ein solches Tool gibt es tatsächlich – nämlich den kritischen Pfad. Wir wollen mal schauen, woher dieser Weg kommt und wohin er dich führt.
Der kritische Pfad – damals und heute
Der kritische Pfad wurde Mitte der 50er Jahre entwickelt, und zwar von DuPont in Zusammenarbeit mit der Remington Rand Corp. Die Methode des kritischen Pfades (Critical Path Method, CPM) stand dabei für die Projektmanagement-Methode der Vorgangspfeil-Netzpläne. Diese Art der Netzpläne ist heute nicht mehr das bevorzugte Mittel im PM – aber der kritische Pfad hat sich über all die Jahre als eigenständiges, wichtiges PM-Tool etabliert.
Vor allem: Die Methode des kritischen Pfades – oder kritischen Weges – hat den Sprung ins moderne IT-Zeitalter mitgemacht und lässt sich bestens mit PM-Software wie Can Do in Kombination mit Jira nutzen. Aber warum solltest du diesen Weg überhaupt gehen, wo er schon als kritisch eingestuft wird? Das wollen wir im nächsten Kapitel klären.
Der kritische Pfad – wozu ist er eigentlich gut?
Je komplexer ein Projekt ist, umso schwieriger ist es zu handlen. Welche Aufgaben müssen nacheinander erledigt werden, welche können parallel stattfinden? Welche sind für den Projektverlauf wichtig? Ist der Zeitplan überhaupt noch in der Spur? Auf all diese Fragen kann die Methode des kritischen Weges (oder Pfades) Antworten geben.
Das leistet die Critical Path Method u.a.:
- Bestimmung der (Mindest-)Projektdauer
- Identifikation der für dein Projekt bedeutendsten Aufgaben
- Sichtbar machen der Abhängigkeiten von Aufgaben / Tätigkeiten untereinander
- Aufstellen einer faktenorientierten Zeitplanung für dein Projekt
- Aufspüren von Schwachstellen im laufenden Projekt
Das zeichnet einen kritischen Pfad in deinem Projekt aus:
- Er stellt die längste Aneinanderreihung von aufeinander folgenden, unverzichtbaren Tätigkeiten dar.
- Er macht Abhängigkeiten im Projekt deutlich.
- Er zeigt dir, wann dein Projekt frühestens (oder mit welcher aktuellen Verzögerung) fertig wird.
- Er reiht die Aufgaben aneinander, die keinen zeitlichen Puffer haben.
Wenn du die obenstehenden Punkte betrachtest, fällt dir sicher ein Widerspruch auf: Wie kann der kritische Pfad einerseits die längste Aneinanderreihung der wichtigen Aufgaben – und gleichzeitig der schnellste Weg ins Projektziel sein?
Das hängt damit zusammen, dass der kritische Weg alle Aufgaben aufreiht, die unerlässlich sind und ohne zeitlichen Puffer erledigt werden müssen. Schneller als am kritischen Pfad entlang geht's also in deinem Projekt nicht. Aber der Reihe nach:
Folge dem Weg: Ermittlung des kritischen Pfades
Um den kritischen Pfad zu ermitteln, ist es nötig, dass du dein Projekt aus zwei Richtungen "entlangwanderst": einmal vom Projektende her und einmal vom Start weg.
1.: Ermittle die Pufferzeiten
Verfolge deinen Projektplan nach – und zwar beginnend mit der letzten Aufgabe. Hier ermittelst du die jeweils späteste Endzeit und die späteste Anfangszeit jeder Aufgabe bzw. Tätigkeit. Das geplante Fertigstellungsdatum deines Projekts ist deckungsgleich mit der spätesten Endzeit der letzten Aufgabe. Ziehst du nun von dieser Endzeit die Zeitdauer ab, die für diese letzte Aufgabe nötig ist, dann erhältst du deren spätestmögliche Anfangszeit. Und so geht's weiter zur nächsten Aufgabe.
Genau von der anderen Seite her, also vom Start weg, geht die Wanderung durch dein Projekt, um die frühestmögliche Startzeit und die früheste Endzeit zu jeder deiner Aufgaben zu bestimmen. Wenn du nun die Ergebnisse deiner Berechnungen aus beiden Richtungen vergleichst und feststellst, dass sie voneinander abweichen, ist die Differenz die Pufferzeit einer Aufgabe. Nehmen wir ein Beispiel:
Für eine Tätigkeit, die 15 Minuten dauert, ist als frühestmögliche Startzeit 12 Uhr festgelegt; als spätestmögliche Endzeit 12.30 Uhr. Damit verfügst du über 15 Minuten Pufferzeit; du kannst also deine Tätigkeit zwischen frühestem Beginn und spätestem Ende "verschieben". Solang du dich in den gesetzten zeitlichen Grenzen der Aufgabe bewegst, wird dieses Verschieben keine Auswirkungen auf die Gesamtzeit des Projekts haben.
2. Ermittle Aufgaben ohne Pufferzeit
Bei dieser Suche nach den Pufferzeiten werden dir aber auch Aufgaben bzw. Tätigkeiten begegnen, die über keinen Puffer verfügen. Diese stellen gewissermaßen die Stationen deines kritischen Pfads dar.
3. Verbinde die Aufgaben ohne Pufferzeit
Beginne am Startpunkt deines Projekts und verbinde nun nacheinander die Aufgaben / Tätigkeiten deines Projekts, die
- voneinander abhängig sind und
- keinen Puffer haben
Und das ist er dann auch, der kritische Pfad in deinem Projekt: Er führt vom Start an den entscheidenden, zeitlich kritischen Aufgaben entlang bis hin zum Projektende. Das Besondere dabei: Nur, wenn bei jeder dieser Aufgaben am kritischen Pfad entlang die Zeiten eingehalten werden, kann der pünktliche Projektabschluss gewährleistet werden. Eine Verzögerung bei nur einer einzigen Aufgabe schiebt auch den Projektabschluss nach hinten. Zwei Besonderheiten zum Critical Path / Kritischen Weg:
- Je nach Art und Größe deines Projekts kann es sich auch ergeben, dass du zwei oder mehrere kritische Pfade erhältst.
- Sollten sich bei einer Aufgabe ohne Pufferzeit unerwartet größere Zeitverzögerungen ergeben, muss der kritische Pfad einen anderen Weg einschlagen – er ändert sich also.
4. Oder mach's dir einfach
Es ist natürlich gut zu wissen, wie der kritische Weg / Pfad zustande kommt und was er aussagt. Du kannst es aber auch deiner Projektmanagement-Software überlassen, den kritischen Pfad zu bestimmen bzw. dessen Funktionen zu übernehmen. Bei Can Do zum Beispiel ist die Methode des kritischen Pfads Bestandteil des Risikomanagements.
Der Weg zum Projekterfolg: Arbeiten mit dem kritischen Pfad
Projektplan, Start- und Endzeiten, Puffer …: Wenn du dich mit deinem Projekt soweit auseinandergesetzt hast, dass du seinen kritischen Pfad kennst, stellt sich natürlich die Frage: Was machst du jetzt damit? Wir haben ein paar Vorschläge und Anregungen aus unserer PM-Praxis:
- Wenn du die Aufgaben entlang des kritischen Pfads besonders im Auge behältst, kannst du den pünktlichen (oder verfrühten oder verspäteten) Projektabschluss ziemlich genau vorhersagen.
- Beim Nachvollziehen des kritischen Pfads erkennst du sehr schnell die wirklich wichtigen Aufgaben innerhalb des Projekts – und diejenigen, die nicht ganz so viel Aufmerksamkeit erfordern. So setzt du deine Zeit und Energie im Projektmanagement bestmöglich ein.
- Je intensiver du dich mit dem kritischen Pfad auseinandersetzt, umso vertrauter wirst du auch mit dem Projekt an sich – du erkennst Abhängigkeiten und Risiken schneller.
- Der kritische Pfad ebnet den Weg hin zum parallelen Abarbeiten jener Vorgänge, die abseits des kritischen Weges liegen, und kann so die Projekt-Produktivität steigern.
Fazit: alles im Wandel - auch der kritische Pfad
Es kann sehr gut sein, dass du schon lange mit der Methode des kritischen Weges (Critical Path Method / CPM) arbeitest, ohne dir dessen Herleitung bewusst zu sein. Schließlich erfolgt dessen Berechnung heutzutage mithilfe einer Projektplanungssoftware wie Can Do.
Dennoch kann es nicht schaden, sich die Herkunft und Funktion des kritischen Pfads "zu Fuß" zu erarbeiten: Trotz aller softwareseitigen Unterstützung ist profundes Verständnis für die Projektabläufe immer noch eine optimale Grundlage für den Erfolg deines Projekts. Wir hoffen, dass wir dir einen Einblick in die Methode des kritischen Pfades verschaffen konnten und wünschen dir, dass du bei deinen Projekten nie vom richtigen Weg abkommst!
Quellen & Inspiration: wikipedia.de, kayenta.de, hubspot.de, erfolgreich-projekte-leiten.de, dropbox.com,
