So gehst du's an.

Wenn du das Hybride Projektmanagement mit Can Do und Jira^® in deinem Unternehmen etablieren möchtest, haben wir eine konkrete Empfehlung für den Rollout: Nutze eine Abwandlung der iterativen Vorgehensweise und führe die neue PM-Software zunächst in einer kleinen Gruppe ein. In diesem 3. Beitrag zum Can Do-Rollout zeigen wir dir hierfür eine passende Vorgehensweise in fünf Phasen.

Wir haben es in unserem letzten Blogbeitrag erläutert: Weder der allumfassende "Big Bang" ist aus unserer Praxiserfahrung heraus die passende Strategie zum Rollout von Can do – noch eine iterative Herangehensweise, mit der die Software flächendeckend, aber nur "häppchenweise" eingeführt wird. Am sinnvollsten hat es sich vielmehr erwiesen, eine "Task Force" für den Rollout von Can Do zu etablieren. Das ist eine Gruppe aus Mitarbeitenden, die zunächst ihre eigenen Erfahrungen mit Can Do sammeln sollen. Aus diesen heraus optimiert die Gruppe dann den individuellen Einsatz von Can Do im Unternehmen und nutzt das beim Test gewonnene Wissen.

Die Can Do Taskforce: Speerspitze fürs PM

Wenn du das Hybride Projektmanagement mit Can Do und Jira^® einführen möchtest, wirst du auf breite Zustimmung quer durch alle Rollen deiner Projekte stoßen. Schließlich haben dessen Vorzüge projektweite Auswirkungen, wie etwa:

• Das Projektmanagement kann die Planungs-, Management- und Controlling-Tools aus dem klassischen PM-Werkzeugkasten nutzen.
• Die Stakeholder erhalten einen klar strukturierten Einblick in alle relevanten Projektparameter.
• Die agilen Teams bleiben weiterhin das, was sie zum Erfolg führt – nämlich agile Teams, die weiter mit Jira^® arbeiten … nur eben besser gemanagt.

Es wird dir also leichtfallen, Interessierte in deinem Unternehmen zu finden, die du für einen Vorab-Einsatz von Can Do begeistern kannst. Wir haben bisher sehr gute Erfahrungen damit gemacht, zunächst 1 bis 3 Einheiten zu je 5 bis 15 Mitarbeitenden mit dieser Aufgabe zu betrauen.

Can Do Erstanwender: wichtig zu wissen

Damit es nicht zu Missverständnissen kommt: Die hier beschriebene vorrangige Installation bei einer Stellvertreter-Gruppe dient nicht dem "Ausprobieren", sondern ist der erste Schritt der Transformation deines Projektmanagements zur zeitgemäßen hybriden Methode. Um Can Do vorab kennenzulernen, nutze bitte unser Angebot einer Live Demo, die ganz auf deinen Use Case ausgerichtet ist.

Wenn Du also Deine Truppe an engagierten Mitarbeitenden gefunden hast, die bei der Einführung des hybriden Projektmanagements mitmachen wollen, kannst du mit dem phasenweisen Rollout von Can Do beginnen:

1. Phase des Can Do Rollouts

In dieser Phase wird's zunächst mal technisch – denn vor der Anwendung kommt die Installation. Zunächst triffst du die Entscheidung, ob du Can Do "On Premise", also auf eigenem Server installiert, oder in der Cloud betreibst. Dann wird dein Admin / werden deine Admins für den Betrieb und Support von Can Do geschult. Du stellst gemeinsam mit den Can Do-Profis ein Team zusammen und legst die Roadmap fest – zusammen mit Zielen und Meilensteinen. In dieser Phase kommt auch der Can Do Migrator ins Spiel, der für eine weitestgehend automatisierte Integration der Software sorgt.

Die erste Phase benötigt etwa eine Woche.

2. Phase des Can Do Rollouts

Dieser Teilschritt ist einer der bedeutendsten beim Umstieg aufs Hybride Projektmanagement mit Can Do – denn jetzt geht es um die Basis sämtlicher Funktionen, die Can Do deinen Projekten zur Verfügung stellt. Sowohl grundsätzliche Tools wie die Budgetplanung als auch Can Do-exklusive Funktionen wie die eigene KI zum Skill Management können nämlich nur dann reibungslos funktionieren, wenn sie auf die entsprechenden Daten zurückgreifen können. In der zweiten Phase geht es also um den akkuraten Aufbau valider Stammdaten. Dazu gehören unter anderem:

• Aufbauorganisation
• Ressourcen
• Skills
• Grundlasten
• Urlaubsplanung

Darüber hinaus werden ab der zweiten Phase über einen längeren Zeitraum hinweg Key User für die Can Do-Anwendung aufgebaut, und es werden die benötigten Schnittstellen erstellt. Diese kontinuierlichen Projektstränge umschließen die Phasen 2 bis 4.

Die zweite Phase nimmt etwa ein bis zwei Wochen in Anspruch.

3. Phase des Can Do Rollouts

Jetzt kannst du deine Kernkompetenzen ausspielen, um den Rollout des Hybriden Projektmanagements voranzubringen: Es geht um Planung, Strategie und Optimierung! In der dritten Phase wird Can Do mit deinen Projekten (bzw. mit deinen Portfolios beim Multiprojektmanagement) "gefüttert". Du planst also in Can Do unter anderem

• Strategische Portfolios
• Portfolios, Projekte
• Demands
• Ressourcenplanung

Mit dieser Neuplanung optimierst du zugleich die Verwaltung deiner Projekte und Multiprojekt-Portfolios in Can Do.

Die dritte Phase dauert, ja nach Projektumfang und Portfoliogrößen, etwa zwei bis vier Wochen.

4. Phase des Can Do Rollouts

Nun geht Can Do in den Einheiten, die es zuerst nutzen, in den laufenden Betrieb. Die Mitarbeitenden in den Projekten werden im Can Do Staffing verteilt; Fortschrittsverfolgung und Zeiterfassung der Projekte erfolgen in Can Do; die Anwender sammeln Erfahrungen unter anderem mit dem frei konfigurierbaren Dashboard und mit Tools wie den Risikoanalysen.

In dieser Phase erfolgt eine Anpassung und Optimierung von Can Do an die Erfordernisse im Projektmanagement deines Unternehmens. Dies ist ein laufender, zunehmend granularer Prozess.

Die vierte Phase ist nach zwei bis vier Wochen abgeschlossen.

5. Phase des Can Do Rollouts

Endlich ist es soweit! Das gesamte Projektmanagement deines Unternehmens kann schon bald vom Hybriden Projektmanagement profitieren – denn nun beginn der Rollout in die Organisation. Zum agilen Rollout von Can Do gehören unter anderem der weitere Datenaufbau, laufende Schulungen und die Erstellung von Use Case-orientierten Lernvideos als dauerhafte Knowledge Base für Admins und Anwender.

Die fünfte Phase umfasst etwa zwei bis 6 Monate.

… und wenn alles ganz anders ist?

Ganz klar: jedes Unternehmen hat einen anderen Use Case und ein individuelles Projektumfeld. Deshalb gilt: Unser 5-Phasen-Rollout für das Hybride Projektmanagement ist zwar eine gute Richtschnur, um deinen eigenen Rollout abzuschätzen – im Detail wird sich "dein" Rollout aber sicher unterscheiden. Wenn du mehr darüber wissen willst, wie du dich und dein Unternehmen am besten auf den Rollout von Can Do vorbereitest und diesen dann umsetzt, vereinbare am besten einen Termin und lass dich von uns zur optimalen Einführung von Can Do beraten. Nimm einfach Kontakt auf!

Unsere Blogpost-Reihe in der Übersicht:

• Teil 1: Einfach zum  Hybriden PM
• Teil 2: Die richtige Strategie beim Rollout
• Teil 3: In fünf Phasen zum Hybriden Projektmanagement (dieser Beitrag)
• Teil 4: So werden alle vom Hybriden PM begeistert sein