Sofern Du als Projektmanager/in ein Team zusammenstellt, wirst Du Dich auch damit auseinandersetzen, wie dieses Projektteam organisiert sein soll. Und obwohl Du es im Projektmanagement eher mit Ablauforganisation zu tun haben wirst, lohnt unserer Meinung nach ein Blick über den Tellerrand. Und zwar hinüber zu den Aufbauorganisationen. Dort ist die Matrixorganisation ein Beispiel für ein Orga-System, das Dich inspirieren kann – insbesondere, weil es ohne hierarchische Strukturen auskommt. Interessiert? Dann lass Dir von uns zeigen, wie Matrixorganisation und Projektmanagement zusammen-passen: Im Folgenden wird die Matrixorganisation einfach erklärt, und im Anschluss gehen wir der Frage nach, wie Matrixorganisation und Projektmanagement zusammenpassen.
Die Matrixorganisation ist eine Methode, einem Unternehmen eine Struktur zu verleihen. Sie definiert die Weisungs- sowie Informationswege und beschreibt die Stellenbeziehungen. Schon hier zeigt sich also die Nähe zwischen Matrixorganisation und Projektmanagement. Zu den Faktoren der Matrixorganisation gehört, dass sie in einem Mehrliniensystem versucht, das Beste aus funktionaler Organisation und divisionaler Organisation zu verbinden.
Der Name nimmt es vorweg: Diese Art der Mehrlinien-Organisation lässt sich in einer Matrix darstellen. Dabei werden die Funktionen eines Unternehmens (etwa Produktion, Vertrieb, Marketing) an einer Achse aufgestellt; die Objekte eines Unternehmens an der anderen. Zu den Objekten gehören zum Beispiel die Produkte bzw. Dienstleistungen, aber auch Kunden oder Projekte. Ergänzt man dieses Koordinatensystem durch senkrechte bzw. waagrechte Linien, ausgehend von jedem Eintrag, so ergibt sich eine Matrix aus diesen Linien, die für die divisionale und die funktionale Gliederung stehen – und mehrere Schnittpunkte bilden. Jeder dieser Schnittpunkte repräsentiert ein (Projekt-)Team, dessen Teamleitung in zweierlei Weisungsbeziehung steht: einmal zum Verantwortlichen der Funktionsebene (disziplinarische Linienfunktion); zum anderen zum Verantwortlichen der Objektebene (fachliche Weisungsbefugnis). Das Unternehmens-Management ist aus dieser Matrix ausgegliedert, steht aber in Verbindung zu den Leitern der einzelnen Objekte und Funktionen.
Bei der Definition der Matrixorganisation geht es auch ganz ohne Geometrie: Schlussendlich ist die Quintessenz (und einer der größten Vorteile) der Matrixorganisation, dass Mitarbeiter gegenüber zwei Vorgesetzten zu berichten haben. Dabei ist der/die eine Vorgesetzte für die fachlichen Themen, der/die andere für die Personalthemen zuständig.
Zu den Vorteilen der Matrixorganisation gehört ganz sicher, dass sie kurze Kommunikationswege ermöglicht. Darüber hinaus gilt für die Matrixorganisation: Durch die Zweiteilung der Team- oder Projektleitung können sich die Verantwortlichen jeweils auf ihr Kerngebiet konzentrieren. Umgekehrt können sich Mitarbeiter bei Rückfragen direkt an Diejenige/Denjenigen mit der fachlichen oder eben der disziplinarischen Expertise wenden. Durch die doppelte Leitungsfunktion wird das Management auf Ebene der Unternehmensleitung entlastet. Weil schnelle Entscheidungen durch die richtigen Personen getroffen werden, gewinnt das Team insgesamt an Agilität. Die Hierarchie, sowohl auf Unternehmens- als auch auf Team- oder Projektebene, wird durch die Matrixorganisation deutlich flacher. Der größte Nachteil der Matrixorganisation ist die Kehrseite eines ihrer Vorteile: Durch die „doppelte Führung“ ergibt sich auch die Notwendigkeit der doppelten Berichterstattung – was zu einer stärkeren Belastung und möglichen Überforderung der Mitarbeiter führt. Weitere Nachteile der Matrixorganisation, die auftreten können, sind: Zwei Leitungslinien bedeuten auch, dass mehr Führungspersonal benötigt wird. Gerade, weil in der Matrixorganisation Personal- und Fachkompetenz „mitmischen“ und es keine herkömmliche Hierarchie gibt, kann es zu Kompetenz-Rangeleien unter MitarbeiterInnen kommen. Spätestens, wenn ein Erfolg ansteht, werden ihn wohl beide Weisungslinien für sich beanspruchen wollen. Umgekehrt: Im Falle eines Misserfolgs bleibt immer die andere verantwortliche Instanz, auf die man zeigen kann … Wo wird die Matrixorganisation eingesetzt? Die Matrixorganisation können nur Unternehmen einsetzen, die mit mindestens zwei Gliederungsdimensionen (funktional und divisional) aufgebaut sind – die Matrixorganisation empfiehlt sich also eher für große Unternehmen. Insgesamt sind es die projektorientierten Branchen, die von der Matrixorganisation profitieren. Und was hat das mit dem Projektmanagement zu tun? Wir hatten es eingangs erwähnt: Grundsätzlich ist die Matrixorganisation eine Form der Aufbauorganisation. Du kannst Dir aber auch die besten Aspekte der Matrixorganisation herauspicken, um damit Dein Projektteam zu organisieren. Dazu gehört zum Beispiel das „Zwei-Linien-System“ bei der Projektleitung. Auf die Projekt-Ebene heruntergebrochen, bedeutet dies, dass sowohl Projektmanager/in als auch Abteilungsleiter/in weisungsbefugt sind und im Projektablauf Entscheidungen treffen. Das verschafft Deinem Projekt-Team kurze Entscheidungswege und fachlich übergreifende Flexibilität. Aber was ist mit dem bereits bekannten Nachteil, dass die Matrixorganisation ein höheres Maß an Kommunikation und Konfliktlösungsansätzen erfordert und idealer Weise größtmögliche Transparenz im Zwei-Linien-System herrschen sollte? Hier unterstützen Lösungen wie die Projekt- und Ressourcenmanagement Software Can Do.
Potentielle Konflikte, gestiegener Kommunikationsaufwand, zusätzliches Fachpersonal: Die Nachteile der Matrixorganisation wirken ja schon beinahe abschreckend … aber wenn Du Dein Projektmanagement auf Basis einer Projektmanagement Software wie Can Do gestaltest, kannst Du diese Hürden ganz einfach über springen. Can Do bewältigt die Gliederung in funktionale und divisionale Aspekte: Weil es nicht nur mit Projektmanagement, Demand-Management und Analysen die funktionale Seite unterstützt, sondern sich mit Ressourcen- und Skill-Management sowie Budgetmanagement auf die divisionale Organisation versteht. Und so gleicht Can Do die Negativpunkte der Matrixorganisation aus:
Can Do ist eine Projektmanagement Software, die Dich mit Künstlicher Intelligenz bei deinen Projekten unterstützt. Dadurch werden eventuell auftretende Schwierigkeiten, Engpässe oder Timing-Probleme frühzeitig erkannt. Konflikte zu lösen, lässt Du sie dank Can Do erst gar nicht entstehen. Und weil sich die Software intuitiv bedienen lässt und die Arbeit damit auch noch Spaß macht, ist ein Mehr an Kommunikation im Team mit Can Do mehr Vergnügen als Pflicht.
Mit Can Do kannst du - wie der Name schon sagt - einfach alles machen:
