Wenn Du unsere Blogpost-Reihe über das (fiktive) Software-Unternehmen ACME-Teamsoft gelesen hast, weißt du ja bereits, dass sich die Umstellung aufs Hybride Projektmanagement für alle Rollen auszahlt. Und vielleicht wurdest du dazu inspiriert, das Hybride Projektmanagement mit Can Do und Jira® selbst umzusetzen? Wenn ja, was hält dich auf? Wir vermuten mal, es ist die Befürchtung, dass es ein langwieriger Rollout werden könnte … Aber auch diesbezüglich haben wir gute Nachrichten!

Der Can Do Rollout

„Never touch a running system" – das Credo einiger IT-Abteilungen ist wahrscheinlich auf schlechte Erfahrungen bei Rollouts und Migrationen zurückzuführen und mag damit durchaus seine Berechtigung haben. Tatsächlich ist aber auch klar: Wer nie auf ein neues, besseres Pferd setzt, wir auch nie ganz vorne mit dabei sein. Und wenn man sich nicht an Erneuerungen in der Software-Landschaft wagt, wird ein Unternehmen – und damit das Projektmanagement – irgendwann von segensreicher Technologie abgeschnitten sein.

Und so kollidieren in so manchem Projektmanagement der Wunsch, sich weiterzuentwickeln, und die Befürchtung, dass der Rollout bzw. die Migration Schwierigkeiten machen. Die Lösung, das sei jetzt schon verraten, lautet wie so oft: Alles eine Sache der richtigen Planung. Und, wenn es um Can Do geht, auch eine Sache der richtigen Software sowie der automatisierten Migration.

Rollout? Oder doch eine Migration?

Wenn es etwas gibt, was IT-Abteilung, Management und Anwender mehr fürchten als einen sogenannten "Rollout", dann ist es eine Migration. Denn bei der Migration steht ein grundsätzlicher Wechsel von einem Softwareprodukt zum anderen an, wobei die neue Software identische Aufgaben übernimmt. Beispiele hierfür sind u.a.:

Versionssprünge im Betriebssystem
Neue Projektmanagement-Software
Neue Office-Software

Eine Migration ist oft mit besonders viel Aufwand und großen Herausforderungen verbunden, zumal dabei meist der "normale" Betrieb im Unternehmen aufrechterhalten werden soll und sich die Migration möglichst wenig aufs Tagesgeschäft auswirken muss.

Wenn du dich für den Umstieg aufs Hybride Projektmanagement mit Can Do entscheidest, kommt dies prinzipiell eher einem Rollout, also dem Etablieren einer zusätzlichen Software, gleich. Denn Can Do wird als neues, verbindendes Element in dein bestehendes Software-Ökosystem integriert. Zum anderen bedeutet Hybrides Projektmanagement vor allem: Klassische (wie Wasserfall-Modell) und agile PM-Methoden (wie Scrum mit Jira^®), die bisher parallel eingesetzt wurden, wachsen mit der Hilfe von Can Do zusammen. Bestehende Abgrenzungen werden aufgehoben. Für viele Teilbereiche des Unternehmens – inklusive der bereits agilen Projekt-Teams mit Jira^®– wird es also keine großen Änderungen geben:

Agile Teams arbeiten weiter mit Jira^®, das mit Can Do verbunden wird.
Management und Stakeholder bleiben bei ihren Office-Tools, die ebenfalls über Integrationen eingebunden werden.
Die Unternehmenssteuerung läuft ungestört weiter über SAP^®; auch hier gibt es Schnittstellen.

Die größten Änderungen erfahren wahrscheinlich Projektmanagement und Projektcontrolling selbst: Denn sie steigen auf die Projektmanagement Software Can Do um. Teilweise von anderen Tools, oft aber auch von einem sehr hemdsärmeligen Projektmanagement, das bislang mit Sheets aus der Tabellenkalkulation gearbeitet hat. Hier wird also der Nutzen den Aufwand mehr als rechtfertigen. Und hier gilt insbesondere: Je besser der Rollout geplant ist und sich auf die Unterstützung der Mitarbeitenden stützt, umso besser. Ein Tipp: Can Do bringt seinen eigenen Migrator mit, der dafür sorgt, dass sich Can Do weitestgehend automatisch in dein bestehendes Software-Ökosystem integriert.

Kein Rollout ohne Begeisterung!

Was den Plan für deinen Rollout angeht, verweisen wir auf die bald folgenden weiteren Blogposts zum Thema Rollout: Diese erläutern, welche Arten von Rollout möglich sind, was du dafür brauchst und was unserer Meinung nach die beste Rollout-Strategie für Can Do ist. Zuvor aber noch ein allgemeiner Hinweis:

Ein pünktlicher und erfolgreicher Rollout hängt von unterschiedlichsten Faktoren ab – technischer und planerischer Natur. Wohl am wichtigsten ist aber auch hierbei der menschliche Faktor: Wenn deine Mitarbeitenden von der neuen Software genauso begeistert sind wie du, werden sie den Rollout der Projektmanagement Software engagiert mittragen. Umgekehrt gilt: Solltest du es versäumen, die KollegInnen im Projektmanagement frühzeitig zu dem Wechsel und seinen Vorzügen zu informieren, musst du schon fast zwangsläufig mit Widerstand rechnen.

An diesem Punkt wird klar, weswegen ein Rollout nicht nur das Projektmanagement tangiert, sondern immer auch das Change Management des Unternehmens. Je tiefgreifender die Neuerungen einer "auszurollenden" Software, umso größer ist auch ihr Impact auf gelernte Abläufe, auf Handlungsweisen und auf die Unternehmenskultur an sich. Um unsere Blogposts zum Rollout deiner neuen PM-Software nicht allzu sehr ausschweifen zu lassen, sei das Change Management an dieser Stelle erwähnt, ohne tiefergehend darauf einzugehen. Wenn du dich also entschlossen hast, zum Beispiel auf das Hybride Projektmanagement mit Can Do und Jira^®umzusteigen, können folgende Tipps helfen:

Informiere deine Mitarbeitenden frühzeitig über die geplante Änderung.
Mache die Migration nicht zur Chefsache, sondern zum Gemeinschaftsprojekt.
Wozu überhaupt ein Wechsel? Was sind die Ziele? Sprich mit den Beteiligten über die allgemeine Strategie, die du mit der Migration verfolgst.
Wählt gemeinsam einen passenden Zeitpunkt: Unterschiedliche Abteilungen haben unterschiedliche "heiße Phasen" im Jahresablauf, in denen die Migration stören würde.
Einigt euch auf einen Zeitplan, in dem die Migration erfolgen soll.
Nutze den Can Do Migrator, um den Software-Umbau weitestgehend zu automatisieren.

Wenn du erstmal die Projektteams und die KollegInnen im Projektmanagement auf deiner Seite und für die neue Softwareumgebung begeistert hast, kannst du mit der Migration loslegen. Im nächsten Blogpost wollen wir klären, welche grundsätzlichen Strategien es hierfür gibt und wo die Unterschiede etwa zwischen der Top-Down-Methode und der Bottom-Up-Methode bestehen.

Du magst nicht länger warten und am liebsten gleich mit dem Rollout der PM-Software Can Do und ihrem eigenen Migrator loslegen? Dann vereinbare doch gleich einen Termin und lass dich von uns zur optimalen Einführung von Can Do beraten. Nimm einfach Kontakt auf!