Ein PSP ist eine Übersicht, die das Gesamtprojekt in einzelne Abschnitte – Teil- und Arbeitspakete – aufteilt.
Mit einer solchen Planung bzw. Projektstruktur kannst Du auf einen Blick sehen,
Besteht ein Projekt (etwa für ein Produkt und dessen Entwicklung) aus mehr als nur einer einzelnen Aufgabe, wird es schnell wichtig, den Überblick zu behalten und einen Plan zu haben.
Diesen Überblick verschafft Dir ein PSP für Deine Projektstruktur.
Der PSP ist das zentrale Werkzeug für
Er ist deshalb die Grundlage des gesamten Projektmanagements, denn in einem gut aufgestellten PSP siehst Du sofort alle Informationen, die Du zum Managen eines Projekts (oder vieler Projekte) benötigst. Du kannst diese Informationen Deiner Projektstruktur aktualisieren, teilen und vervollständigen.
Die Projektstrukturplanung wird daher häufig als “Mutter aller Pläne” bezeichnet.
Der PSP hilft Dir sowohl in der Startphase wie auch in der Umsetzungsphase eines Projekts bis hin zum Ziel bei Deiner Projektstruktur. Ein solches Ziel eines Projektes kann zum Beispiel ein neu entwickeltes Produkt sein.
Während der Startphase gibt Dir PSP eine gute Gliederung, nach der Du die Arbeitspakete und die Verantwortlichkeiten aufteilen kannst.
Während der Umsetzungsphase ist PSP vor allem für das Controlling wichtig. Damit kannst Du die Projektfortschritte mit den getätigten Ausgaben und dem vorgesehenen Zeitplan abgleichen.
Als Grundlage der gesamten Projektplanung liefert Dir der PSP eine Reihe bedeutender Vorteile.
Dazu zählen vor allem:
Wenn Du einen Projektstrukturplan anlegst, ordnest Du alle anstehenden Aufgaben in Projektmanagement Arbeitspakete. Das Gesamtprojekt erhält dadurch einen logischen, in sich geschlossenen und strukturierten Aufbau und die Form einer sinnvollen Gliederung. Diese Planung erleichtert Dir die Übersicht über die einzelnen Projektabschnitte, Elemente und Aufgabenbereiche der Projekte.
Sind die einzelnen Arbeitspakete festgelegt, kannst Du die passenden Personen benennen, die die Abschnitte überwachen und die Verantwortung dafür tragen sollen. Damit hast Du sofort einen definierten Ansprechpartner für alle dazugehörigen Aufgaben. Hast Du die Verantwortung für die einzelnen Bereiche gut verteilt, hast Du mehr Zeit, um Dich um das Management des Gesamtprojekts zu kümmern.
Durch eine klare Verantwortung hast Du immer eine Anzahl von Personen, die Dich über den Fortschritt in ihren Bereichen auf dem Laufenden halten. Damit kannst Du sowohl den Aufgabenstand überprüfen wie auch dafür sorgen, dass – bei Bedarf – die einzelnen Aufgaben innerhalb der Projektstruktur anders verteilt werden.
Dies kann beispielsweise dann gut sein, wenn Du siehst, dass in einem Arbeitspaket der Fortschritt hinter dem Zeitplan liegt, während ein anderes Team mit seinen Aufgaben schneller fertig wurde.
Als Projektmanager bist Du mit einem Projektstrukturplan stets am Ruder. Siehst Du, dass sich die Anforderungen geändert haben, kannst Du sofort reagieren und, falls erforderlich, die Arbeitspakete des Projektes / der Projekte neu verteilen, externes Personal hinzuziehen oder zusätzliche Ressourcen zuweisen.
Mit Deinem Plan bleibst Du flexibel und kannst schnell wie auch sicher auf die Änderung der Vorgaben reagieren.
In dem Projektstrukturplan wird für jede Aufgabe ein Budget bereitgestellt. Je nachdem, wie groß Dein Projekt ist, kannst Du die Einhaltung des Budgets entweder selbst überwachen oder Dich von den Verantwortlichen darüber informieren lassen.
Mit Deiner Planung hast Du die Ausgaben gut im Blick und kannst diese nach Bedarf steuern.
Jeder Aufgabe wird im PSP die dafür vorgesehene Zeit zugewiesen. Ein PSP ermöglicht es Dir auch, Abhängigkeiten festzulegen, mit denen Du genau erkennen kannst, wo die kritischen Aufgaben liegen, die die Erfüllung anderer Arbeitspakete der Projekte verzögern könnten. Merkst Du, dass die Teams mit den kritischen Aufgaben hinter dem Zeitplan liegen, kannst Du in jeder Ebene schnell zusätzliche Ressourcen innerhalb der Projektstruktur zuweisen, um die Mitarbeiter zu unterstützen.
So stellst Du sicher, dass das Gesamtprojekt die gesetzten Zeitvorgaben erfüllen kann.
Die Qualität des gesamten Projekts kann nur dann den Vorgaben und dem Ziel der Stakeholder entsprechen, wenn die Qualität der einzelnen Projektabschnitte / Elemente in der Projektstruktur stimmt. Jeder Aufgabe werden im PSP daher bestimmte Spezifikationen zugewiesen. Diese müssen erfüllt werden, damit der Abschnitt des Projektes als abgeschlossen angesehen werden kann.
Als Projektmanager hast Du es mit dem Projektstrukturplan einfach, die Ergebnisse der Arbeit zu überprüfen und, falls erforderlich, die Arbeit schnell nachbessern zu lassen.
Im PSP kannst Du Kommunikationspunkte definieren und diese dazu nutzen, um Team-Brainstorming zu organisieren. Dies fördert die Zusammenarbeit im Team auf jeder Ebene. Fühlen sich die Team-Mitglieder in die Projektorganisation einbezogen, sind sie deutlich motivierter und engagierter bei der Umsetzung ihrer Aufgaben innerhalb der Projekte.
Es gibt viele Möglichkeiten, einen PSP aufzubauen.
Die am häufigsten verwendeten Formen sind:
Bei dem funktionsorientierten Ansatz wird das Projekt nach den Funktionen gegliedert. Projektstrukturplan Beispiel könnte etwa sein: Entwicklung, Fertigung, Vertrieb. Vorteil dieser Form einer Projektstrukturplan Vorlage / Gliederung ist eine vertraute Unternehmensorganisation, die den vorhandenen Fachabteilungen entspricht. Somit ist jedem Mitarbeiter sofort klar, welche Aufgaben die jeweiligen Arbeitspakete der Projekte / des Projektes beinhalten, wer die Ansprechpartner sind und wo die Verantwortungsbereiche sowie das Ziel liegen.
Dieser Ansatz für einen Plan wäre für Dich deshalb in einer etablierten Unternehmensstruktur sehr einfach umzusetzen.
Ist der Projektstrukturplan objektorientiert, wird eine Vielzahl ähnlicher Aufgaben parallel organisiert und aufgebaut. Ein solches Projektstrukturplan Arbeitspakete Beispiel ist etwa ein Stadtfest, bei dem jeder Verkaufsstand als gesondertes Teilprojekt betrachtet wird.
In so einem Fall wäre zwar auch eine funktionsorientierte Arbeitsweise möglich. Mit dem objektorientierten PSP verringerst Du jedoch Deinen Organisationsaufwand für Deine Projekte erheblich.
Ist der Projektstrukturplan phasenorientiert, wird dieser nach den jeweiligen Projektphasen des Projektes geordnet.
Eine solcher Beispiel Projektstrukturplan ist vor allem in Entwicklungsprojekten sinnvoll, denn dann kannst Du jede Entwicklungsphase als ein eigenständiges Teilprojekt behandeln und organisieren.
Denkbar sind allerdings auch unterschiedlichste Mischformen an PSP.
Die Entscheidung darüber, welche Vorlage des Projektstrukturplans für das jeweilige Gesamtprojekt die richtige ist und nach welchem Arbeitspakete Beispiel Du Dich schließlich richtest, liegt natürlich bei Dir als Projektmanager.
Was ist der beste Weg und Plan, um einen Projektstrukturplan inkl. aller Elemente für Deine Projekte anzulegen?
Wir zeigen Dir in dieser Gliederung, wie es funktioniert und Du Dein Ziel erreichst.
Ein gutes PSP Projekt wird in 6 Schritten aufgestellt.
Der erste Schritt, die Grundlage im PSP Projektmanagement, besteht darin, alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, in guter Form genau aufzulisten. Wenn Du kannst, wäre es gut, in dieser Phase der Planung das gesamte Team einzubinden. Durch Brainstormings oder Mind-Mapping stellst Du sicher, dass alle Einzelheiten der Projekte / des Projektes in vollständiger Form und auf jeder Ebene berücksichtigt worden sind und keine Elemente vergessen wurden.
Die Liste mit den Aufgaben sollte im nächsten Schritt sortiert werden. Die Form der Sortierung bzw. Gliederung kannst Du nach Themen oder nach Zeiten durchführen. Welche Methode Dir passender erscheint, bestimmst Du, denn welche Vorgehensweise die richtige ist, hängt ganz und gar von dem aktuellen Projekt und seinem Ziel ab.
Sind die Aufgaben sortiert, solltest Du die Arbeitspakete des Projektes definieren. Die einzelnen Arbeitspakete brauchen dabei nicht besonders fein strukturiert zu sein. Solltest Du Dich doch für eine detaillierte Struktur und Gliederung entscheiden, wäre es gut, dieselbe Feinaufteilung im gesamten PSP beizubehalten.
Sind die einzelnen Arbeitspakete klar definiert, mit Überschriften versehen und in die Hierarchie eingefügt, geht es um die Frage der Verantwortlichkeit. Als Verantwortungsperson solltest Du jemanden auswählen, der sowohl mit dem Thema bestens vertraut wie auch als Manager fähig ist. Nur wenn die Person diese beiden Voraussetzungen erfüllt, hast Du einen guten Verantwortlichen gefunden.
Hast Du die Verantwortlichen ausgewählt, solltest Du den Zeitplan für die Erfüllung der jeweiligen Arbeitspakete des Projektes festlegen. Dafür brauchst Du für jedes Arbeitspaket und dessen Ziel ein klar definiertes Start- und Enddatum. Bei der Zeitplanung solltest Du ganz besonders auf die Prioritäten und die Abhängigkeiten achten, also die Reihenfolge und Gliederung der Arbeitspakete immer gut im Blick behalten, denn manche Aufgaben kannst Du parallel laufen lassen, andere Elemente können nur nacheinander erledigt werden.
Die professionelle Projektmanagement Software von Can Do unterstützt Dich in allen Phasen der Projektstrukturplanung. Sowohl für agiles Projektmanagement wie auch für Hybrides Projektmanagement bietet das Produkt Can Do Dir für Deine Projekte und deren Projektstruktur die passende Lösung.
Einen PSP richtig anzulegen, ist für jedes Projekt sehr wichtig. Ein guter, übersichtlicher und vollständiger PSP in entsprechender Gliederung erleichtert das Projektmanagement erheblich. Bei komplexen Projekten macht diese Planung das gesamte Projektmanagement in gewünschter Form sogar erst möglich.
