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Die fachmännische und ordnungsgemäße Ressourcenplanung ist für jedes Projekt von besonderer Bedeutung, denn nur dann, wenn qualifizierte Personen (Mitarbeiter) mit notwendiger Ausstattung zur richtigen Zeit ausgerüstet sind und eine starke Ressource für die nötige Arbeit bilden, kann das Projekt tatsächlich zu Ergebnissen führen, die es – auch für das Management – erbringen soll.
Knappe Ressourcen – stockende Projekte
Die Personal- und Arbeitsmittel sind nötig und bei der Ressourcenplanung des Projekts sorgfältig zu planen. Sind die Ressourcen knapp, gerät das Projekt ins Stocken, und sein Ziel kann zur angegebenen Zeit – oder sogar gar nicht – erfüllt werden. Sind die Arbeitskräfte (Mitarbeiter), Zeiten und Materialien zu großzügig eingeplant, kann das Projekt das Budget nicht einhalten und verliert für das Unternehmen und dessen Management seine Rentabilität.
Was sind die wichtigsten Phasen der Ressourcenplanung im Projektmanagement?
Das Ressourcen-Management ist in drei Phasen zu unterteilen:- Bestandsaufnahme, in der vorhandenen Ressourcen vermessen,
- Verfügbarkeitsbewertung, in der die Ressourcen nach den Kategorien Technologie, Bedarf und Wirtschaftlichkeit aufgeteilt,
- Nutzungsplanung, für die praktische Aufteilung der Ressourcen für die Arbeit, bei der sowohl die Nutzung wie auch die Wiederverwendbarkeit beachtet werden.
Welche Vorteile bringt die Ressourcenplanung im Projektmanagement?
Die effiziente Ressourcenplanung der Mitarbeiter ist im Projektmanagement nötig und sehr wichtig. Zu den entscheidenden Vorteilen bei der Planung der Ressource für die anfallende Arbeit und die entstehenden Kosten im Projekt zählen:
Eine bessere Organisation
Projekte sind häufig komplex. Es müssen unterschiedliche Teams aus diversen Abteilungen – oder sogar Standorten – wie auch externe Dienstleister aufeinander und auf die vorhandenen Mittel des Projekts abgestimmt werden und an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. So etwas muss immer auch mit dem Management im Unternehmen abgestimmt werden.Auf der Basis der grundlegenden Ressourcenplanung kann eine detaillierte Organisation des Projekts, der Arbeit und seiner Ressourcen erfolgen.
So werden klar und übersichtlich
- der Umfang des Projekts bestimmt,
- die einzelnen Aufgaben der jeweiligen Ressource aufgelistet,
- die erforderlichen Zeiten festgelegt
- der Personalbedarf für das gewünschte Ziel definiert sowie
- mögliche Einschränkungen berücksichtigt.
- Die Ressourcenplanungs Software erleichtert dabei die Projektorganisation und helfen dem Manager schnell und sicher, den Überblick bis hin zur einzelnen Ressource des Projekts zu behalten – auch bei den Kosten – und auf dem Weg zum Ziel stets zu einer guten Lösung zu kommen.
Das einfache Projektcontrolling
Anhand der Ressourcenzuordnung können die einzelnen Aufgaben im Unternehmen – zeitlich wie auch personell – deutlich und überschaubar dem jeweiligen Projektabschnitt zugeordnet werden. Die Verfügbarkeit der einzelnen Ressourcen für die Arbeit bestimmt dabei den Projektfortschritt auf dem Weg zum Ziel.
Insbesondere im Personalbereich sollte zur Einschätzung der Ressource und in Vorbereitung zur Ressourcenplanung im Management das besondere Augenmerk auf die Stärken und Fähigkeiten der jeweiligen Teammitglieder gelegt werden.
Die spezielle Planungssoftware kann als Lösung helfen, die Personalplanung im Unternehmen leicht und zügig umzusetzen und nach Bedarf einfach anzupassen. Damit können beispielsweise kurze Ausfallzeiten der Mitarbeiter gut überbrückt werden, um die Projektfristen durch die Ressource sicher einzuhalten.
Die zuverlässige Zeit-, Budget- und Personalplanung
Von einem Projektmanager wird (auch vom Management) verlangt, bis ins Ziel immer wieder klare Angaben zu den erforderlichen Zeiten und den zu erwartenden Kosten vorzulegen. Dies kann sowohl die Vorplanung der anstehenden Projekte wie auch die Änderung und Anpassung der bereits laufenden Vorhaben betreffen.
Eine solche Planung begründet und zuverlässig aufzustellen, hilft die Künstliche Intelligenz, die die Erfahrungswerte und Daten über jede Ressource aus vergangenen Projekten nutzt. Auf der Grundlage der bisher verwendeten Ressourcen – für ähnliche Aufgaben in vergleichbaren Projekten – erstellt die Software dann eine detaillierte und zuverlässige Übersicht über die voraussichtliche Dauer und die zu erwartenden Ausgaben im jeweiligen Projektabschnitt. Diese Lösung dient dem Management wie auch dem Unternehmen insgesamt.
Auf der Grundlage dieser Angaben können komplexe Projekte und ihre Ressourcen geplant, die Fristen realistisch angegeben und die festgelegten Vorgaben zuverlässig erfüllt werden.
Fazit
Die Ressourcenplanung ist nötig als Grundlage des Projektmanagements.
Um komplexe Projekte fristgerecht und budgetreu bis ins Ziel umzusetzen, reicht das Wissen und Können des Projektmanagers über Kosten sowie die einzelne Ressource und ihren Anteil an der Arbeit häufig nicht aus. Die moderne Projektmanagement Software auf der Grundlage der Künstlichen Intelligenz liefert die Lösung für alle Stakeholder, das Management und das Unternehmen in seiner Gesamtheit.
Unser Team berät Sie gern über das vielfältige Angebot unserer Projektmanagement-Software.
