Herausforderungen in Ingenieur- und Planungsbüros meistern

Ingenieur- und Planungsbüros sind die treibende Kraft vieler Industriezweige, von der Bau- und Fertigungsindustrie bis zur Energie- und Umwelttechnik. Um weiterhin erfolgreich zu sein und im Wettbewerb zu bestehen, müssen sie spezielle Anforderungen erfüllen, insbesondere im Umgang mit Fachkräftemangel (👉 Lesetipp: Artikel in der IT Business zum Thema Fachkräftemangel) und beim Management von komplexen Kundenprojekten. In diesem Blogartikel beleuchten wir diese Aspekte.

Die Suche nach qualifizierten Ingenieuren und Technikern ist eine der zentralen Herausforderungen für Ingenieurbüros. Sie brauchen Fachkräfte, die sowohl technisches Know-how besitzen als auch gut im Team arbeiten können. In Zeiten des Fachkräftemangels (👉 Lesetipp: hier geht es zu einem spannenden Artikel in der IT Daily zum Thema Fachkräftemangel) ist es schwierig, solche Talente zu finden und langfristig zu binden. Parallel dazu müssen Ingenieurbüros bei Kundenprojekten komplexe Aufgaben unter strengen Zeit- und Budgetvorgaben bewältigen. Zum Beispiel bei einem Bauprojekt, bei dem ein Ingenieurbüro eine innovative Brücke entwirft: Das erfordert technische Präzision und reibungslose Kommunikation mit dem Kunden. Moderne Projektmanagement-Tools und klare Kommunikationsstrukturen helfen, Projekte pünktlich und im Budgetrahmen abzuschließen.

Im weiteren Verlauf dieses Artikels gehen wir detailliert auf diese Themen ein und bieten praktische Tipps, wie Ingenieurbüros erfolgreich mit diesen Anforderungen umgehen können.

Herausforderungen 

Ingenieurbüros stehen vor mehreren Herausforderungen im Projekt- und Ressourcenmanagement, die für ihren Erfolg entscheidend sind. Hier sind fünf konkrete Herausforderungen, die häufig in diesem Zusammenhang auftreten:

• Transparenz über geplante Projektvorhaben in der Salespipeline: Ohne klare Sicht darauf, welche Projekte in der Pipeline sind und wie weit sie im Vertriebsprozess fortgeschritten sind, kann die Ressourcenplanung unzuverlässig werden.
• Ressourcenzuweisung und Verfügbarkeit bei standortübergreifenden Projekten: Ingenieurbüros müssen sicherstellen, dass sie wissen, wer für welche Projekte verplant ist und wann Ressourcen verfügbar sind, insbesondere bei Büros mit mehreren Standorten.
• Überlastung der Mitarbeiter vermeiden: Ein zu hoher Arbeitsdruck kann zu Überlastung und Burnout führen. Außerdem kann die Qualität darunter leiden. Die Überprüfung der Machbarkeit und das Tracking des Fortschritts sind unerlässlich, um Überlastung zu vermeiden.
• Veränderungen der Projektanforderungen: In diesen Projekten kommt es häufig zu Veränderungen durch den Auftraggeber, diese müssen sicher im laufenden Projekt berücksichtigt werden.
• Gesetzliche und Regulatorische Vorgaben: Die Vorgaben müssen in den Projekten berücksichtigt werden, weil es hier oft keinen Spielraum gibt.
• Controlling und Risikomanagement: Ein Frühwarnsystem ist notwendig, um frühzeitig zu erkennen, wenn Projekte außer Kontrolle geraten und das Budget oder der Zeitrahmen gefährdet sind.
• Kommunikation mit Kunden: Kunden erwarten regelmäßige Updates über den Fortschritt ihrer Projekte. Eine unzureichende Kommunikation kann zu Missverständnissen und Vertrauensverlust führen (👉 Lesetipp: PM-Software als Vertriebsargument).

Lösungsansätze in Can Do

Can Do bietet spezifische Lösungen, um die Herausforderungen im Projekt- und Ressourcenmanagement zu bewältigen. Im Folgenden gehen wir auf diese Lösungen genauer ein:

• Transparenz in der Projektpipeline: Can Do bietet eine zentrale Übersicht über alle Projekte in der Salespipeline, einschließlich ihrer Machbarkeit. Dies ermöglicht Ingenieurbüros eine präzisere Planung und genaue Vorhersehbarkeit von Kapazitätsengpässen. So bleibt die Pipeline übersichtlich, und Ingenieurbüros wissen genau, welche Projekte als Nächstes anstehen und wie sie Ressourcen optimal zuweisen können. Weiterhin ist der Personalbedarf auch langfristig nicht nur nach Köpfen, sondern auch nach Fähigkeiten (Skills) klar sichtbar. 
  Funktion in Can Do:
  • Simulation neuer Projekte mit Eintrittswahrscheinlichkeit
  • KI-Risikoanalyse "wann-wäre-wenn"
  • Ressourcen-, Team- und Skillplanung auch für angebotene Projekte
  • Aufbau einer Projektpipeline für den Vertrieb
    
    

Abbildung 1: Ein Kapazitätsengpass durch angebotene Projekte (Gelb) ist klar ersichtlich

• Ressourcenmanagement bei mehreren Standorten: Can Do ermöglicht die standortübergreifende Verwaltung von Ressourcen und Kompetenzen. Ingenieurbüros können damit jederzeit nachverfolgen, wer für welche Projekte eingeplant ist und wann Ressourcen verfügbar sind. Diese Klarheit fördert eine effizientere Planung und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit, da alle wissen, was zu tun ist und was als Nächstes ansteht. Eine strukturierte Zuweisung von Ressourcen verringert zudem den Bedarf an häufigen Abstimmungstreffen, was Zeit spart.
  Funktion in Can Do: 
  
  • Ressourcenplanung über alle Standorte und Teams hinweg
  • KI Unterstützung bei der Suche von passendem Personal weltweit in Sekunden
  • Kapazitätsauswertungen nach Fähigkeiten global
  • Auslastungsverteilung zwischen Standorten
    
    

Abbildung 2: Can Do zeigt die Verfügbarkeiten von Ressourcen und Fähigkeiten global an

• Überlastung der Mitarbeiter vermeiden: Can Do überwacht den Projektfortschritt und die Machbarkeit in Echtzeit. So können Ingenieurbüros frühzeitig erkennen, ob Überlastungen drohen. Sie können dann Maßnahmen ergreifen, um das Arbeitspensum besser zu verteilen. Dies hilft, Burnout zu vermeiden und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
  Funktion in Can Do: 
  • Berücksichtigung von Grundlasten, Arbeitszeitmodellen und Urlaub
  • Simulation der optimalen Arbeitsverteilung für das Personal
  • Berücksichtigung von Zeiterfassungen im Kapazitätsmodell
  • Persönliche Planung durch den einzelnen Mitarbeiter in Echtzeit
    
    

Abbildung 3: Auslastung über alle Projekte hinweg

• Veränderungen der Projektanforderungen im Laufenden Projekt: Gerade bei diesen Projekte werden die Anforderungen durch die Kunden häufig im laufenden Projekt verändert. Die Auswirkung auf Termine, Kosten und Qualität können unmittelbar sichtbar gemacht werden. Den Kunden werden die Konsequenzen aus solchen Änderungen belastbar aufgezeigt. 
  Funktion in Can Do:
  • Revisionssicherheit und Protokollierung bei jeder Änderung
  • Basispläne mit verschiedenen Szenarien
  • Zusatzbudgets durch Änderungen können genau geplant und verfolgt werden
  • Auswirkungen auf ursprüngliche Planung wird deutlich sichtbar
    
    

Abbildung 4: Ursprüngliche Planung versus Planänderung durch veränderte Kundenanforderungen

• Gesetzliche und Regulatorische Vorgabe: Die Vielzahl der Vorgaben müssen in jedem Arbeitsschritt berücksichtigt werden. Durch entsprechende Vorlagen und Bausteine sind diesem immer im Projekt sichtbar und können abgehakt werden. Arbeiten können nur abgeschlossen werden, wenn alle Vorgaben entsprechend berücksichtigt und dokumentiert sind.
  Funktion in Can Do:
  • Vorlagen und Bausteine können einfach eingesetzt und wiederverwendet werden
  • Übersicht über alle Checklisten und Dokumente
  • Risikoermittlung wenn solche Punkte nicht erledigt sind
  • Revisionssichere Dokumentation im Projekt für jede Vorgabe

Abbildung 5: Checkliste bei der Gebäudeplanung

• Frühwarnsystem für Risiken: Ein integriertes Frühwarnsystem in Can Do signalisiert mögliche Terminverzögerungen, Ressourcenüberlastungen oder Budgetüberschreitungen. Diese Funktion ermöglicht Ingenieurbüros, schnell Maßnahmen zu ergreifen, um Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu halten oder frühzeitig Nachbeauftragungen einzuholen. Darüber hinaus können Ingenieurbüros durch diese Warnungen Erkenntnisse aus Fehlern ziehen, um die Projektplanung kontinuierlich zu verbessern.
  Funktion in Can Do: 
  • Umfassende Risikoberechnung alle Projekte und Arbeiten in Echtzeit
  • Soll-Ist-Vergleich für ständiges Optimieren der Projektplanungen
  • Prognose von zu erwartenden Risiken mit komplexen Verfahren
  • Aktive Einschätzung der Risiken mit Empfehlungen zur Lösungsfindung
    
    

Abbildung 6: Die KI analysiert die Risiken und spricht Empfehlungen aus

• Kundenkommunikation: Can Do bietet die Möglichkeit, Kunden regelmäßig über den Projektfortschritt zu informieren. Diese Funktion erleichtert die Kommunikation mit den Kunden und trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauen zu stärken. Eine klare und offene Kommunikation verbessert die Zusammenarbeit und steigert die Kundenzufriedenheit. Ingenieurbüros können zudem entscheiden, welche Informationen sie mit den Kunden teilen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen.
  Funktion in Can Do: 
  
  • Automatisiertes Berichtswesen an Kunden und andere Stakeholder
  • Leistungsnachweise für Rechnungen
  • Auswirkungsanalyse für die Kunden bei gewünschten Projektänderungen
  • Transparente Zielverfolgung durch Meilensteine und KPI
    
    

Abbildung 7: Status Dashboards in Echtzeit

Fazit

Ingenieurbüros müssen sich einer Reihe von Herausforderungen stellen, um erfolgreich zu sein. Can Do bietet eine umfassende Palette an Tools und Funktionen, die Ingenieurbüros helfen, diese Herausforderungen effektiv zu bewältigen. Von der verbesserten Transparenz in der Salespipeline bis zur optimierten Kundenkommunikation unterstützt Can Do Ingenieurbüros dabei, effizienter zu arbeiten, Ressourcen besser zu nutzen und Projekte erfolgreich abzuschließen. Dies führt zu einer höheren Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit und letztlich zu einem nachhaltigeren Geschäftserfolg.