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Damit kennst du dich als ProjektmanagerIn aus: Wenn du den Rollout für den Schwenk zum Hybriden Projektmanagement planst, dann ist das nichts anderes als … ein weiteres Projekt! Zugegeben ein eher schwieriges, denn die Zahl der Stakeholder ist groß und die Rahmenbedingungen sind schwierig. Umso wichtiger ist, dass du deinen Rollout von Anfang durchdenkst und planst. Wir zeigen, wie – in Teil 2 unserer Rollout-Reihe.
Ist ja schräg: Da willst du dir mit dem Hybriden Projektmanagement (endlich) ein gut funktionierendes, modernes PM ins Haus holen – aber damit es soweit kommen kann, musst du den Rollout mit den – noch – vorhandenen Mitteln deines PM auf den Weg bringen. Im letzten Blogartikel zum Thema Can Do Rollout haben wir ja bereits erklärt, inwiefern Can Do aus Software-technischer Sicht seine eigene Implementierung unterstützt. Jetzt wollen wir uns genauer ansehen, was du aus Sicht einer sinnvollen Projektplanung heraus tun kannst, um den Rollout deiner neuen Projektmanagement-Software ganz geschmeidig zu gestalten …
Druck von oben? Zug von unten?
Top-Down und Bottom-Up sind zwei unterschiedliche Management-Ansätze, die sich bei Organisation in unterschiedlichsten Bereichen und für diverse Vorhaben finden – auch im Rollout-Management.
Beim Top-Down-Prinzip formuliert das Management einen abstrakten Plan – die oberste Ebene gibt eine Richtung vor und leitet die ausführenden Tätigkeiten durch die Hierarchien nach unten weiter. Dabei erfährt ein abstrahiertes Ziel der Unternehmensführung eine Wandlung hin zu konkreten Teilschritten in der Unternehmenspraxis. Beispiel: Aus dem vom Management ausgerufenen Ziel "Mehr Effizienz und Erfolg" werden Maßnahmen in einzelnen Bereichen, wie etwa der Einsatz einer neuen PM-Software oder die Kombination aus agilen Teams und klassischen PM-Methoden. Es liegt in der Natur der Sache und der Erwartungshaltung, dass sich dieses Prinzip eher in althergebrachten Unternehmensstrukturen findet und von Management-Ebenen mit einem ebensolchen Autoritätsverständnis gelebt wird.
Bei diesem Prinzip läuft's genau andersrum: Aus konkreten Maßnahmen auf den unteren Unternehmensebenen wird, gleichzeitig mit dem Durchdringen der Hierarchien nach oben, eine immer größere Gesamtidee. Auch das Beispiel für Bottom-up verläuft retrograd zu dem von Top-Down: Ein agiles Team findet heraus, wie es agil bleiben kann und dennoch die Abläufe im Projektmanagement besser steuerbar werden. Dadurch wird im Projektmanagement oder auch PMO die Idee des Hybriden Projektmanagements etabliert – also die Kombination aus klassischen Methoden und agilen Projekten mit Jira®. Daraus erwächst ein Paradigmenwechsel im gesamten Unternehmen, der schlussendlich zu mehr Erfolg und Effizienz führt. Das Management übt hier keinen Druck aus, sondern motiviert und leitet das Engagement der Mitarbeitenden in Bahnen, die der Unternehmensentwicklung dienlich sind.
In Unternehmen, die (zukünftig) auf Hybrides Projektmanagement und auf agile, eigenverantwortliche Teams setzen, kann man wohl eher davon ausgehen, dass die Initiative zu einem Rollout im Bottom-Up-Prinzip entstanden ist.
Je nach Branche und Business-Tätigkeit gibt es heute Unternehmen, bei denen sich zurecht behaupten lässt: Alle Mitarbeitenden sind auch AnwenderInnen. Entsprechend groß können die Auswirkungen eines Rollouts sein – und du solltest dir im Vorfeld des Rollouts deiner neuen Projektmanagement-Software im klaren sein: Sollen alle User zugleich mit dem neuen Tool arbeiten oder nur ein Teil?
Es ist der Alptraum der IT und der Traum des Managements: Am Freitag arbeiten alle im Unternehmen noch mit der alten Software – und am Montag mit der neuen. Dazwischen liegt ein höllisches Wochenende für die IT, und anschließend folgt meist die Erkenntnis: Hat nicht ganz so geklappt. Denn selbst, wenn alles minutiös geplant wurde und die Technik sowie die Software mitspielt, ist der Mensch ein limitierender Faktor im Rollout. Ergebnis: Nach einem Big Bang glüht meist der Helpdesk. Und im schlimmsten Fall verbringt die IT das kommende Wochenende damit, die Sache wieder rückgängig zu machen. Ein Big Bang erfordert aufwändige Planung und Vorarbeit, ein ausgezeichnetes Risikomanagement und eine leidensfähige IT. Aber wenn's funktioniert, ist der Rollout sprichwörtlich auf einen Schlag durch. Übrigens ist Can Do ein Beispiel für Software, mit der auch ein beschleunigter Rollout geschmeidig ablaufen kann: weil Can Do seinen eigenen Migrator für die Integration bestehender Software-Tools mitbringt und sich damit weitestgehend automatisch in deine Software-Landschaft einbindet.
Ein Rollout, der dem iterativen Prinzip folgt, ist dagegen eine eher ruhige Angelegenheit. Dabei wird nicht das gesamte Software-Paket auf einmal eingeführt, sondern zunächst kleinere Bestandteile und Tools. Diese werden dann parallel zum bisherigen System genutzt und können genau getestet werden. Der Vorteil dabei ist, dass die User langsam an die Neuerungen herangeführt werden und sich an neue Abläufe gewöhnen können. Außerdem wirken sich Fehler meist nicht so umfassend aus wie beim Big Bang. Der Nachteil: Das dauert. Und wenn sich zum Beispiel während der iterativen Einführung Widerstand bei den AnwenderInnen regt oder die Unternehmensführung einen erneuten Kurswechsel wünscht, ist die neue Software schon wieder Geschichte – noch bevor sie ganz eingeführt wurde.
Wir bei Can Do haben übrigens die besten Erfahrungen mit einer Abwandlung des iterativen Prinzips gemacht: Bei unserer Best Practice wird nicht die Software selbst peu à peu eingeführt, sondern unternimmt zunächst einen Test Drive bei einer ausgewählten Gruppe an Usern. Also weder Big Bang noch mehrere kleine Glutnester, sondern ein helles Ideenfeuer. Mehr dazu in unserem nächsten Blogpost. Auch hier hilft der erwähnte Can Do Migrator, dass diese Gruppe schnell mit Can Do loslegen kann.
Du magst nicht länger warten und am liebsten gleich mit der Migration der PM-Software Can Do loslegen? Dann vereinbare doch gleich einen Termin und lass dich von uns zur optimalen Einführung von Can Do beraten. Nimm einfach Kontakt auf!
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Redaktion