Auswahl der richtigen Mitarbeiter ist zentraler Erfolgsfaktor für Projekte

Wo kann eine Ressourcen Management Software Mehrwert bringen?

In den folgenden Abschnitten listen wir die Bereiche auf, in denen eine Software für die Mitarbeiterplanung die Projektplanung entscheidend verbessern kann:

Fehlender zentrale Ressourcenpool

Nur wenn alle Mitarbeiter, möglichst auch alle externen Mitarbeiter, in einem zentralen Ressourcenpool erfasst und von dort aus verteilt werden, ist Ihre Planung vollständig. Die Arbeit mit mehreren Insellösungen ist zum Scheitern verurteilt, spätestens dann, wenn mit denselben Mitarbeitern mehrere fachübergreifende Vorhaben gleichzeitig umgesetzt werden müssen.

Fehlende Berücksichtigung von Grundlasten

E-Mails beantworten und Reisekosten abrechnen sind Tätigkeiten, die als Grundlast bezeichnet werden. Realistische Modelle gehen davon aus, dass Mitarbeiter rund 20% ihrer Zeit weder mit Tätigkeiten in ihren Abteilungen noch mit Projektarbeiten verbringen. Eine ganzheitliche Kapazitätsplanung berücksichtigt dieses ebenso wie urlaubsbedingte und sonstige Abwesenheiten (Fortbildungen). Manch „überraschender“ Urlaub hat schon ein ganzes Projekt gefährdet.

Vorliegen veralteter Projektpläne

In den allerseltensten Fällen verlaufen Projekt genau wie geplant. Projekten ist eine gewisse Dynamik eigen und völlig normal. Wichtig ist, dass der Projektplan immer den aktuellsten Wissensstand widerspiegelt und alle Ist-Werte wie Zeitrückmeldungen einfließen.

Fehlende Berücksichtigung von Linientätigkeiten

Mitarbeiter der einzelnen Fachbereiche arbeiten immer häufiger auch in übergreifenden Projekten mit. Dabei müssen die Projektleiter wissen, in welchem Umfang ihnen die einzelnen Fachkräfte überhaupt für das Projekt zur Verfügung stehen. Es sollte klar ersichtlich sein, welche Kapazitäten die einzelnen Abteilungen für Projekte bereitstellen können.

Vereinzelte Planung von Projekten

Werden Projekte nur einzeln betrachtet und nicht im Zusammenspiel mit anderen Vorhaben, bleiben viele Risiken, Engpässe und Überschneidungen im Ressourcen Management planerisch unentdeckt. Es kommt erst während des Projekts zu Konflikten mit den parallellaufenden Projekten. Eine Lösung ist dann meist kostspielig oder geht zu Lasten der anderen Projekte. Daher ist eine übergreifende Multiprojektplanung unverzichtbar.

Fehlendes Wissen um Aufwand und Fristen

Zu Beginn eines Vorhabens sind selten alle Einzelheiten bekannt. Angaben wie „Aufwand 30-40 Stunden“ oder „Ende 3. Quartal 2020“ sind eher die Regel als die Ausnahme. Scheingenauigkeit führt zu einer mangelnden Akzeptanz des Systems und zu einem hohen Pflegeaufwand. Eine bessere Alternative ist die Planung mit realistischen, ungenauen Werten.

Verbindung von klassischer und agiler Projektplanung

Agiles Projektmanagement bringt eine neue Denkstruktur und eine neue Arbeitsweise mit sich, die die Zusammenarbeit in den Projektteams und in dem Unternehmen positiv verändert. Allerdings ist die agile Planung in Teams nur selten vorausschauend ausgelegt führt zunächst zu einem erschwerten Ressourcen Management IT im Unternehmen.