To-Do-App? Check! – Zeiterfassungs-App? Check! – Collaboration-App? … – Ja genau, das hat in unserer Marktübersicht der Produktivitäts-Tools noch gefehlt! Zeit also, dir und deinem Team neue Wege der Zusammenarbeit vorzustellen.
Mit dem Trend hin zum Home Office hat auch Collaboration-Software nochmal an Bedeutung zugelegt; aber schon vorher waren die Teamwork-Tools eine wertvolle Hilfe fürs effiziente Zusammenarbeiten. Nachdem wir dir bereits jeweils fünf Beispiele für Zeitmanagement-Tools und To Do-Software vorgestellt haben, geht es heute um die digitalisierte Zusammenarbeit in (Projekt-)Teams. Und Gründe dafür, dich und dein Team von einem Kollaborations-Tool unterstützen zu lassen, gibt es genug:
Gründe für Collaboration-Software
Eigentlich gibt es vor allem einen hauptsächlichen Grund, weshalb du deine Zusammenarbeit im Team mit einer entsprechenden Software unterstützen solltest – und das ist die Kommunikation. Denn schon so manches Projekt ist an mangelnder, fehlerbehafteter oder missverständlicher Kommunikation gescheitert. Unabhängig von ihren zusätzlichen Funktionen bieten alle Collaboration-Tools als wichtiges Feature einen zentralen Kommunikationspunkt an. Hier werden zum Beispiel die Eckdaten eines Projekts für alle zugänglich gemacht. Über einen (archivierbaren) Chat kann man sich jederzeit austauschen, und du als Projektleiter kannst einzelnen oder allen Team-Mitgliedern Dokumente zukommen lassen. Moderne Tools zur Kollaboration sind Plattformen mit einer ganzen Reihe in Funktionen, die schlussendlich auf eine verbesserte Kommunikation innerhalb des Teams abzielen. Hier noch ein paar konkrete Gründe, weshalb du auf Software zur verbesserten Zusammenarbeit setzen solltest:
- Nie mehr Flüsterpost: Dank der zentralen Verwaltungsfunktion von Team Collaboration Software geht keine wichtige Information verloren.
- Nie mehr Meetingzwang: Klar kannst du – und solltest du – dein Team immer wieder treffen; das tut der Projektdynamik nur gut. Dank Team Collaboration Tools musst du aber nicht mehr so oft zu persönlichen Treffen einladen.
- Nie mehr Nine to Five: Tools für die Team-Kollaboration unterstützen Remote Work und befreien Teamarbeit von Raum und Zeit.
- Nie mehr Zeitdruck: Das geneinsame Arbeiten über eine Collaboration-Plattform spart doppelt Zeit: einmal bei der Projektvorbereitung und dann über die gesamte Projektentwicklung hinweg.
- Nie mehr Mails durchstöbern und mit Apps jonglieren: Daten austauschen, Termine festzurren, Informationen teilen – all das funktioniert dank Team Collaboration Software an einem zentralen Platz. Was auch immer du also in Zusammenhang mit deinem Projekt suchst – in deinem Collaboration Tools wirst du es finden!
- Nie mehr raten müssen: Eine Kollaborations-Software verschafft dir stets den Überblick, wie weit das Team im Projekt gekommen ist.
Welches Collaboration Tool passt zu dir?
Wie üblich bei solchen Produktvorstellungen, wollen wir keine konkrete Empfehlung abgeben: Welches Tool am besten passt, hängt vor allem von dem Umfeld ab, in dem es eingesetzt werden soll – also von deinem Team, deinem Unternehmen, den Projekten und der bestehenden Software-Infrastruktur. Dabei kannst du dich ganz auf die tatsächlichen Bedürfnisse konzentrieren: Weil mittlerweile solche Kollaborations-Software-Lösungen meist als SaaS (Software as a Service) konzipiert sind, stellt sich die Frage nach Systemvoraussetzungen und Administrationsaufwand für deine IT kaum mehr.
Und, auch das ist typisch für moderne Team Collaboration Tools: Üblicherweise kannst du die Software erst einmal testen. Dazu raten wir auch ausdrücklich, denn nur im Praxis- und Alltagstest kann sich herausstellen, ob ihr gut zusammenpasst – du und das Collaboration Tool deiner Wahl.
Collaboration Tools: fünf Beispiele für digital koordiniertes Teamwork
1. Der bekannte Exot: Microsoft 365
Unter den vorgestellten Collaboration Tools nimmt MS 365 eine Sonderstellung ein – weil es für die Zusammenarbeit in Teams eine ganze Sammlung an Software-Tools bereitstellt. Dazu gehört in erster Linie Microsoft Teams, das – der Name verrät es – für die Kommunikationsaufgaben in Teams zuständig ist. Aber auch andere klassische Tools des Unternehmens finden sich hier, wie etwa Word, Excel, Outlook, OneDrive oder Access. Sie alle sind auf der Microsoft 365-Plattform auf kollaboratives Arbeiten ausgelegt und bieten die Rundum-Versorgung für dein Team. Der Vorteil von MS 365: In vielen Unternehmen ist es bereits etabliert; dein Team muss es nur noch nutzen. Der Nachteil: Für so manches Team wird der Funktionsumfang unangemessen sein – eine schlanke, einfachere Lösung ist oft besser.
tl; dr:
- in vielen Unternehmen vorhanden
- zahlreiche Apps und Funktionen
- Microsoft Teams zur Kommunikation
Mehr dazu bei Microsoft
2. Das fliegende Besprechungszimmer: miro
Was würdest du als erstes tun, wenn du dein Team im Besprechungszimmer versammelt und seine ganze Aufmerksamkeit gewonnen hast? Genau: ans Whiteboard gehen und loslegen! Und weshalb solltest du das online nicht auch genauso handhaben? miro ist ein Online-Whiteboard, das alle Teammitglieder mitgestalten können. Und vor allem agile Teams werden sich mit miro gleich wohl fühlen, denn es beherrscht u.a. Kanban Boards. Ein weiterer Benefit sind die zahlreichen Integrationen, etwa mit GMail, Slack, MS Teams oder Jira.
tl; dr:
- Ein Whiteboard! Online!
- ideal für agiles Projektmanagement
- Integrationen, u.a. mit Jira
Mehr dazu bei miro
3. Das Plappermaul: Slack
Quasseln, klönen, übers Projekt reden, ernsthaft kommunizieren – all das umreißt die Kernkompetenz von Slack. Geplaudert oder gruppenbezogen kommuniziert wird dabei in privaten Channels, während der Business-Talk über die Team-Kanäle läuft. Auch Direktnachrichten und Dateianhänge sind möglich. Das Ganze geht natürlich genauso mobil, und wenn du Slack tiefer in deine Abläufe integrieren willst, ist das auch kein Problem: mehr als 2.400 Apps bietet hierfür das Slack-App-Verzeichnis.
tl; dr:
- Fokussierung auf Kommunikation und Austausch
- Channels, Nachrichten, Audio- und Video-Calls
- Mehr als 2.400 Integrationen
Mehr dazu bei Slack
4. Das Kontaktfreudige: Cisco Webex
Ein interessanter Ansatz für alle, die ihr Team immer gerne sehen. Selbst, wenn es nicht vor Ort ist. Webex ist grundsätzlich einmal eine Plattform für Video-Meetings, dank Live-Übersetzung auch ohne Sprachbarrieren. Weil es aber einen Chat, Anrufe, Einzel- und Gruppen-Messaging, Datei-Freigabe und Whiteboarding auf der Feature-Liste hat, ist Webex auch als umfassendes Kollaborations-Tool nutzbar. Damit steht Cisco Webex für Videocalls mit Teamwork-Mehrwert.
tl; dr:
- Videocalls im Zentrum der Kollaboration
- Chat, Nachrichten, Anrufe und Dateifreigaben
- Mit Live-Übersetzung
Mehr dazu bei Webex
5. Das Sichere: Mattermost
Zum Schluss noch ein Kollaborations-Tool für Spezialisten sowie Anwender, die auf Datensicherheit und -hoheit besonders viel Wert legen: Das Kollaborations-Tool Mattermost bietet Messaging für Teams und in Channels, Video sowie Screen Sharing und mehr. In Gegensatz zu anderen SaaS-Lösungen entscheidest du, wo es gehostet wird – in der Google Cloud, bei AWS (Amazon Web Services) oder auf einem deiner Server (On Premise). Das gewährleistet auf Wunsch auch die Einhaltung höchster Datensicherheits- und Compliance-Standards und macht Mattermost sogar in sensiblen Branchen einsetzbar. Eine rege Open Source-Community hat etwa 600 Integrationen entwickelt. So lässt sich Mattermost z.B. mit Jira verbinden. Mattermost erfordert also wahrscheinlich dann doch die Mitwirkung deiner IT; dafür bist du damit aber auch in Sachen Team Kollaboration auf der sicheren Seite.
tl; dr:
- Open Source-Chat
- On Premise betreibbar
- Alle Daten bleiben im Unternehmen
Mehr dazu bei Mattermost
Fazit: Das war noch nicht alles
Fünf Kollaborations-Tools für Teams und das Teammanagement in einem Artikel: Das ist noch nicht mal die Spitze des Eisbergs dessen, was dir und deinem Team angeboten wird … Wir können dir also nur empfehlen, dich in einer ruhigen Minute selbst auf die Suche zu machen und die Möglichkeiten zum Testen ausführlich zu nutzen. Weiter unten findest du drei Links, aber auch die Suchmaschine deiner Wahl führt dich zu Tests und Vergleichen. Denn eins ist sicher: Falls keines unserer Beispiele für dich und deinen Anwendungsfall nicht passt, wirst du "da draußen" sicher fündig werden. Oder besser: Nimm mit uns Kontakt auf. Wir unterstützen dich gerne dabei, das Collaboration Tool zu finden, das für dich und dein Team am besten geeignet ist.
Quellen und Inspiration: placetel.de, thedigitalprojectmanager.com, ionos.de
