Diese Projektmanagement-Probleme löst Can Do

Die Digitalisierung des Projektmanagements schreitet weiter voran, und mittlerweile hält auch zunehmend künstliche Intelligenz Einzug. Damit einher geht eine zunehmende Auswahl an Tools, die Ihnen den Projektalltag erleichtern wollen. Can Do mit seiner eigenen KI nimmt dabei sicher eine Sonderstellung ein und kann Sie bei einer ganzen Reihe an Herausforderungen im Projektmanagement unterstützen. Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick darauf werfen und herausfinden, ob Ihr Projektmanagement und Can Do ein "Perfect Match" sind!

Wenn ich im Austausch mit Interessent:innen zu unserer Projektmanagement-Plattform Can Do stehe, geht es natürlich auch um die "Unique Selling Points", also die einzigartigen Vorzüge, der Software – wie die eigene KI und spezielle Algorithmen oder den innovativen Ansatz des unternehmensweiten Skill Managements. Im Vordergrund des Austauschs steht jedoch immer die Frage "Wo drückt der Schuh?"

Dabei hat sich im Laufe der Jahre herauskristallisiert, dass zwar jedes Unternehmen mit seinen ganz eigenen Schwierigkeiten zu kämpfen hat, es aber auch eine ganze Menge an Überschneidungen gibt. Diese lassen sich in fünf Themenfelder untergliedern, und wenn Sie weiterlesen, werden Sie sicher feststellen: Nicht wenige der Punkte gehören auch zu den "Pain Points" in Ihrem Projektmanagement bzw. Ihrem Unternehmen:

Fünf "Problemzonen", fünf Lösungen

Die fünf übergeordneten Themen, bei denen in fast jedem Unternehmen Optimierungsbedarf herrscht, sind:

• Ressourcen und Skills
• Projekt- und Portfoliomanagement
• Künstliche Intelligenz und Methoden
• Controlling und Risikobewertung
• Probleme seitens der Anwender:innen

Sehen wir uns das im Detail an:

Ressourcen & Skills

Das Ressourcenmanagement ist, wie wir bereits öfter geschrieben haben, die Königsdisziplin des Projektmanagements. Doch gerade hier gibt es oftmals Defizite, gegen die es anzugehen gilt:

1. Die Mitarbeiterauslastung ist unklar und nicht transparent dargestellt; es kommt zu (oft undokumentierten) Überlastungen.
2. Es gibt keine globale mittel- und langfristige Kapazitätsplanung.
3. Die Koordination zwischen Projekt und Linie gestaltet sich kompliziert und ist aufwändig.
4. Neue Projekte und Ressourcenaufteilungen werden ohne Vorab-Simulation gestartet.
5. Die Urlaubsplanung erfolgt entkoppelt und berücksichtigt nicht die Projektbelastung.
6. Auf Projektebene erfolgt keine Zeiterfassung.
7. Bei kurzfristigen Kapazitätsproblemen werden als erstes teure externe Lösungen eingekauft.

All diesen Punkten begegnet Can Do mit seinem KI-gesteuerten Ressourcen- und Skill-Management: Die Kapazitätsplanung und Ressourcenverteilung erfolgen transparent, projektübergreifend und unternehmensweit. Teams werden nach Skills und Kapazitäten zusammengestellt. Projektsimulationen erleichtern die Projektplanung, und sowohl die Urlaubsplanung, weitere Grundlasten als auch die Zeiterfassung sind in die PM-Plattform integriert.

Projekt- & Portfoliomanagement

Kleine Projekte, kleine Herausforderungen – große Projekte, große Herausforderungen: Das Portfoliomanagement bringt noch einmal ganz andere Themen mit sich. Dazu gehören unter anderem:

1. Es fehlt oftmals der Echtzeit-Überblick über laufende Projekte.
2. Statusaktualisierungen erfolgen nicht automatisiert, sondern manuell.
3. Es wird nicht simuliert, wie sich neue Projekte auf das Gesamtgefüge des Portfolios auswirken. Mit dem Ergebnis, dass Projekte freigegeben werden, die die Organisation mit den vorhanden Kapazitäten und Skills niemals schaffen kann.
4. Die Projektprioritäten wechseln häufig und sind unklar.
5. Die Darstellung fachlicher Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projekten erfolgt nur diffus.

Hier macht es sich bemerkbar, dass das Projektmanagement von Can Do faktisch beliebig skalierbar ist: Alles zum Thema Ressourcen- und Skill-Management, das im vorherigen Kapitel gesagt wurde, gilt uneingeschränkt auch für umfangreichste Portfolios.

Künstliche Intelligenz & Methoden

Während viele Firmen noch überlegen, ob Künstliche Intelligenz (KI) im Projektmanagement hilfreich ist, nutzt Can Do sie schon seit Jahren erfolgreich. Zum Jahreswechsel haben wir die verbesserte Version der KI für unsere Projektmanagement-Software für alle unsere Kunden veröffentlicht (Hier geht es zum Artikel). Zusätzlich nutzen wir auch andere technische Lösungen, die zum Beispiel helfen, andere Software leicht zu integrieren. Firmen, die solche Technologien im Projektmanagement noch nicht nutzen, stehen vor einigen Herausforderungen.

Hinzu gesellen sich weitere technische Methoden, die z.B. eine nahtlose Integration von bereits eingesetzter Software ermöglichen. Unternehmen, deren Projektmanagement noch nicht auf KI und solche Methoden setzen, müssen u.a. mit diesen Einschränkungen umgehen:

1. Es fehlt eine Schnittstelle zwischen agilem und klassischem Projektmanagement.
2. Es erfolgt keine umfassende technische Integration mit anderen Systemen wie SAP^® oder SalesForce^®.
3. Es muss auf KI-basierte Methoden wie "ungenaue Planung" oder die Ressourcenverteilung nach Watermodel^® verzichtet werden.

Controlling & Risikobewertung

Jederzeit die Kontrolle über ein Projekt zu haben, eventuelle Risiken korrekt einschätzen und bei der Projektplanung möglichst alle Eventualitäten im Blick haben: Das ist nicht nur schwierig, sondern mit herkömmlichem Projektmanagement kaum zu bewältigen. Unternehmen, die noch nicht Can Do einsetzen, berichten oftmals über u.a. diese Schwierigkeiten im Bereich Controlling und Risikobewertung:

1. Projektabschlüsse sind oft unpünktlich und fallen kosten- sowie aufwandsintensiver aus als geplant.
2. Planungsabweichungen sind nicht quantifizierbar und führen nicht zu den nötigen Learnings.
3. Planänderungen setzen unklare, intransparente Prozesse in Gang.
4. Im Vergleich zu Aufwand und Kosten ist der Nutzen oft ungewiss.
5. Kurzfristige Projektverschiebungen haben negativen Einfluss auf andere Projekte und stören die Stakeholder.
6. Manuelle Risikoeinschätzungen erfolgen oft ohne Berücksichtigung objektiver Risiken.

Auch in diesen Bereichen kommen die Software-eigenen Algorithmen und die KI von Can Do zum Einsatz. Sie erkennen drohende Projektrisiken und geben klare Handlungsempfehlungen. Sie erstellen Projektsimulationen mit hoher Aussagekraft und unterstützen bei der langfristigen, projektdienlichen Ressourcenplanung und -beschaffung.

Probleme seitens der Anwender:innen

Eigentlich ist es ganz klar, wird aber leider viel zu oft vernachlässigt: Jede Software kann ihre Vorzüge und Fähigkeiten nur dann ausspielen, wenn sie von den Anwender:innen akzeptiert wird und diese sie gerne und zielorientiert einsetzen. Der Software-Alltag in vielen PMOs sieht aber noch viel zu oft ganz anders aus: In einem heterogenen Umfeld existieren Projektplanung per Excel^®-Sheet, Datenpflege mit weiteren Programmen und "Projektmanagement" per Zettel nebeneinander – und stehen sich mehr gegenseitig im Weg, als sich sinnvoll zu ergänzen. In solchen Fällen ist dringend "Großreinemachen" angesagt: Wenn auf die einheitliche (und benutzerfreundliche!) PM-Plattform Can Do umgestellt wird, fallen zugleich eine ganze Reihe an Hindernissen und Ärgernissen im Projektmanagement weg, wie etwa:

1. Eine Projektplanung ohne digitale Faktenbasis führt zu niedriger Akzeptanz oder gar Misstrauen.
2. "Zur Vorsicht" wird parallel eine Schattenplanung in Excel^® durchgeführt.
3. Weil kein einheitliches Vorgehen erkennbar ist, wird die Planung ignoriert und die Projektdatenerfassung unzuverlässig durchgeführt.
4. Die Datenpflege ist aufwendig und ungeliebt.
5. Daten werden doppelt oder mehrfach in verschiedenen Systemen erfasst.
6. Es existieren verschiedene Planungssysteme, die aber unkoordiniert umgesetzt werden.

Fazit: eines für alles

Erkennen Sie in den oben genannten Beispielen die Herausforderungen, denen Ihr Unternehmen oder Ihr Projektmanagement gegenübersteht? Sie sind nicht allein! Viele Unternehmen stoßen immer wieder auf diese problematischen Stellen im Bereich Projekt- und Portfoliomanagement. Die erfreuliche Nachricht ist, dass Can Do Sie dabei äußerst effektiv unterstützen kann. Zögern Sie nicht uns anzusprechen! Gemeinsam können wir schnell eruieren, ob Can Do ein passendes Werkzeug für Ihre Herausforderungen ist oder nicht. 

Hinweis: Der Originaltext wurde am 30.10.2023 veröffentlicht und wurde in dieser Version um die Neuerungen im Bereich der KI in der Can Do Software am 27.03.2024 aktualisiert.