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Der richtige Einsatz von Ressourcen ist ein zentraler Erfolgsfaktor für gelungene Projekte. Umgekehrt zählt der falsche Einsatz von Ressourcen – nicht ausreichend oder gar die falschen Ressourcen – zu den häufigsten Gründen, warum Projekte scheitern. Zu Recht bezeichnen viele Studien und Lehrbücher die Ressourcen Management Funktionsweise als Königsdisziplin im Projektmanagement.
Wer macht was wann?
Diese Frage steht im Mittelpunkt der Kapazitätsplanung und damit im Mittelpunkt des Ressourcen Mana-gement von Unternehmen – sei es für die Arbeit in den einzelnen Fach-abteilungen oder in interdisziplinären Projekten. Durch die fortschreitende Verbreitung von projektorientierten, fachüber-greifenden Arbeiten wird Ressourcenmanagement im Projekt-management zu einem wichtigen Erfolgsfaktor im gesamten Unternehmen. Denn nur wer langfristig in der Lage ist, Projekte mit der richtigen Projektmanagement Software „in time, budget und quality“ umzusetzen, kann weiterbestehen. Ein weiterer Grund für den Einsatz eines übergreifenden Ressourcen Management Tools ist die optimierte Auslastung aller Abteilungen und Teams sowie deren einzelner Mitglieder.
Wo kann eine Ressourcen Management Software Mehrwert bringen?
In den folgenden Abschnitten listen wir die Bereiche auf, in denen eine Software für die Mitarbeiterplanung die Projektplanung entscheidend verbessern kann:
Fehlender zentrale Ressourcenpool
Nur wenn alle Mitarbeiter, möglichst auch alle externen Mitarbeiter, in einem zentralen Ressourcenpool erfasst und von dort aus verteilt werden, ist Ihre Planung vollständig. Die Arbeit mit mehreren Insellösungen ist zum Scheitern verurteilt, spätestens dann, wenn mit denselben Mitarbeitern mehrere fachübergreifende Vorhaben gleichzeitig umgesetzt werden müssen.
Fehlende Berücksichtigung von Grundlasten
E-Mails beantworten und Reisekosten abrechnen sind Tätigkeiten, die als Grundlast bezeichnet werden. Realistische Modelle gehen davon aus, dass Mitarbeiter rund 20% ihrer Zeit weder mit Tätigkeiten in ihren Abteilungen noch mit Projektarbeiten verbringen. Eine ganzheitliche Kapazitätsplanung berücksichtigt dieses ebenso wie urlaubsbedingte und sonstige Abwesenheiten (Fortbildungen). Manch „überraschender“ Urlaub hat schon ein ganzes Projekt gefährdet.
Vorliegen veralteter Projektpläne
In den allerseltensten Fällen verlaufen Projekt genau wie geplant. Projekten ist eine gewisse Dynamik eigen und völlig normal. Wichtig ist, dass der Projektplan immer den aktuellsten Wissensstand widerspiegelt und alle Ist-Werte wie Zeitrückmeldungen einfließen.
Fehlende Berücksichtigung von Linientätigkeiten
Mitarbeiter der einzelnen Fachbereiche arbeiten immer häufiger auch in übergreifenden Projekten mit. Dabei müssen die Projektleiter wissen, in welchem Umfang ihnen die einzelnen Fachkräfte überhaupt für das Projekt zur Verfügung stehen. Es sollte klar ersichtlich sein, welche Kapazitäten die einzelnen Abteilungen für Projekte bereitstellen können.
Vereinzelte Planung von Projekten
Werden Projekte nur einzeln betrachtet und nicht im Zusammenspiel mit anderen Vorhaben, bleiben viele Risiken, Engpässe und Überschneidungen im Ressourcen Management planerisch unentdeckt. Es kommt erst während des Projekts zu Konflikten mit den parallellaufenden Projekten. Eine Lösung ist dann meist kostspielig oder geht zu Lasten der anderen Projekte. Daher ist eine übergreifende Multiprojektplanung unverzichtbar.
Fehlendes Wissen um Aufwand und Fristen
Zu Beginn eines Vorhabens sind selten alle Einzelheiten bekannt. Angaben wie „Aufwand 30-40 Stunden“ oder „Ende 3. Quartal 2020“ sind eher die Regel als die Ausnahme. Scheingenauigkeit führt zu einer mangelnden Akzeptanz des Systems und zu einem hohen Pflegeaufwand. Eine bessere Alternative ist die Planung mit realistischen, ungenauen Werten.
Verbindung von klassischer und agiler Projektplanung
Agiles Projektmanagement bringt eine neue Denkstruktur und eine neue Arbeitsweise mit sich, die die Zusammenarbeit in den Projektteams und in dem Unternehmen positiv verändert. Allerdings ist die agile Planung in Teams nur selten vorausschauend ausgelegt führt zunächst zu einem erschwerten Ressourcen Management IT im Unternehmen.
Ressourcen- und Skillmanagement zählen zum Einmaleins der Digitalisierung. Die Entwicklung bzw. Weiterentwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungs-strategie ist Kernaufgabe jedes Unternehmens. Wir empfehlen, Innovationsthemen zentral zu steuern, so dass der organisatorische Wandel eines Unternehmens nahtlos vollzogen werden kann. Um diesen zu erreichen, muss das Geschäftsmodell am Markt und an den Kundenwünschen ausgerichtet werden. Die Umsetzung aller Maßnahmen ist abhängig von der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten einer ausreichenden Anzahl von qualifizierten Mitarbeitern. Deshalb ist Ressourcenmanagement so wichtig.
Planung auf der grünen Wiese – ein Trugschluss!
Aus dieser Konstellation, Marktorientierung und gleichzeitig Ressourcen-orientierung, wird klar, dass das neue digitale Geschäftsmodell de facto nicht unabhängig von bestehenden Rahmenbedingungen entwickelt werden kann. Die gute Nachricht lautet jedoch: Sie können diese Rahmenbedingungen aktiv gestalten. Im Zentrum steht dabei der Mensch mit seinen Fähigkeiten.
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme der Stärken des Unternehmens und der Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Mitarbeiter. Im Idealfall hat Ihr Unternehmen bereits einen zentralen Mitarbeiterpool und eine zentrale, aktuelle Skill-Bibliothek eingerichtet, in der die Fähigkeiten der Mitarbeiter gesammelt sind.
Mit der Etablierung eines zentralen Ressourcen- und Skill-Pools erhalten Sie eine Übersicht über die Qualität Ihres Unternehmens (Skills) und über die Menge, in der diese Qualität zur Verfügung steht (Kapazität von Fähigkeiten). Beachten Sie dabei, dass Skills in der Regel in Kombination mit anderen Skills benötigt werden. Dadurch ergeben sich wesentliche Einschränkungen in der Verfügbarkeit (Kapazität) von Skills.
Moderne Ressourcen Management Tools als Bestandteil von Projektmanagement Tools sind in der Lage, diese Kombinations-Problematik in der skill-basierten Ressourcenplanung zu lösen und Ihnen einen realistischen Überblick über die im Unternehmen vorhandenen Skill-Kapazitäten (auch Kombinationen) zu geben. Mit anderen Worten: Ressourcen Management einfach gemacht!
Ressouren intelligent planen mit Can Do
Zu den zentralen Aufgaben des modernen Projektmanagements zählt ein intelligentes Ressourcenmanagement. Can Do bietet dank des selbstentwickelten Algorithmus Watermodel® ein wohl einzigartiges, dynamisches Kapazitätsabgleichverfahren, das einen optimalen Personaleinsatz ermöglicht. Dabei verwendet Can Do für die Ressourcenplanung realistische – also inakkurate – Werte wie zum Beispiel “Aufwand 20 bis 25 Personentage“.
Teilzeitarbeitsverhältnisse, Urlaub und Kaffee holen werden ebenfalls berücksichtigt und als sogenannte Grundlast in der Ressourcenmanagement Software von Can Do geplant.
Mit dem Staffer® bietet Can Do ein weiteres nützliches Feature, da die Linienorganisation in die Projektmanagement-Software integriert wird. Dieses wirkt sich positiv auf den Abstimmungsprozess bei der Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie aus, da dieser deutlich vereinfacht wird.
Fazit
Ressourcenmanagement erfolgreich umzusetzen, erfordert breites Wissen und langjährige Erfahrung. Mit einer modernen Softwarelösung werden die Entscheidungsträger bei ihrer Aufgabe unterstützt.
Wir beraten Sie gern in Deutschland und in der Schweiz.
