Ressourcenplanung Software

"Wer macht was – und wann? Darum geht es schlussendlich im Projektmanagement!" Dieses Zitat des Can Do-Gründers Thomas Schlereth bringt die Bedeutung der Ressourcenplanung auf den Punkt. In diesem Beitrag wollen wir erklären, warum unsere Ressourcenplanung Software dem Ressourcenmanagement so viel Bedeutung beimisst. Und was Can Do dabei anders macht als andere Ressourcenplanung Tools.

 

Can Do, die Ressourcenplanung Software 

Das Ressourcenplanung Tool Can Do ist eine PM-Software, die sämtlichen Stakeholdern Benefits bietet. Die einzelnen Teams profitieren zum Beispiel vom Hybriden Projektmanagement und können ihre Arbeit mit den gewohnten agilen Tools erledigen, während das Controlling ihrer Projekte mit der klassischen Methodik (z.B. Wasserfallmodell) erfolgt. Das Management wiederum hat Zugriff auf angepasste Dashboards und erhält aktuelle Projektinformationen im Dokumentenformat seiner Wahl. Und das PMO kann sich bei der Risikobewertung einzelner Projekte – oder ganzer Portfolios – von einer KI unterstützen lassen. Weitere Informationen zum Hybriden Projektmanagement, in dem klassisches PM und agile Projekte zueinander finden, haben wir auf einer Wissensseite zum Hybriden Projektmanagement zusammengefasst.

Dreh- und Angelpunkt der Ressourcenplanung Software Can Do ist jedoch das Ressourcenmanagement, das bei Can Do vorrangig ein Skill Management darstellt: Can Do sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden jene Projekte zugeteilt bekommen, in denen sie ihre individuellen Fähigkeiten am besten einbringen können. Darüber hinaus werden mit unserer Ressourcenplanung Software störende Fehlzeiten und personeller Leerlauf vermieden sowie Ressourcen unternehmensweit zugewiesen. Auch für die zukünftige Entwicklung von Skills (Personalentwicklung) kann Can Do, das Ressourcenplanung Tool, eingesetzt werden. Wir zeigen einige Funktionen der PM-Software, die Sie beim Ressourcenmanagement bzw. bei der Ressourcenplanung unterstützen.

Abwesenheiten / Urlaubsplanung

Abwesenheiten des Personals beziehen sich hauptsächlich auf Urlaube. Aber auch Elternzeit und längere Krankheiten müssen in der langfristigen Kapazitätsplanung berücksichtigt werden. 

Wie bei jeder Planung ist die Vorhersehbarkeit ein Problem: Es ist zwar bekannt, wie viele Urlaubstage für eine Person im Jahr insgesamt in die Planung aufgenommen werden müssen –  nicht aber, wann genau die Urlaube stattfinden. Daher haben wir einen speziellen Teil in der Ressourcenplanung Software entwickelt, in dem die Jahresurlaubszahl hinterlegt werden kann. 

Die Künstliche Intelligenz verteilt diesen Urlaub aber nicht einfach durchschnittlich auf das Jahr. Es wäre unsinnig, dies zu tun, weil niemand eine Stunde Urlaub pro Tag macht. Statt dessen erkennt die KI für eine Person, die beispielsweise durch ein Projekt für eine Woche zu 100% geplant ist, dass in diesem Zeitraum kein Urlaub stattfinden wird. Der "Urlaubsanteil" für diese Woche wird dann auf die anderen Tage verteilt. Diese realistische Simulation wird später durch tatsächlich beantragten und genommen Urlaub ersetzt. So schmilzt die Gesamt-Jahresurlaubszahl im Laufe des Jahres durch die tatsächlichen Urlaube ab. Diese Vorgehensweise der KI von Can Do erlaubt eine viel realistischere Ressourcenplanung als eine starre, statistische Abwesenheitsverteilung.

Grundlast

Menschen in Unternehmen arbeiten nicht mit 100% ihrer verfügbaren Arbeitszeit ausschließlich in geplanten Arbeiten der Projekte. Stattdessen verlieren sie jeden Tag etwas Zeit dadurch, dass sie mit Kolleg:innen reden, Anrufe bekommen, Mails beantworten oder eine Reisekostenerstattung beantragen. Dies ist zwar keine unproduktive Zeit, aber dieser Umstand muss berücksichtigt  werden, wenn die Ressourcenplanung realistisch werden soll. Solche Aufwände werden Grundlast genannt. Die Grundlasten werden nicht detailliert geplant, sondern meist durch einen Prozentwert pro Monat vereinheitlicht.

Die KI von Can Do simuliert das Arbeitsverhalten in einem Monat. Hat eine Person beispielsweise einen Tag Urlaub, weiß das System, dass an diesem Tag auch die Grundlasten nicht erbracht werden. Dieser Aufwand fällt aber nicht weg, sondern wird auf die Tage vor und nach dem Urlaub geschoben. So wird durch das Ressourcenplanung Tool sichergestellt, dass der Monatsdurchschnitt der Grundlast, zum Beispiel 10 Tage, eingehalten wird. 

Projekte simulieren

In vielen Unternehmen werden neue Projekte einfach durch das Management oder den Vertrieb vereinbart und freigegeben. Eine Simulation, ob die Projekte aufgrund der vorhandenen Kapazität oder den Skills in dieser Menge und zu dieser Zeit überhaupt möglich ist, erfolgt nicht. Die Ressourcenplanung Software Can Do ermöglicht eine exakte, KI-gestützte Projektsimulation und einen realitätsnahen Blick in die Projekt-Zukunft. Dadurch kann bereits im Vorfeld eines Projektes entschieden werden, ob dieses in seiner angedachten Form grundsätzlich zum Erfolg gebracht werden kann – und wann der beste Zeitpunkt für den Projektstart ist.

Ressourcenplanung von oben nach unten

Das Konzept des sog. Top-Down-Resource-Planning ist von zentraler Bedeutung in jedem Unternehmen. Dieses Verfahren ist notwendig, da ein Projekt nicht vollständig detailliert geplant werden kann: Der Detailgrad der Planung ändert sich im Laufe der Zeit.

Am Anfang steht nur das Projekt mit seiner langen Dauer. Auf dem Projekt werden jetzt grob (also ungefähr) ein Team, Personen oder Skills geplant. Der Aufwand entspringt zunächst einer groben und ungenauen Schätzung. Der Vorteil bei dieser Vorgehensweise ist nun, dass die Ressourcen über den Zeitraum auch reserviert sind und in die mittelfristige Kapazitätsplanung einfließen.

Die langfristig reservierten Aufwände auf der Ebene des Projekts können im weiteren Verlauf eine Ebene tiefer, auf die Phasen, geplant werden. Dabei wird der Aufwand des Projekts entsprechend reduziert. So wird der Aufwand des Projekts schrittweise eine Ebene nach unten verplant. 

Im letzten Schritt werden innerhalb der ersten Phase nun normale Pakete geplant. Auch hier werden die Aufwände von der darüber liegenden Ebene, der Phase, abgezogen und somit nach unten verteilt. 

Besonders ist hier, dass auch eine namentliche Ressource, die Mitglied in einem Team ist, vom Ressourcenplanung Tool erkannt wird. Der Aufwand des geplanten Teams darüber wird entsprechend erkannt. Es ist also mit Can Do nicht notwendig, das gesamte Projekt gleich am Anfang so detailliert zu planen. Alle notwendigen Ressourcen sind ja bereits über die verschiedenen Ebenen korrekt reserviert. 

Wenn das Projekt nun anläuft und die erste Phase beispielsweise zur Hälfte abgeschlossen ist, kann begonnen werden, die zweite Phase etwas detaillierter zu planen. 

Diese Technik nennt man rollierende Planung. 

Somit werden hier zwei Planungstechniken kombiniert und von der Ressourcenplanung Software  Can Do unterstützt: Die Top-Down-Planung und die rollierende Planung.

Portfolio Manager

In der Ressourcenplanung Software Can Do kann eine beliebige Anzahl von Projekten in einem Portfolio zusammengefasst werden. Can Do analysiert permanent mit einer künstlichen Intelligenz und Algorithmen mögliche Risiken in den Projekten. Es kann auch eine detaillierte Analyse mit einer konkreten Handlungsempfehlung abgerufen werden. 

Die Darstellung ist in Echtzeit, d.h.: Sollte sich in einem Projekt etwas ändern, beispielsweise das Risiko, wird dies in Echtzeit hier dargestellt. Somit verfügen Sie über einen perfekten Leitstand über alle Projekte hinweg. Can Do kann mit unbegrenzt vielen Portfolios umgehen, und ein Projekt kann gleichzeitig in mehreren Portfolios sein. 

Auch die Auslastung der Ressourcen aller Projekte eines Portfolios kann angezeigt werden, und das Ressourcenplanung Tool Can Do kann bei Bedarf Ressourcen unternehmensweit und über Abteilungsgrenzen hinweg verteilen.

Fazit

In einem einzelnen Blogpost können wir nur einige der Festures von Can Do für Ihre Ressourcenplanung vorstellen – und deren Funktionstiefe lediglich andeuten. Sicher ist dennoch deutlich geworden, dass Can Do als Ressourcenplanung Software Ihr Projektmanagement bzw. Ihr PMO mit effizienten Tools für das Ressourcenmanagement unterstützt. Tools, die wir Ihnen gerne unverbindlich in einer Produktpräsentation demonstrieren, und zwar angepasst an Ihren Use Case und Ihre unternehmerischen Herausforderungen. Vereinbaren Sie einfach einen Termin und lassen Sie sich vorführen, was Can Do für Ihre Projekte und Ihren Unternehmenserfolg leistet!

PS: Beim projektmagazin haben wir erst kürzlich genau zu dieser Thematik eine Websession gehalten. Schauen Sie doch gerne in die Aufzeichnung rein - hier geht es zum Video.